Slik virker backup og gjenoppretting i Office 365


Dette innlegget er skrevet av Office 365 produktsjef Joakim Knutsen.

Med Office 365 får arbeidsplassen verktøy som gjør det enkelt å jobbe sammen. Microsoft har nå mer enn 70 millioner brukere av Office 365 og 50 000 nye bedrifter tar i bruk tjenestene hver måned. For å kunne levere og drive tjenester i så stor skala så er det viktig at driftsrutiner rundt backup og gjenoppretting fungerer så smidig og sømløst som mulig. Office 365 har omfattende rutiner og mekanismer på plass for å sikre at data ikke går tapt på grunn av systemfeil, og et av tiltakene vi gjør er å ha flere kopier av dataene. Dette gjør det mulig for Microsoft å garantere at dine kundedata er tilgjengelig for deg minst 99,9% av tiden, og I praksis ser vi en oppetid på Office 365 på 99,98%.

Videre hender det at en bruker sletter et dokument eller en e-post som man senere innser at man likevel trenger. Med Office 365 har vi gjort det enkelt å la brukeren selv gjenopprette e-poster og dokumenter. I denne artikkelen beskriver jeg hvordan backup og gjenoppretting av e-poster og dokumenter virker.

Sikkerhetskopiering av mailbokser

Vi tar kontinuerlige sikkerhetskopier av mailbokser og sprer disse utover våre datasentre i Irland, Nederland, Østerrike og Finland. Dette gjør at Office 365 automatisk sikrer at mailboksen din virker dersom diskkræsj eller andre systemfeil skulle oppstå. Vi benytter Exchange Native Data Protection-teknologien for å oppnå dette. Tre av sikkerhetskopiene er satt opp med «høy oppetid»-konfigurasjon og den fjerde er satt opp som en «Lagged Database copy» for å sikre mot systemfeil som påvirker de tre første kopiene.

Sikkerhetskopiering av dokumenter

Når det gjelder dokumenter og annen informasjon lagret i SharePoint Online (inkludert OneDrive for Business og Groups) så foretas det også her flere sikkerhetskopier av dataene. Når en bruker laster opp et dokument så gjøres det en speiling av dokumentet til et annet område i datasenteret. Derfra foretas en asynkron «log shipping» til et annet datasenter i regionen (Europa for norske kunder). I tillegg til synkron og asynkron replikering, så foretas det backup av kundedata flere ganger daglig. Disse dataene blir også asynkront replikert til et annet datasenter.

Gjenoppretting av e-poster og dokumenter

Dersom en bruker sletter en e-post eller et dokument, så kan brukeren selv gjenopprette disse selv. Det er aldri behov for å ta kontakt med Office 365 Support for å få noe gjenopprettet.

Dersom en bruker sletter en e-post så er første steg å sjekke søppelkassen til mailboksen. Alle e-poster blir liggende her helt til brukeren selv tømmer søppelkassen, eller til den tømmes automatisk med en sletteregel definert av bedriften selv. Dersom en e-post er slettet fra søppelkassen så har brukeren 14 dager på seg til å gjenopprette e-posten før den slettes permanent. Dette gjøres fra søppelkassen tilgjengelig på https://mail.office365.com. IT-administrator kan velge å øke denne perioden fra 14 til 30 dager. Det er også mulig å benytte Office 365 sin innebygde arkivfunksjon til å ta vare på all e-postkorrespondanse uavhengig av brukerens handlinger. Dette styres av bedriftens IT-ansvarlig og alle e-poster blir da tatt vare på i en periode bedriften selv spesifiserer.

Dersom en bruker sletter et dokument i Office 365 så kan det gjenopprettes inntil 93 dager etter slettingen. Dette gjøres ved at brukeren går til søppelkassen i OneDrive for Business/Groups/SharePoint Online og gjenoppretter dokumentet derfra. Dersom dokumentene dine er synkronisert til din PC så vil du også finne dokumentet i søppelkassen til Windows.

Videre finnes det en tjeneste i Office 365 som heter Preservation Policies. Denne kan slås på for mailbokser, OneDrive for Business, og SharePoint-siter. Med denne tjenesten kan man selv definere hvor lenge et dokument skal være lagret og tilgjengelig i Office 365. Man kan for eksempel sette en regel som sier at dokumentet skal tas vare på i 10 år etter det ble sist redigert, uansett om en bruker forsøker å slette det. Man har da mulighet til å hente fram informasjon gjennom eDiscovery-tjenesten i Office 365 som er tilgjengelig for eier av SharePoint-siten eller IT-administrator.

Husk at Office 365 Support også er tilgjengelig for å svare på spørsmål og veilede i hvordan man utfører forskjellige operasjoner. Ta kontakt gjennom Office 365 Admin Center dersom du er usikker på noe. Meld deg gjerne inn i vårt globale Yammer-nettverk hvor du treffer 80 000 andre Office 365-interesserte. Der kan du delta i diskusjoner og stille spørsmål om alle temaer relatert til Office 365.

 

Comments (0)

Skip to main content