Outlook の検索について


こんにちは。日本マイクロソフト Outlook サポート チームです。
この記事では、Outlook の検索についてご説明します。

 

キャッシュ モードとオンライン モードの違い

まず、キャッシュ モードとオンライン モードでは以下の通り検索に使うインデックスが異なります。

※1 Exchange Online/Exchange Server 2016 と Outlook 2016 の環境では、ローカルとサーバーの両方で検索が実施されます。
How Outlook 2016 utilizes Exchange Server 2016 FAST Search

 

Windows Search を使わない逐次検索

OS の設定で、Outlook を Windows Search のインデックス生成対象から除外することができます。
この設定を行うと、キャッシュ モードでも Windows Search を使用せず、逐次検索を行う動作となります。

この画面は、[ファイル] タブの [オプション]-[検索]-[インデックス処理のオプション] から開くことができます。

 

Windows Search を使用しない逐次検索では、以下のようなメリット・デメリットがあります。

<メリット>
・Windows Searchを使用すると、文字の組み合わせによってはヒットしなくなる問題があるが、それを回避できる。
・インデックスの構築・破損に影響されることなく常に通常通り検索ができる。

<デメリット>
・インデックスを使用するよりパフォーマンスが下がることがある。
・添付ファイル内の文章を検索することができない。

 

キャッシュ モードの検索対象

キャッシュ モードの検索は、Windows Search を使う場合、使わない場合ともにローカルのデータに対して行われます。(※2)
[オフラインにしておくメール] でキャッシュ期間を限定している場合、ローカルにないデータは検索でヒットしません。

キャッシュ モードで [オフラインにしておくメール] の設定を行いたいが、サーバー上のアイテムも検索でヒットさせたいという場合には、以下のような対処を行う必要があります。

・ 検索でヒットさせたいアイテムを PST ファイルに保存する。
・ Outlook on the Web を使用してオンラインでアクセスする。

※2 Exchange Online/Exchange Server 2016 + Outlook 2016 の環境では前述の通りサーバーに対しても検索が行われます。

 

検索結果が正しくない場合のトラブルシュート
正しく検索ができない問題が発生した場合には、以下の内容をお試しください。

方法① インデックスの再構築
キャッシュ モードで Windows Search のインデックス検索を行っている場合には、インデックスが破損している可能性があります。
以下の手順にて再構築をお試しください。

- 手順
1. Outlook の [ファイル]-[オプション]-[検索]-[インデックス処理のオプション] をクリックします。
2. [詳細設定]-[再構築] をクリックします。

方法② キャッシュ モード⇔オンライン モード、インデックス検索⇔逐次検索の変更
キャッシュ モード/オンライン モード、インデックス検索/逐次検索を切り替えることにより、問題を解消できる場合があります。

※ Exchange Online 環境については、Outlook のパフォーマンスの観点でキャッシュ モードでの利用を推奨しています。オンライン モードに変更した場合動作が遅くなる場合があります。こちらの記事もご参照ください。

方法③ UserVoice の利用
上記①②を行っても改善しない場合には、UserVoice に登録し、弊社へのフィードバックのご協力をお願いします。
Outlook のフィードバック先はこちらです。
投稿例:
How can we improve your Desktop Outlook 2016 experience?

また UserVoice の詳細に関しては以下の記事を参照ください。
[2018/5/7 更新] UserVoice の登録方法について

 

なお、Windows Search や Exchange サーバーのインデックスを使用した際に、文字の組み合わせによってはヒットしなくなる問題が発生することがあります。
このインデックス検索の問題については改善に努めており、Exchange サーバーやクライアント OS の更新プログラムにて修正が随時配信されています。
より検索の精度を高めるため、問題点があった場合にはぜひ UserVoice からのフィードバックをお願いします。

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本情報の内容(添付文書、リンク先などを含む)は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。


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