Outlook で古いアイテムの整理を実行しても整理されない場合の対処方法 (更新日時とフラグに注意)


こんにちは。日本マイクロソフト Outlook サポート チームです。
今回はOutlook で古いアイテムの整理を実行しても整理されない場合の対処方法についてご説明します。

Outlook には古いアイテムの整理という機能があり、この機能を使用して古いアイテムを別の PST ファイルに移動したり削除したりして、現在利用しているデータ ファイルやメールボックスのサイズを小さくすることができます。

この古いアイテムの整理では、以下の日時を基準にして整理が行われます。

  メッセージ    [受信日時] または [更新日時] の新しい方
  予定 (予定/会議/イベント)    開催日時 または [更新日時] の新しい方 (定期的な予定は整理されない)
  タスク    [完了日] または [更新日時] の新しい方 (完了していないタスクは整理されない)
  メモ   [更新日時]

以下の場合は、整理を行いません。
・フラグが設定されている
・[このアイテムの整理を自動的に行わない] がオン

そのため、古いアイテムの整理を行っても整理が行われない場合は以下をご確認ください。

a. [更新日時] フィールドを追加して [更新日時] を確認する
または
以下のレジストリを作成して [更新日時] を無視するように設定する (Outlook 2010 SP1 以降 または Outlook 2013 のみ)
(参考: 2553550 How to change the criteria that Outlook 2010 and Outlook 2013 use to archive different item types)

Outlook 2016:  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
Outlook 2013:  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
Outlook 2010:  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

値の名前 : ArchiveIgnoreLastModifiedTime
値の種類 : REG_DWORD
値のデータ : 1

b. フラグが設定されている場合は [フラグをクリア] を行う。

c. [このアイテムの整理を自動的に行わない] がオンに設定されている場合はオフに設定する。


参考資料
古いアイテムの整理の動作や整理の基準となるフィールドの詳細については以下の弊社 Web サイトをあわせてご覧ください。
古いアイテムの整理の設定について (Outlook 2013/2010 ヘルプ)
830119 Outlook の古いアイテムの整理機能について

参考 1: [更新日時] フィールドの追加方法
[更新日時] フィールドは、[表示] タブの [ビューの設定] をクリックして [列] をクリックし、
[対象となる列グループ] に [日時フィールド] を指定し [更新日時] を選んで [追加] をクリックし [OK] をクリックすると追加されます。

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参考 2: 14.0.6109.5004 未満の Outlook 2010 では、フラグが設定されているアイテムが整理されてしまう不具合が発生する
Outlook.exe が 14.0.6109.5004 未満の Outlook 2010 では、オンラインモード (キャッシュモード オフ) で整理を行うとフラグが設定されているアイテムが整理されてしまうという不具合がありました。
この問題は 2011 年 8 月に以下の修正プログラムで修正されているため Outlook.exe が 14.0.6109.5004 以降の場合は発生しません。この修正は Office 2010 SP2 に含まれています。

2584053 Description of the Outlook 2010 hotfix package (x86 Outlook-x-none.msp; x64 Outlook-x-none.msp): August 30, 2011

(抜粋)  Assume that the cached Exchange mode for your email account is disabled in Outlook 2010.When you use the AutoArchive feature to archive a flagged item in Outlook 2010, the flagged item is archived unexpectedly.
Note The AutoArchive should not archive a flagged item.

(簡訳)  キャッシュモードがオフの Outlook 2010 では、自動整理の機能によってフラグが設定されたアイテムが整理されてしまう。注意: 自動整理ではフラグが設定されたアイテムは整理されるべきではない。

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