管理專案,要先學會「用對圖表」!

  直覺等於迅速,用圖表弄清專案目標! 識博管理顧問公司執行長張國洋指出「在工作上,運用圖像的目的在於,把數據資料整理成圖像式報表,讓客戶可以立即看到專案的進度與目標,快速理解專案全貌。」舉凡在專案生成及執行過程中的分析、溝通、思考、發想與整理等階段,若能將龐大且複雜的數據資料,運用視覺圖像呈現,在溝通上雙方容易達成共識,讓專案執行更為順暢,以達成客戶目標。

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讓專案管理沒有效率的六個原因

不好的專案管理浪費你的時間!根據國際專案管理學會 (PMI) 統計,公司每投資十億在專案管理有一億九百萬是浪費的。投資越多,浪費越!根據其它企業的報告,越大的專案管理,越容易浪費資源,比起小專案,大專案容易發生延遲、預算超額、失去決定性特色的問題。中小型專案,也充滿危險,如果你曾做過專案管理,就能明白我所說的困境。 使專案管理不順利的原因是甚麼呢? 根據國際專案管理學會,通常是因為專案需求的改變 (40%) 和有限制的資源分配 (20%) ,然而,有時候這些原因會影響專案管理,有時候則不會。

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別光喊冤,你的專案要裝「行車紀錄器」!

前兩天跟老爸吃飯,他跟我抱怨有次和幾位朋友去聚餐,點了菜之後足足等了40分鐘才上第一道,老人家反正聊天聊得開心,也不以為意,但沒想到上第二道菜的時候(又過了10分鐘),服務生竟過來「善意提醒」:本店用餐時間一律90分鐘,請問還需要加點的嗎?結果眾家杯杯們當場傻眼!接下來就是一場七十歲老人們跟十七歲工讀生間的隔代交鋒,在此也就不多提了!

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Project Online 的雲端未來計畫

對於大多數不論大型或小型的公司來說,在組織內實行專案管理是必要的。市面上有許多專案管理工具,可以協助您的企業規劃資源、制定計畫、成本控制,以及與團隊成員進行有效地溝通,並追蹤專案的進度情況。雖然有些工具可視為軟體安裝在個別的網路主機上,它們多是以網頁程式為基礎的,換句話說,它們可在雲端中進行作業。 雲端專案管理工具的好處 您可能會對雲端計算這個名詞感到畏怯,然而您應花點時間來想一下它的真正含義。雖然本地的專案管理工具有自己的存放路徑,但基於雲端計算的軟體,有以下的許多好處: 較低的前期成本: 當您使用本地的專案管理軟件,必須支付一些費用,其中包括軟體授權、硬體伺服器、IT 人員的支援,及漫長的部署程序等等。而雲端的解決方案則是按月或按年繳費。 比以往更佳的安全: 儘管是許多企業高階主管都認為,在過去,雲端計算只提供了與本機解決方案同樣的安全性,公司只是不用再管控實體伺服器。最近的一篇富比士文章提出“雲端計算將不再是一個矛盾。” 從任何地方皆可存取: 只要連接網際網路,您就可以存取在雲端上的專案管理軟體。因為資料是透過網頁瀏覽器來呈現的,它也可以讓團隊成員在電腦以及其他裝置上編輯和管理文件。 緊密連結專案團隊成員: 雲端解決方案讓即使相距千里的團隊成員,仍能感受專案團隊的整體感。因為每個人都會收到即時的更新,不會意外地漏掉專案團隊成員的對話內容。此外,對話可以在專案空間中進行(而不是經由電子郵件),並加以存儲以備將來參考。 提高生產效率: 所有的專案摘要資訊、任務、文件、新聞和行事曆都能集中保存,基於雲端計算的專案管理解決方案,可以節省時間。節省了時間,效率就可以提高。此外,集中存儲的位置,讓團隊成員能隨時隨地存取專案文件。 即時通訊: 使用雲端計算的專案管理軟體的最大好處是,一旦上傳到專案工作區,就能讓信息快速得到反饋。這也可提高生產效率,因為它降低了工作需要重做的風險。 最即時的數據做出更好的決策: 成功的企業要有願景,還要持續獲利,最重要的是要在瞬息萬變的環境中,得到最即時的資訊以利迅速正確地決策。由於雲端計算的軟體能夠即時更新訊息,您在指尖就能得到需要的訊息。還有許多內建的報表協助您更深入洞悉實際狀況,然後做出重要的關鍵決策。 簡化 IT 程序: 當您使用本地的專案管理軟件,通常就需要內部IT人員的注意與負責伺服器的維護。而雲端計算的軟體,則是由服務提供商(或其他資源)負責維運,節省您處理任何的軟體更新或錯誤的時間,讓您只要專注於順利地執行專案。 立即更新: 不同於內部部署軟件,每當有新版本發布時,您需要下載更新,但雲端計算的工具會自動更新。不需要支付升級應用程序套件的費用或等待您的 IT 團隊去更新。 為您尋找最佳的雲端專案管理解決方案 然而 ,開始使用一種新的專案管理解決方案並不簡單,需要了解本地和Web雲端選項之間的差異。為貴公司選擇最佳解決方案需要幾個步驟,請按照下列步驟來決定一個合格的服務提供商。 第1步:進行需求分析。 每家公司因規模、目標和需求皆不相同。因此應由貴公司決定哪個解決方案最適合。一定要傾聽未來實際的使用者的意見。考慮的重要因素包括是否只有內部員工使用或者也要讓外部客戶使用,還有您需要執行何種報表。一旦您清楚明瞭需求,便能更容易評估合適的服務提供商。 第2步:研究服務提供商的服務 服務提供商應提供以下功能: 企業級的可靠性 能夠快速新增團隊和專案 豐富的報表功能,快速洞悉你的專案組合 使用者熟悉的環境,易於瀏覽和使用 在單一介面上就能查看專案任務 排程調度功能,讓您有效地規劃和管理任務 透過摘要儀表板進行數據驅動的決策 全天候的 IT 支援 連續數據備份,及災難恢復和全球備援數據中心 可擴展的解決方案,使您的業務增長 第3步:試用 如同買車之前先進行試駕,您應該在實施專案管理解決方案之前先進行試用。試用可以讓您更清楚工具的功能以及是否適用於您的使用情境。 第4步:考慮時間表和實施程序 如果您決定要使用線上的專案管理工具,那麼與本地現有應用程式的配合就不那麼重要了。不過,您需要考慮人力和預算的支出,再與您所選擇的服務供應商進行協調。 第5步:實施和培訓 您會終於實施一個新的專案管理軟件解決方案。恭喜!只是,您還要完成其他工作。重要的是要訓練您的員工,確保他們能有效地使用新工具。還有要建立一些實際的專案,讓每個人都有機會去探索和熟悉工具的功能。   試用連結: https://products.office.com/zh-tw/Project/try-or-buy-project-management-software 更多Microsoft Project 資訊及免費試用:https://aka.ms/projecttw…

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資深專案管理人教您如何規劃出完美專案

作為專案管理是個艱鉅的任務。在時間的控管上必須非常的嚴謹。您必須時常確認專案成員是否有如期完成工作,也必須促使他們完成那些十分大量、看起來幾乎無法完成的工作。 但這樣的角色能為公司帶來非凡的價值。事實上,根據資誠聯合會計師事務所(PricewaterhouseCoopers)的研究,專案失敗的原因有超過百分之六十,都是由於資源短缺以及無法在期限內完成工作,而這都是專案經理人可以協助避免的情況。此外,由於企業逐漸意識到擁有良好專案管理的重要性,對於專案經理人的需求將會持續擴大。 專案經理人就像是一個要同時在空中旋轉多個盤子的表演者,是個非常不容易的工作。在時間的控管上必須非常的嚴謹。必須時常確認團隊成員是否有如期完成工作,也必須促使他們完成那些十分大量、看起來幾乎無法完成的工作。 此外,由於越來越多的公司意識到專案管理的重要性,專案經理這個產業正在不斷成長。根據一個獨立專案管理協會的統計,世界各地在2010年至2020年間,將會創造近16萬個專案管理職缺,整個產業將有約$6.61萬億美元的增長。 總結來說,不論您的雇主是誰,專案管理人都是非常重要的角色。無論您是一個專業的專案經理人或只是某個專案的管理者,以下有七個秘訣可以幫助您做好專案管理: 秘訣一:為專案制定明確的目標 從大方向去思考專案必須達成怎樣的目標。如果客戶或外部利益相關者有參與該專案,外部資源會有助於目標的設定。而在制定目標時您必須考慮以下幾點:           防止範圍潛變(scope creep),也就是防止專案的範圍擴大           控制在已定的預算之內           完成不同項目的工作           成果必須具有一定的質量           專案必須在時限內完成           在事先確保擁有需要的資源   秘訣二:事前設定預期效益 為了確保專案的成功,團隊中的每個人都必須有一致的想法。顯做為專案的負責人您必告訴成員們您的期望,並要求成員彼此溝通,這是對建立任何專案都十分重要的一步。這些期望必須是具體的、能讓團隊成員完成的目標。另外,以下也是您可能需要準備的: 列出需要交付的東西與到期日的清單 明確定義每個人的角色與責任 訂出詢問問題的流程 團隊溝通計畫,包含您與利害關係者與客戶溝通的頻率等   秘訣三:列出潛在風險,並計劃當他們發生時該如何管理 實際上,即使您的計劃再詳盡,意外仍然會發生。那一個好的專案經理該做什麼?當然是針對意外做事前規劃!很顯然的,您不可能精準的預測專案將會面臨怎樣的突發狀況,從惡劣的天氣到政治動亂,甚至技術錯誤都可能發生。但我們仍然可以透過風險管理降低傷害。  …

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PPM 為「行動優先 雲端至上」創造更多可能

幾個月前,我們收購了 Wunderlist,一個廣受好評的代辦事項應用程式。在最近,我們也宣布了 Office 365 Planner 預覽版可以幫助您做簡單小型的專案管理。現在,我們要告訴大家:我們收購了幾個應用程式及增益集,讓 Project Online 的功能變得更加完整。 現在,有了 Wunderlist、Office 365 Planner、Project Online,無論是簡單的任務、或是困難重重的專案,您將能夠有客製化而且以雲端為基礎的解決方法幫您進行管理,無論何時、何處、也無論何種裝置。我們的合作夥伴致力於在這個「行動優先、雲端至上」的世界中提出創新,並且已經創造出許多解決方案。 就像我們其他的專案產品組合管理夥伴,Sensei Project Solutions,inc 以及 Project ApS 充分的使用 Office 以及 SharePoint 的增益集模型,並且已經建立起雲端解決方案。因此他們分別在2014年及2015 年贏得微軟最佳專案產品組合管理夥伴。我們非常期待看到這些來自夥伴的創新,並且將這些創意放入我們的 Project Online 服務中。 The Sensei Task Master™ app 在 iPhone、Android 以及 Windows Phone 平台: 您可以隨時輸入時間表並且更新任務近況。 The Sensei Project Dashboard™ app for iPad: 身為一個專案管理者,它能夠幫助您永遠掌握您專案的最新近況。 針對iPad & Project Online的Sensei Portfolio Dashboard…

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