MEDNAX 關係企業使用 StaffHub 增進新生兒聽力計畫的效率


位於佛羅里達州森賴斯的MEDNAX ServicesMEDNAX)是美國母體和胎兒、新生兒、小兒科專科醫師服務的領導品牌供應商,包括其子企業Pediatrix Medical Group的新生兒聽力檢查計畫。為了使員工擁有新穎的工作型態,MEDNAX轉而使用Microsoft 365雲端服務,Pediatrix部署了排程調度解決方案Microsoft StaffHub。檢查員在線管理他們的排班行程,以確保嬰兒不必等待聽力檢查測驗,使嬰兒可以有不同的發展。

 

「使用StaffHub在檢查員和協調員之間進行直接交流有助於我們確保設施有適當的服務覆蓋範圍,並讓我們的新生兒聽力檢查服務從不中斷。」

Darren HandlerMEDNAX - IT研發總監)

 

千分之一的嬰兒受到聽力缺損的影響。Pediatrix雇用的新生兒聽力檢查員會透過小型耳罩對嬰兒播放刺激,並記錄每一次的反應,這是個能客觀識別未察覺的聽力缺損的機會,能夠提早意識並預防嚴重的口說及語言發展遲緩。Pediatrix Medical Group是美國國家健康解決方案合作夥伴MEDNAX的子企業,每年在400個以上地點及30多個州檢查超過850,000名嬰兒,締造了強大的預防醫學佳話。

 

Pediatrix的營運總監Johnathan Siadman提到:「出生時的檢查可確保聽力缺損的兒童被及早發現,並獲得所需的後續照護以避免發育遲緩。研究表明,被早期發現的兒童在口說、語言、社交和認知發展等方面都有更好的發展

。」

 

人力配置的挑戰

 

在全美提供高效率的聽力檢查服務是項獨特的行政挑戰。每個人都知道嬰兒會按照自己的時間表來到這個世界,因此確保任何地點中有正確數量的新生兒檢查人員就像一個不斷變動的目標。Pediatrix的檢查員負責測驗,然後分析並將結果上傳至資料庫,同時與嬰兒的家人聯繫。現場協調員則除了不時進行檢查外,還負責管理檢查員的工作排程,並確保服務的連續性,包括最初的測驗、安排後續預約。

 

對於這些第一線的員工而言,行動化很重要。現場協調員需要在病房內找到可用的電腦並登入行事曆系統,且以這種方式檢查排程表,對於希望花更多時間陪伴嬰兒及其家人而非坐在電腦前的檢查員來說也更為不便。

 

MEDNAX的IT研發總監Darren Handler說道:「現有的排程工具是我們的OpenText電子郵件系統的一部分,但它無法滿足第一線員工想要的行動化。另外,我們的業務快速增長也給這項解方案帶來了壓力,它沒有提供直覺的方式讓現場協調員追蹤和管理新員工在新地點的排班上。」

 

恰到好處

 

2016年,MEDNAX通過部署Microsoft 365(包含Office 365 企業版、Windows 10 企業版、Enterprise Mobility + Security )推出了新穎工作型態計畫。MEDNAXPediatrix和該組織其他成員可以使用Office 365作為其傳統電子郵件解決方案的替換方案。但IT人員很快地便發現他們還能藉由部署各種提高生產力的服務來增強員工能力。現在,該組織正在將其內部網路轉換至SharePoint Online,而員工也已將Outlook和商務版Skype Online的群組功能作為關鍵的溝通工具。IT人員同時在整個組織部署Windows 10Handler表示:「透過Microsoft 雲端服務,我們可以提供高度安全的工作環境。我們發現Office 365中豐富的安全控制功能,像是Exchange Online Protection,遠遠優於同類系統中提供的任何安全控制功能。」

 

此舉是一個偶然,因為另一個原因──Pediatrix可以藉由採用Office 365中的排成服務 Microsoft StaffHub 解決其一線員工排程的問題。

 

Handler說道:「在我們部署Microsoft 365 E3至高階管理層,並部署Microsoft 365 E1至第一線員工之後,StaffHub躍居前線,成為了檢查員與現場協調員行動化優先的排程解決方案。StaffHub是在正確時間出現的正確解決方案。」

 

簡易性是這項決策的關鍵,Pediatrix的聽力檢查資料管理員Matthew Spiller說道:「我們不希望部署任何讓繁忙的檢查人員和協調人員需要陡峭學習曲線的東西,他們喜愛StaffHub非常簡單且乾淨的用戶介面。」

 

彈性的工作排程

 

今天,檢查人員無論是在家中、上班路途或是為了讓病房中的父母放心,都可以使用Staffhub聯繫起所有和工作相關的重要資料:排班、可用班次、休假日、文件和其他資訊。透過簡單存取的線上服務,協調人員可以在任何裝置、任何地方,隨時隨地處理所有管理及排程的需求。

 

Handler表示:「選擇StaffHub幫助我們解決了我們最大的問題,StaffHub是針對行動化從頭開始設計的解決方案,大家很高興能在自己的行動裝置上存取和檢視班表。」

 

現在,需要換班的檢查員可以輕鬆地在智慧型手機上完成這項工作,這有助於平衡工作與生活,提高了工作滿意度。Pediatrix檢查員Kristin Foreman表示:「我真的非常喜歡StaffHub工具,它對我們來說很好用,我特別喜歡透過手機應用程式就能在換班之前通知彼此,且能輕鬆地換班。」

 

憑藉StaffHub內建的換班請求功能,Pediatrix能夠更加靈活,足以適應多變且嬰兒在不同地點、不同時間出生的工作負載。協調人員也可以快速地找到檢查人員來工作。Handler說道:「使用StaffHub在檢查員和協調員之間進行直接交流有助於我們確保設施有適當的服務覆蓋範圍,並讓我們的新生兒聽力檢查服務從不中斷。」

 

現在,協調員透過StaffHub可以即時無縫地與檢查人員溝通。Pediatrix的協調員Philip Sturdivant表示:「我喜歡在不同日期複製和貼上班表的功能,當我發布班次排程時,我的檢查員可以馬上看到他們的班表變動。」

 

包容的工作環境

 

根據Handler所述,由於Pediatrix部署了Office 365StaffHub,檢查人員現在感覺與組織更加密切。Handler說道:「現在他們擁有一個企業的電子郵件帳戶,並參與了Outlook的群組,這讓他們對於Paediatrix的承諾更加深刻,他們還使用商務版Skype與同事傳送即時訊息。」藉由Outlook的群組,檢查人員能夠擁有共用電子郵件、對話、文件及活動的共用工作空間,以便他們一同工作。

 

Pediatrix也透過StaffHubMicrosoft Office 365的群組功能發布訊息給第一線員工。Handler表示:「員工們除了使用Office 365的群組通知外,還會使用StaffHub快速傳遞有關企業活動的訊息,因為我們希望所有員工都能感受到尊重和讚賞,任何能將這些訊息有效傳達的工具都是我們的利器。」

 

高度安全的管理工具

 

透過StaffHubPediatrix為行動化的第一線員工建立一致的管理流程,並簡化了新進檢查人員報到及開設新網站的方式。StaffHub的運作和組織內部其他導入的Office 365溝通及協同合作服務緊密連結,這使得員工可以輕鬆地建立簡化的工作流程。Handler提到:「我們在StaffHub裡有一個真正的管理工具,而非美化的電子化表單。且我們不再看到員工使用非正式的解決工具,這意味著整體行政效率的提升。」

 

如果新的數位化工作型態不夠安全,行動化的員工將無法享受透過雲端存取的資訊及高效率工作流程。使用StaffHub工作,協調人員可以設定班表,然後指派適當的權限等級給檢查員。在以前的系統中,任何存取行事曆的人員都可能進行修改。Matthew表示:「藉由StaffHub讓我們的協調人員可以更好地控制誰能存取行事曆,也就是說我們加強了安全狀態。」

 

增強協作及資料存取

 

員工使用SharePoint OnlineOffice 365 中的一項服務,將高度安全的協作架構和更高效的工作流程相結合。例如Pediatrix檢查人員和協調人員使用SharePoint的範本來填寫關於醫院政策、程序文件、同意書的文件請求。Spiller提到:「每當我們減少花費在完善及追蹤各種醫療形式相關的時間和混亂,我們就能提高效率並能有更多時間與病患相處。」

 

Pediatrix的協調人員將很快地受益於Microsoft Power BI儀表板的自助式存取服務,從而能夠清楚地了解每個地點的工作量統計資訊以及它們與區域平均值的比較。藉由加強績效指標的可見度,協調人員可以微調他們的服務,以達成聽力檢查計畫的最佳效率水準。

 

Handler表示:「借助Power BI的深入探索功能,我們得以獲得在過去必須手動取得的豐富細節資訊。這種對資訊的互動式體驗使員工能做出更好的決策,最終發揮於病患的照護。」

 

協調人員與檢查人員還可以利用StaffHub裡的文件共用功能,在需要的時候,快速存取醫院政策和程序文件。例如,當父母希望退出測試時,檢查員只要在StaffHub裡面就可以輕鬆地檢索並列印適當的填寫表單。

 

高效的部署

 

在前導計畫帶來正向回饋後,Pediatrix建立了自己的訓練教材,並開始分階段實施,僅在三個月內就將StaffHub部署給全美2,000多檢查員及協調員。在此期間,Pediatrix運用了Microsoft FastTrack(一項客戶成功的服務,提供予符合條件的Office 365訂閱用戶)。

 

MEDNAX 的系統分析師Joshua Perkins表示:「在部署至300個地點的第二階段之前,FastTrack團隊幫助我們解決了我們所遇到的時區和行事曆設定問題。我們對該團隊能敏捷地與StaffHub開發團隊聯繫印象深刻。這個問題發生在星期五下午,到了星期一我們已經有了一個熱修復程式,能確保300個地點可以依照計畫上線。這是一個能加強我們與微軟合作關係很好的體驗。」

 

對於MEDNAX,在Pediatrix使用StaffHub提供了部署Microsoft 365雲端服務的早期成功經驗。Handler總結道:「隨著我們持續邁向數位轉型之路,並從Microsoft 365的生態系統中導入越來越多的服務,我們希冀能在患者照護上創造更大的成效。」

 

 

「選擇StaffHub幫助我們解決了我們最大的問題,StaffHub是針對行動化從頭開始設計的解決方案,大家很高興能在自己的行動裝置上存取和檢視班表。」

Darren HandlerMEDNAX - IT研發總監)

 

「隨著我們持續邁向數位轉型之路,並從Microsoft 365的生態系統中導入越來越多的服務,我們希冀能在患者照護上創造更大的成效。」

Darren HandlerMEDNAX - IT研發總監)


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