底特律巧妙的啟動全方位解決方案,不僅促進安全協作也讓其重新定義居家裝飾


位於密西根州芬代爾市的Detroit Wallpaper Co.2004年以來不斷對於家居裝飾進行革新。它立即依照客戶需要的樣式製作不同圖案的壁紙,沒什麼時間給兩位創辦人處理許多IT人員共同有的微小卻重要的業務。現在的他們採用商務版Microsoft 365當中的協作工具,運用魔法般的創意來美化國內外的家庭。高效能的生產力和安全協作平台讓公司迅速成長。

 

在兩位具有企業家精神的友人看見大面積印刷在家庭裝飾中的可能性後,他們成為企業界中的飛黃騰達的新星。從2004年在地下室創業以來,一路到了現在已經有佔地9000平方英尺的工廠,按部就班穩扎穩打。生意從創立以來就屢創佳績,但公司的管理不僅分散了企業的建構也增加了他們構想出新設計的時間。如今採用商務版Microsoft 365的同時也和IT合作夥伴從財務資料到業務簡報整合、簡化;如此一來員工們便能發揮長才、各司其職,做回原本的藝術設計、創新發想和商務領導。更棒的是,他們已經發現包含在這項解決方案中能夠促使協作與讓團隊更加效率的應用程式。

 

從夢想到鮮明的現實

 

當Andi Kubacki需要一個辦法讓他之前正在改裝的地下使天花板變明亮時,他的朋友Josh Young有了一項啟發。Kubacki當時是副總裁,主要提供大型告示牌在乙烯基板上的印刷。Young說到:「為什麼要把天花板漆成單一的素色?」當Kubacki只專注於公司能夠印製任何圖案在乙烯基板,卻忽略了將乙烯基板放到天花板上的可能性。由這項啟發,客製化牆面花紋就這樣誕生了。這個想法源自於KubackiYoung各自年輕的事業軌跡。Young說:「Andi和我都是非常有創意的人,我們一直在尋找一種擺脫工作而為自己工作的方式。在千禧年初期『DIY』改裝蔚為風潮,我們開始利用這一波DIY浪潮,透過網路提供消費者客製化的壁紙。

 

Young和Kubacki認為他們的十二人小組就像家人一樣。但在公司的草創期,團結的精神並未體現在Detroit Wallpaper員工使用的設備和應用程式上。即便公司老闆和其團隊都是創新且精通於電腦的人才,不過沒有人有時間研究並為公司創建全面的IT策略。Young說:「這就像腓尼基人的生活,我們空有地端版的伺服器來運行網頁、傳輸檔案、儲存資料,但它實在無法有效率地運作。每個人都使用不同的電子郵件應用程式,對於電腦和作業系統也沒有統一的規範。」我們將客戶的圖稿儲存在CD中,這對於組織和檢索是非常耗時費工的。因為公司所使用的所有應用程式都是地端版本安裝在員工的筆記型電腦,所以在安裝時發現了一些問題,那就是需要參考用戶端資料時就必須再度返回辦公室使用電腦查詢。Kubacki說:「我們成功了!但隨後我們的交易量從原先最多一天處理五到六個客戶專案,到現在一天三十筆到四十筆的專案,我們不能再像以前一樣用零碎的IT情境繼續下去了。

 

透過轉換成商務版Microsoft 365一起拉動願景

 

Detroit Wallpaper曾經在尷尬的階段:因為太大了,無法在不同的平臺、設備和應用程式上運行;但因為太小,無法對IT基礎架構大量投資。因此,YoungKubacki2015年將其公司脫胎換骨,讓IT骨幹轉變為商務版Microsoft Office 365,並借助本地託管IT服務提供者的紅色級別。

 

透過Office 365Detroit Wallpaper的員工在合作方面也比以往更加順暢了,創辦人不用再扮演IT的角色,而能有更多的時間在產品上發揮自己的創意。在郵件方面標準化Microsoft OutlookMicrosoft Exchange Online以及善用其他Office 365的應用程式,例如:Microsoft ExcelPowerPoint,讓追蹤財務報表與業務簡報容易許多。隨著到下個階段部署商務版Microsoft 365,這些助益更會大幅提升。

 

對於一間富有創造力員工的公司而言,新的功能便是其創新的根源。Kubacki說:「這是我們的口頭禪,我們發現成功、有效的方法就會開始利用它,並且發揮其最大的潛力,最後內化成自己的東西。」我們從Microsoft Teams開始,我們的團隊可以透過這個協作平臺分享對話、報價單、設計草圖等所有內容。Kubacki又說:「使用Microsoft Teams,我們能夠即時溝通交流,不必再穿越重重大樓。而這一切都是有跡可循的,我們可以清楚看到誰說了什麼,而不是分析一個長的電子郵件內容。如此一來就不用擔心資訊不對稱的問題了。」Young也同意道:「我喜歡Teams是因為它將我們的內部談話與官方的客戶電子郵件通訊分開。我們的銷售人員和管理人員信箱中都充斥著郵件,將所有與專案相關的東西都放在同一處,真的是減輕了團隊合作的壓力。」

 

該團隊也熱切地採用Microsoft Sway來產生新的創意構思。Kubacki說:「我們時常收到客戶要求的東西,但我們從未做過。藉由Sway我們得以快速研究、找到原料,並提供客戶圖文並茂精美的報告。」團隊會抽取Sway中的某些元素製成PowerPoint以進行較正式的匯報。不只如此,他們還能和客戶透過Skype for Business Online分享共用。Kubacki說:「因為我們是一間生產視覺化產品的公司,因此倘若能透過Skype即時用視訊討論是更加快速方便的。」

 

安全思維

 

為了守護保密協議、版權和報價相關資訊,Detroit Wallpaper十分仰賴商務版Microsoft 365的安全性。從Outlook密碼安全性到高度安全的雲端儲存空間OneDriveKubacki說:「我們所有的管理、設計和用戶端檔都是完全同步的,整合使生活變得容易多了。」

 

協作技術強化生態環境倫理

 

Detroit Wallpaper的一大企業宗旨便是對環境的承諾,確保對環境友善和消費者健康。隨著印刷技術的進步,增加對環保的貢獻─無毒墨水和再生壁紙捲。公司回收所有廢料。增進員工間的協作有助於減少浪費、同時節省大量生產成本。Kubacki說:「像Teams這樣的軟體確實讓員工工作整體更加有效率,我想我們節省了大量的員工支出,同時我們也省下廢棄物的成本。倘若我們在生產線上的任何環節出錯,就會浪費原料,我想說的是,我們透過及時的協作工具避免不必要的浪費,至少降低預算的10-15%。」

 

讓創意企業更富想像力

 

Young說:「Andi和我都把我們的事業看成一件藝術品,我們以藝術的眼光看待它,將經典的構圖和平衡的概念運用到企業的組織中。」這兩位創辦人僱用他們認為可以與專案同仁合作的員工,在遵守預算和時間限制的同時進行創造性判斷。「我們確實嘗試讓我們的員工有能力做出正確的判斷,如此不僅讓他們在工作時更加輕而易舉,進而也能增加公司的收益。我們試圖建立強大的系統來讓同仁進行協作而不是事事都管。這就是商務版Microsoft 365出現的原因。


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