調班、請假,排個班表就用去你一天的時間?教你如何利用簡單工具輕鬆搞定員工排班


如果你是主管,尤其是現場部門的主管,要妥善調度同事的班表,其實是件非常頭痛的事。當疏忽了某些細節、把不該排的人安插到不該排的班,很有可能會引起同事的誤會,一不小心可能就讓辦公場所變成火爆現場。

對許多行業像是餐飲業、旅館、零售店或製造業來說,有很多員工都是所謂的「無桌工作者」,比如速食店店員、零售店的櫃臺、賣場服務人員、製造業的工廠作業員等等,這些人的工作時間大多都是靠排班來規劃,而且排班表的呈現方式都是一個蘿蔔一個坑:今天某人申請休假,就一定要有另一個人來替補,一旦在排班上疏忽了,勢必會讓生產線少了一個人力進而影響到整個流程,這意味著其他同事得付出更多的勞力來填補這個人力的空缺。

可想而知,部門主管或是HR往往都很辛苦,不但要每天為員工的請假、排班傷透腦筋,還要考慮到勞工工時的法規、甚至牽涉到個人薪資計算的問題…所有的問題環環相扣,讓排班這項工作簡直就像是在解魔術方塊一樣複雜。

當然,科技化一點的組織可能會想到利用Excel來排班,但這充其量只是把Excel當作課程表來使用,如果某一個員工要調班或請假,還是需要HR去協調並手動在Excel表上進行修改搬移,並不會因為已經在電腦上登記了而少傷一點腦筋。

▲透過Excel排班的範例。

Microsoft StaffHub:最簡單直覺的排班工具

我們不妨想像一下,假設你是一名賣場的服務人員,後天臨時有事,所以你想要跟另一名當天沒排班的同事調班。在正常的情況下流程應該是:先找到這位同事詢問他後天有沒有安排別的事,如果他沒空的話那又得詢問其他同事,只為了找出當天能和你調班的人。OK!好不容易你終於找到肯和你調班的同事了,這個時候你得再跑去找主管,向他說明你有事情需要調班,主管同意之後會再拿出紙本的班表,在上面塗塗抹抹把班表修改過來。

我們以上述這個調班的過程為例,分析一下排班的時候需要哪些元素。

  1. 需要與同事溝通
  2. 跟主管「喬」班表
  3. 必要的時候,可能還要告訴主管某些工作需要交接、注意的相關資訊

在Office 365企業版(Office 365 企業版 K1、企業版 E1、E3、E5)裡,有一個比較「低調」但非常簡單實用的成員叫做「StaffHub」,它其實就是專門針對無桌工作者的排班所設計的解決方案。StaffHub主要可以為無桌工作者所屬的單位組織,提供班表管理、內部溝通、即時資訊共享三大功能,讓所有的成員可以直接在線上搞定排班所涵蓋的一切問題。

從主角/管理者的角度來看,StaffHub可以讓你透過直覺化拖拉的方式完成班表的排定,而且班表排完之後,小組成員就會即時收到通知,不會遺漏。此外,如果你底下有很多個不同的小組(比方說櫃臺人員、賣場人員)要管理,那StaffHub也可以分成不同的小群組,分別處理不同小組成員的排班事宜,如果你真的忙不過來,也可以指派該小組的組長來協助排班。

 

我們就先用一個實際的例子,來看如何為單位創建一個完善的排班系統。

  1. 當第一次進入StaffHub時,會有一個嚮導來協助你建立工作群組的排班系統,在過程中,你需要依照指示輸入群組名稱、手機號碼。在範例中,我們預設了一個名為「T客邦速食店」的排班群組。
  2. 接下來則是將網域內小組的成員一一加進來,然後就可以按下「完成設定」。
  3. 下一步就進入設定好的排班系統主頁面。
  4. 在表格的左側會將待排班的人員列出,右側則是每日的排班表。
  5. 主管只需點選每一個空格,即可設定當天要排班的人員。在這個範例中設定了兩名主管、三名店員,而每天都需要至少有三個人在現場(包含主管在內),如果當天店員只有一名的話,那麼兩名主管就都要排進班表裡。
  6. 以下就是排定好的班表,確認沒問題就可以按下「發佈」來公布排班表。
  7.  如果有一些需要公告的資訊,或是要給大家分享的檔案,則可以在上方的「檔案」來選擇將公司的檔案、組織規範、工作說明等等資訊放在這裡。

員工只要用手機就可以輕鬆搞定調班!

StaffHub在設計上考慮到現代人對「行動化」的高度需求,除了主管在設計排班表的時候會用到Web之外,當整個班表實際上線之後,基本上所有的動作都可以透過手機App搞定,連電腦都不用開。以下,我們就實際從員工的角度,來看看要怎麼在手機上搞定班表。

  1. 首先在手機上安裝StaffHub App。
  2. 進入應用程式之後,只要你的主管已經排好班表,首先就會看到系統提醒你,下一個班在幾個小時之後要開始。
  3. 在App裡也支援即時訊息的功能,你可以利用即時訊息與群組中其它的同事聯繫,作為你跟同事們之間「喬」班表的即時管道。
  4. 在App介面上方最右側可以發現還有一個「檔案」功能,透過「檔案」你可以上傳一些想要跟群組成員共享的資訊,或是在這裡看到公司公告或是一些與工作相關的訊息,簡單講,你可以把它想像成是群組裡的小型公佈欄。
  5. 當你要休假、調班(跟同事互換上班時間)或丟班(沒辦法去上班,請同事代上)時,你可以點選「要求」這個項目下面的「+」這個符號開始提出要求。
  6.  點選進入「要求」之後,系統就會引導你到下圖這個「調班或丟班」的頁面,在這裡依照你個人的需求或情況,選擇「調我的班」或者是「丟我的班」。
  7. 接著就是選擇你想要調班或是丟班的時間。
  8. 以調班為例,再來就是選擇要與小組成員調換的班。如果有必要的話,你也可以在「原因」裡詳細說明你為何想要調班。
  9. 如果要選取小組成員的班,你可以利用行事曆找到小組成員的班表狀況,並選擇要跟你調班的小組成員。
  10. 完成調班的申請後,按下「傳送要求」就可以將調班的訊息傳給對方了。

    丟班申請一樣很容易

    「丟班」的申請其實跟調班差不多,唯一的差別在於對方不需要用班跟你換班,而是直接接受你所丟出的班。因此,在程序上無法上班的員工只需選擇要丟出的班,然後指定好要接收的對象即可。我們就實際來操作看看。

    1. 在「丟我的班」的下方,選定好你想要丟的班的日期之後,接著點選「選取小組成員」。
    2. 選擇了小組成員之後,點選畫面右上方的「下一步」繼續。
    3. 如下圖,現在你已經完成丟班了,你可以直接點最下方的「傳送要求」鍵,或是禮貌一點在「原因」裡交代一下丟班的原因。

    最後,無論你被要求的是調班還是丟班,你的手機都會即時顯示同事傳送過來的要求。而被要求者可以在上面選擇接受或拒絕。當選取接受之後,上一級的主管就會即時收到同事提出的調班請求,主管只要點選接受之後,要求以及被要求的雙方都會收到調班成功的通知。

     

     

    不只是將班表自動化,更是無桌工作者的雲端工作中心

    像是現在的加油站、速食店等等需要排班的無桌工作者,過去多半是透過手寫的表格或是佈告白板來統一管理大家的班表。

    其實製作排班表不難,難的是如何妥善地「喬」定大家的時間。有時,你想要跟甲調班,但是甲偏偏正好在休假,你為了要跟他「喬」調班的事,即時一點可能會打擾到人家的休假時間,要不然就是等到他收假回來上班才能進行溝通......等你搞定了這些流程,白板上可能早就已經被塗塗抹抹好幾遍了。

    而StaffHub的優點就是把所有跟班表相關的事項全都自動化,成員彼此之間不一定需要面對面溝通,透過每個人都有的行動裝置就可以搞定包括調班、丟班、休假…等所有繁瑣的流程。如果你是主管,也就不需要在白板或是紙本表格上塗塗抹抹,更不用擔心紙本班表遺失,只要審核完下屬們的要求,班表就會自動更新了。

    從管理的角度來看,StaffHub除了讓建立工作時間表這件事變得更有效率外,向員工或整個團隊佈達事項也能更加即時,甚至公司的文件資訊也可以透過手機來做分享;若從員工的角度看,以往相當麻煩的休假或調班,現在只要透過手機就能在幾分鐘內「喬」好,與同事商量事情也更即時更方便,就連與公司相關的最新訊息也可以在手機上快速找到!

    更值得一提的是,StaffHub採用的是Azure AD驗證機制,能有效提供使用者的身份識別,因此公司也不用擔心員工被有心人士冒用或資訊外流之類的風險,在安全性上有足夠的保障。而且,不管是新進員工還是離職員工,只要加入或離開網域,系統都會自動同步更新,因此負責排班的主管也不用擔心把已離職的員工排到班表裡頭。

    仔細研究一下StaffHub,你會發現它整個概念不僅僅只是「排班」這麼簡單,事實上,StaffHub真正的作用應該是讓這些無桌工作者不必一定要到工作場所,就可以隨時獲取需要的資訊。甚至在某些工作場所,由於採排班制,所以雖然同公司、處在同個工作場所,但是你可能永遠不清楚你確切有哪些同事,特別是那些分日班與夜班的工作。現在透過StaffHub,就能夠以虛擬形式將整個工作團隊都聯繫起來。

    如果說StaffHub只是個排班系統似乎有點小看他了,實際上,它就是無桌工作者的雲端工作中心。

    完成調班的申請後,按下「傳送要求」就可以將調班的訊息傳給對方了。

 

 

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