【客戶成功案例】善用 Office 365 發揮聰明管理的好效率


美食界指標的「米其林指南」去年首度進軍中國,推出上海版米其林指南。來自台灣乾杯集團旗下的燒肉餐廳「老乾杯」上海店,榮獲米其林一星的肯定,讓乾杯集團經營中國市場更具信心。

台灣內需市場不大,在僧多粥少的情況下,餐飲業者紛紛將經營眼光瞄準海外市場,希望開發未來市場的成長性。從經營燒肉居酒屋起家的乾杯集團,目前除了持續經營燒肉居酒屋品牌外,也發展日式風格的火鍋品牌,以及從日本引進代理餐飲品牌,目前門市營業據點達四十家,並瞄準海外市場, 進駐中國上海展店。

由於中國政府對網路系統進行嚴格控管,因此乾杯派駐台灣幹部至中國拓點時,對於選擇方便用在公司管理階層溝通的網路軟體,曾經進行一番評估。

 

【適用中國市場 操作便利順暢】

 

「我們考量最大的重點是哪一種數位系統平台可以在中國被應用,溝通聯繫各方面要做到順暢、即時、有效率,而且是可被信賴、能穩定持續提供服務、資訊安全性高。」乾杯集團執行長室經理廖佳怡強調。

乾杯集團綜合以上考慮的要件,最後選擇使用微軟 Office 365。廖佳怡指出,乾杯集團經營區域包括台灣北、中、南部以及中國上海,各地的品牌經理、區經理、門市店長距離總公司較遠,當總公司與他們進行店鋪管理層面的策略溝通、資訊傳遞、 情報交換,就非常需要 Office 365 的協助。

她進一步表示,乾杯的店長、區經理在外部移動性較強,因此接受總部訊息會有產生一定的落差, 過去在收發電子信件也有不便之處,如今總部導入 Office 365 的數位服務後,同仁可以在電子郵件往來上順利透過隨身攜帶的手機、平板等行動裝置, 順利達成溝通。

Office 365 的電子郵件是乾杯集團管理階層最常使用的軟體,這些管理人員在手機、平板等行動裝置上裝設 Office 365 電子郵件的 APP 後,只要輸入帳號與密碼,就能馬上收發信件,不必再經歷以往必須進行多層設定的麻煩事。

像廖佳怡有固定轉寄信件的需求,她原本都在桌上型電腦的 Outlook 進行設定,但遇上休假或未打電腦使用 Outlook 時,這些轉寄信件則無法被發送出去,而 Office 365 則讓她不必特地打開電腦進行轉寄的操作。「當我的電子郵件帳戶收到來信時, 可以自動做到轉發。因此我休假時,這樣的功能仍然可以運作。」她說,Office 365 簡單的操作介面對於使用者來講,是比較容易上手的。

乾杯導入 Office 365 的過程極為順利,集團人員普遍年輕化,大家很習慣在手機安裝 APP,因此對於Office 365裝載進入手機介面,完全沒問題。「只要登入帳號與密碼就完成了!」廖佳怡指出,過去在手機做收發電子郵件必須進行很多層的設定,因此 Office 365 簡單的使用介面對使用者來講是比較容易上手的。

此外,同仁從 Outlook 轉換到 Office 365 使用電 子郵件的同時,也逐漸發現 Office 365 其他軟體的方便性,廖佳怡就十分推崇 Office 365 建立會議室 與預約小組會議的功能。

「我們總部辦公室分處三處不同的建築大樓, 彼此之間有聯絡不便之處。」廖佳怡說,以前要借會議室開會要做紙本登記,臨時要借會議開會,還得打電話麻煩在會議室附近辦公的同仁幫忙查看登記本,現在有了 Office 365 後,同仁可以在 Office 365 上面馬上確認哪一間會議室未被使用,不僅為同仁簡化很多預約會議室的流程,也達到省時的效益。

 

【跨域、跨部門、跨辦公室溝通無礙】

 

乾杯同仁們十分常用 Office 365 的 Skype for Business,召開跨地域、跨部門、跨辦公室的即時線上會議,與中國幹部、日本品牌夥伴展開面對面的線上討論。

服務業工作內容極大比重在於溝通,廖佳怡強調,Office 365的雲端服務就可以幫乾杯解決跨域、 跨部門、跨辦公室的溝通問題。她說,乾杯未來在中國將會持續拓點,派駐更多台灣幹部駐點當地城市,由於中國幅員遼闊,乾杯總部要將分散不同城市據點的幹部聚集開會,必須支出龐大的時間、交通成本,因此乾杯期望 Office 365 能繼續為集團創造溝通無遠弗屆的良好效益。

年輕世代偏好數位服務體驗,因此餐飲數位化管理與服務,在中國如火如荼地發展。乾杯在中國市場也正在學習數位服務的創新,引進台灣應用。

廖佳怡指出,中國餐飲業應用數位設備的速度走得很快,乾杯的幹部也在觀察當地普遍使用的支付方式,未來乾杯也將在設於台灣的百貨商場的店舖中提供支付服務,如果操作順利的話,則將進一步推廣到路面店舖。

目前乾杯總部使用的 IT 人力相當精簡,所以內部使用的軟體盡量導入外部現成的資源。由於 Office 365 為乾杯 IT 人員擔下不少工作量,IT 人員現在有餘裕可以針對各部門對資訊系統的不同需求,展開量身訂做的研發,運用數位力提升乾杯的營運力。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

—乾杯集團執行長室經理廖佳怡

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