視覺化的專案管理工具:活用 Planner 、Trello 的專案看板管理術,讓工作井井有條


一般來說,談到「專案管理」工具,經常都會給使用者一種很困難的感覺,因為你必須要先理解一些專案管理的方法及理論,才會懂得如何利用相對應的工具進行實作。像是 GTD 時間管理術、番茄鐘管理術,甚至進階一點的有包括甘特圖排程等等的方法,這些都需要花一點時間去摸索學習。

不過,在這其中,有一種最簡單的管理工具,可以讓你不用學習就能馬上上手,那就是看板管理法。

看板管理法聽起來好像很專業,不過相信很多人都曾經利用便利貼把一些重要的待辦事項記錄下來,然後隨手貼在辦公室的隔板或是螢幕的邊緣上,用來提醒自己吧!每當完成一件事,就把便利貼從隔板上撕下來扔掉,其實這就是一種最原始的看板管理法。因此,只要你曾經使用過便利貼來提醒自己或規劃排程,基本上你就已經運用過看板管理法了。

看板管理法可以應用的範圍很廣,小至個人工作的待辦事項、大到團隊的工作管理都可以運用。當然如果將所有的便條紙都貼在同一個區塊上,可想而知會變得相當凌亂且複雜,因此還會再進一步分類,最簡單的分類方式就是把工作分成「待處理」、「處理中」、「已完成」三組區塊。你自己或者是團隊成員們可以將便利貼貼在相對應的區塊,然後隨著工作的處理進度挪移便利貼的位置,直到放到「已完成」則表示該工作結束。

當然了,看板管理也可以有很多種活用的方法,比方說上述的「待處理」、「處理中」、「已處理」還可以再進一步細分,像上圖就是比較複雜的看板管理系統。甚至因工作性質的不同,你也不一定要透過上述的這三種分類,總之,所用到的「看板」只要能符合你的工作需求、能有效管理團隊的工作就是好的看板系統。

那麼,當我們想要使用數位化工具來實現專案看板管理時,有哪些工具可以輔助我們進行呢?目前看來最多人使用的是 Trello 這套系統,而在微軟的 Office 365 中,也提供了 Planner 專案工具,同樣可以幫我們實現看板管理。接下來,我們就分別針對這兩套專案管理工具進行說明與比較。

用 Trello 建立工作規劃清單

Trello 將每一個專案稱為一個「Board」(看板),而要達成這個專案,我們可以分成很多個「List」(清單),而在每一項清單下面,則可以再細分成很多張「Card」(卡片)。

以下,我們透過實際案例來說明。假設我們在五月份要進行一個 T 客邦報導主題的專案規劃(看板),我們把這個專案拆分成手機類的報導、筆電類的報導....這些不同的類別就是所謂的清單。而在每個報導類別中,可能還需規劃要報導哪些內容,像是產品的售價、品牌的分析等等,而這些就是卡片。

接著我們實際進行操作,在 Trello 上是如何呈現的。

1. 在 Trello 中,點選「Create new board」來新增一個看板,你可以在右側的「Team」裡頭,指定與這個看板相關的團隊分組成員。

2. 看板建立完成後,我們即可在看板的專屬頁面上,設定看板中的每一個 List,以及在 List 之中的任務卡片。

3. 為了達到更好的視覺化管理,Trello 還提供了標籤管理的功能,讓使用者在重要的 Card 加上色彩標籤,方便使用者管理同性質的 Card。

4. 下圖範例中的 List 並不多,因此為 Card 加上色彩標籤顯得多餘,不過一旦一個看板需要很多 List 時,對重要的卡片進行色彩管理就有其必要性了。

5. 再來,針對每張工作卡片,你都可以在右側設定這張卡片指派的成員、色彩標籤、檢核清單、到期日以及附件。

6. 在檢核清單(Checklist)中,你可以把卡片的任務再進一步拆分成幾個細項,之後可以利用勾選的方式來檢視這張卡片的完成進度。

7. 最後在 Menu 選單這邊,還有一些附加功能,像是你可以用篩選卡片來過濾色彩標籤,只檢視你想要看的卡片。另外,Power-Ups 則是可以將外部其它雲端服務加到卡片上來。不過免費的版本僅提供你引用一個外掛的功能。

Planner:透過圖表一目了然地管理整個專案

在概念上,Planner 是將每一個專案稱為「計畫」,然後在計畫下面,又可分為多個「目標」區塊,每一個區塊則分別管理著不同的「工作」。除了某些功能的名稱及說法不一樣之外,其實 Planner 在使用邏輯、方法與 Trello 蠻相似的,不同點是很多功能設計的較為細緻,而且在整體介面規劃上也更加簡單容易上手。

我們同樣透過實例來說明。假設我們打算執行一個提升組織競爭力的專案,在這個專案底下,小組成員可能需要開個幾次會議,擬定一些具體的方針,執行相關的工作細節,這整個計畫在 Planner 裡頭又該怎麼進行呢?

1. 登入 Office 365 的 Planner 之後,在左上角先開一個新計畫,並為這個計畫取名為「活化工作競爭力規劃」,接著替該計畫設立一個計畫電子郵件地址,你可以任意輸入英數字取名。

2. 進入該計畫的頁面之後,系統預設已經有一個「待辦事項」的目標區塊了,如果你不想更改這個目標區塊的名稱也可以選擇直接沿用,在下面點選「+」這個符號來新增工作。你可以在這裡設定每一個工作的到期日,或也可略過不設。

3. 接下來你可以點選「+新增目標區」,在右側繼續新增新的目標區塊。

4. 在每個計畫裡頭,你隨時可以點選右方的「新增成員」,將其他成員加入進行工作分配。

5. 當點選每一個工作的內容時,一樣會有一個獨立的頁面,在每個工作頁面的最右邊,可以設定不同顏色的標籤,你也可以替這些標籤設定名稱,比方說下圖就是把粉紫色的標籤設定為重要工作。

6. 再來看一下 Planner 的工作頁面細節,以下圖這個頁面來說,你可以設定這個工作的進度、起始日以及到期日。此外,也可以在「檢查清單」中,自行設定 Check list 所包含的項目。再往下看,會發現「附件」這個選項,讓你能夠插入或是直接上傳附件。

7. 雖然每個工作的進度、起始日、到期日等資訊不一定要填寫,不過若被指派的工作者確實填寫了這些資訊,在 Planner 裏頭,更大的特色就是可以透過圖表的型態,一目了然地看出目前整個專案完成的比例有多少、工作的進度到哪了。這樣的資訊對專案負責人來說,是非常實用且能大幅提升管理效益的。

8. 除此之外,在右欄的「工作」項目底下,也會依照時間列出來目前專案中所有工作的重點摘要,便於管理者一次清楚的看出哪些工作還沒有結束,快速進行檢視。

9. 考量到工作者參與的專案可能不止一個,他可能是專案的管理者,也可能是其它專案中被指派負責某項任務的小組成員之一,因此,在 Planner 裡頭,點選左側的「我的工作」,就可以列出自己負責的所有工作,清楚掌握自己手邊有多少待處理的工作。

Trello 與 Planner 的差異

與其它專案管理工具相比,看板管理工具的優勢就是有足夠的靈活度,也不需要太高深的理論基礎,所以拿到就可以很快上手。Trello 與 Planner 兩者的介面以及使用邏輯都很近似,而針對功能上的差異,整理如下表:

從價格上來看,Trello 有免費版、商業版以及企業版三種方案,而 Planner 則是附屬於 Office 365 家族中的一項服務,價格依照 Office 365 的訂閱方案而定。

對個人用戶來說,Trello 的免費版的確是很好上手的方案,你不需要付出任何成本,馬上就可以嘗試看看這類看板管理工具適不適合自己。不過免費版的 Trello 當然也會有所限制,包括檔案的附件大小限制在 10MB 以內,以及在與外部雲端服務連結時,免費版限制只能與一種雲端服務進行整合連結。

▲Trello 的三種價格方案

反觀 Planner 的優勢則在於和 Office 365 的服務完全整合,像是你可以馬上把 OneDrive 裡的檔案轉移到 Planner 上,而且沒有檔案大小的限制,對於正在使用 Office 365 的個人或組織來說是非常方便的。而且 Planner 也不需要像 Trello 一樣去尋找外部雲端服務的支援,因為大多數需要的功能在 Office 365 裡都有,當然也不需要連結到其它的雲端方案。

在價格上,由於 Planner 是 Office 365 家族的服務之一,若想要免費使用,那只有採取 Office 365 免費試用一個月的方案,並沒有獨立針對 Planner 的免費方案。而在付費的方案中,最便宜的可以選擇 Office 365 商務版,或者是 Office 365 商務進階版,兩者皆可使用 Planner 完整的功能。特別要強調的是,你所支付的費用能使用的不僅僅只有 Planner 一項服務而已,還有 Office 365 旗下的其它服務。

▲訂閱 Office 365 可以使用包括 Planner 在內的多元化服務。

 

同場加映:Planner 與 Project 有何不同?

如果你對專案管理沒什麼概念,可能會問的第一個問題不會是 Planner 與 Trello 有什麼不同,而是想問微軟本來就已經有一個名為「Project」的老牌專案管理軟體,為什麼現在又跑出一個「Planner」?這兩者究竟有何不同?

其實就如同一開始我們提到的,專案管理本來就有很多種理論以及各式各樣的工具,依照個人的需求以及方法上的差異,你可以選擇自己擅長的工具來進行管理。因此,Planner 以及 Project 兩者之間其實並沒有高下之分,使用者可以依目的及個人擅長的管理方式的不同,進而選擇好用且上手的軟體。

不同於 Planner 直接附在 Office 365 套餐裡,Project 雖然也有雲端版,不過它並沒有內含在 Office 365 的套餐中,你必須得透過選購的方式才能將 Project 加進來。價格上則依照功能的不同,分為基本版、專業版以及進階版三種價格。

至於在使用上,Project 主要是一種排程專案管理工具,當使用者需要用到工作排程管理、資源管理等工作時,尤其是當你遇到了超大型的專案,流程特別複雜的話,Project 就顯得特別好用。

Project 所使用的圖表工具主要就是甘特圖。甚至當一般人提到可以繪製甘特圖的數位工具,第一個想到的就是 Project。接下來,我們就以一個迷你的案例來示範一下,相信你馬上就能明白 Project 與 Planner 在使用上的差異。

1. 假設你要執行一個年度計畫,首先將這個計畫拆分成許多個子項目,然後直接建立一個新的 Project,再將這些子項目一一新增到下方的欄位中。

2. 接著在每一個子項目中,設定每一個項目的開始及結束時間。

3. 設定完成後,在欄位的右方,會自動以甘特圖形式秀出整個專案的時間軸、以及每一項工作任務的先後關係。

為了方便大家檢視,因此上面這個案例我們設計的非常簡單,但是可以明顯看出,在 Project 裡「時間」是很重要的的一個元素,每一個工作都需要設定時間,才能在甘特圖中看出工作的先後關係。而當工作的項目一多,你就更需要甘特圖的輔助,尤其當工作與工作之間除了先後關係,彼此間還是環環相扣的,前一個工作沒有完成、後一個工作就無法展開。對於這種情況,透過甘特圖就很容易讓使用者察覺到哪些工作已經延宕,可能會危害到整個專案的時程進度。

基本上,Planner 還是以視覺化的看板管理為主,當你透過 Planner 來進行管理專案時,幾乎就是靠著直覺來分配工作、安排工作的資源。但視覺化管理最大的問題是,你一眼不可能看到太多太複雜的東西,因此當一個專案太過龐大的時候,Project 這種比較科學且傳統的專案管理工具還是有其存在的必要。

總結來說,Project 是比較專業的專案管理軟體,可以協助工作者來發展計畫,任務分配資源、跟蹤進度、管理預算和分析工作量,主要用到的是甘特圖這個圖表管理工具。但使用者最好需要一點專案管理的知識,才比較容易上手。此外,Project 還實現了與 Power BI 無縫整合的功能,對於統計分析專案相關的數據也有很大的幫助。

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