搞定跨裝置、跨平台線上視訊會議需求!商務用 Skype、Zoom、WebEx 該用哪個好?


行動化為現代工作者創造更大的自由,也能夠透過更有效率的方式來處理事情,甚至同一個工作小組,都不一定需要處在同一個城市或國家。只是當工作夥伴們無法聚在同一個地點時,首先要解決的就是溝通的問題。如何找到你想找的人?這件事或許還好解決,你可以直接撥打對方的手機,但這畢竟不是最好的解決方案。較好的方式是每一個員工都有一個專屬的分機號碼,當聯絡人撥打這組號碼時,無論是在辦公室的電話機旁,或在外頭,這組號碼都會自動轉到分機或是手機上。

此外,「開會」也是公司急需處理、也相當麻煩的一個問題!當組員們各自身處在不同地區,要如何把大家聚集在一起開會討論工作事項,最好是還能營造出面對面開會討論的情境、可以即時分享彼此手邊的檔案、在會議室白板上透過圖像或表格等視覺化型態來進行溝通…總之就像是大家真正聚在一間會議室裡一樣,上述這些是很多企業都希望能夠擁有的解決方案。

多人視訊會議應該要提供的服務有哪些?

之所以要進行視訊會議,當然就是因為與會者無法在同一時間聚集在同一地點,因此只能以視訊的方式取而代之。但這個視訊會議也必須要能完整提供實體會議所需的功能,才能真正達到會議的目的。不然若只是單純對話溝通的話,其實只要開電話會議就好了,根本用不到視訊。

因此,如何充分利用現代科技的工具及技術,協助工作者獲得與實體會議相當的效益,就是多人視訊會議服務該努力思考的方向。以現在的標準來說,一個好的多人視訊會議服務,應該要滿足以下這些需求:

  1. 參與的人數多寡:既然是多人視訊會議,當然就是要允許眾多人同時參與。不過,不同的視訊會議服務,能負荷的「同時參與人數」也會有不同的限制,人數越多費用也許就越貴。
  2. 互動功能:一般人在實體會議室經常會使用白板來寫出要討論的重點,或是運用投影機放映簡報、向參與者展示自己準備好的文件檔案。而視訊會議服務提供的互動功能勢必要有替代方案,一般來說不外乎就是電子白板、檔案共享、桌面共享、線上簡報......等等功能。
  3. 電話撥入(撥出)功能:如果工作者所在地沒有網路可用,還是必須要透過傳統電話來加入會議,那這時視訊會議服務應該要能夠支援用電話線路來撥入或是撥出,讓與會者利用電話線路來參與會議討論。
  4. 會議廣播功能:依會議型態可分成「能彼此互動的多對多功能」,或者「一對多的單向廣播功能」,比方說有些公司的高層要對公司內部所有員工發布重大事項,這時就可以使用一對多的單向廣播,也由於僅有單方向的廣播,故其它員工無法與主講者進行視訊互動。
  5. 支援裝置:現代人多半各自使用不同的 PC 作業系統、行動裝置,甚至瀏覽器也百百種。因此一個好的視訊會議方案是否盡可能達到支援所有類型的裝置、軟體,也是必須要慎重考量。
  6. 其它輔助功能:剩下的就是一些與視訊會議相關的功能,沒有這些功能雖然不見得會影響到視訊會議的進行,但如果有這些功能,將可以讓會議的進行更加順暢、便利。比方說會議室的排程以及管理、是否支援與公司其它內部系統的整合...等等。

解決視訊會議的三大方案

一般企業通常會選擇適合組織本身的服務或工具來解決多人視訊會議的需求(讓會議的進行過程得以共享檔案、擁有電子白板等等)。雖然這方面的工具不下十幾種,不過就目前來說,最多組織會考慮使用的大概是以下這三種:

Zoom

這是一個獲得很多網友推薦的視訊會議解決方案,由前 Cisco 副總經理,華裔美國人 Eric Yuan 帶領一群之前在 Cisco 以及 WebExCisco 於 2007 年併購 Webex)團隊工作的夥伴所創辦的服務。主要是針對雲端技術成熟,讓用戶可以快速因應智慧行動裝置普及而創辦的。

Zoom 的特色是只要有手機或電腦就可以讓多人同時參與視訊會議,會議成員不需要聚在一個會議室裡就能開會。這項服務可以容納多達百人以上同時參與會議,參與會議的人可以共享螢幕、簡報或使用電子白板功能。會議期間也能夠進行會議過程的錄影。

針對 10 人以下的視訊會議,Zoom 提供了免費的方案,只不過在使用上有 40 分鐘的時間限制。如果是企業要使用的話,可能要特別注意費用的問題。Zoom 的收費方式主要是以人數作為基準,根據調查 Zoom 依照了 25 人、50 人、100 人、200 人等不同的規模設計了一套資費方案(每個月的月費從 489 元到 2,899 元不等)。需特別注意的是,這筆費用是針對雲端會議本身的服務租金,如果需要使用雲端錄影的話,則要另外支付一筆每月 599 元起的費用。

不過,筆者也發現 Zoom 在加入電話會議的功能上有兩個限制:

  • 只有 10 線:允許撥打進會議的電話只有 10 線,這意味著一個會議中若超過 10 個人需要透過電話線管道撥打進來開會,其他會議成員就沒辦法參與。
  • 只能單一點撥入:Zoom 一次只能提供一個國家撥打電話進來,假設分別位處在三個不同國家的人都想透過電話加入會議,只要其中一個人由台灣撥打進來之後,就把這個「單一點」佔用了,所以另外兩個人就無法從其他國家撥入加入會議了。 (台灣專線撥入時,將無法與他國專線共用,反之他國專線撥入時,則台灣專線將無法撥入)

Cisco WebEx

Cisco WebEx 可說是相當資深的線上視訊會議系統,同樣也提供多人線上會議、電子白板、網頁分享、桌面分享、檔案共享等線上會議必備功能,並支援跨平台以及跨瀏覽器,包括:WindowsMacintoshLinux  Solaris 等系統 WebEx 全部都支援。至於在行動裝置上,則支援包括 AndroidiPhone iPad BlackBerry 10 Windows Phone 等在內的裝置。

WebEx 十分強調通訊的安全性,所採用的網路是透過專用 WebEx 的全球私有網路 MediaTone Network 提供的,它提供可擴展的架構、一致的可用性及多租戶技術的安全性,並通過如 SSAE-16 和 ISO 27001 等嚴格獨立的稽核驗證。

在進行會議上,整合式視訊可以查看多達七位與會者的視訊內容,全幕模式讓與會者可以在主視訊面板中檢視目前的發言人(主畫面內的視訊會自動切換,以顯示正在發言的人)。此外,它也支援從電話或電腦加入音訊會議,會議參與者如果沒有可上網的裝置,只有一支電話,那麼可以提供這組電話號碼給會議主辦人,會議就會採用「Call Me」的功能,由會議撥打電話給參與者,讓他透過電話來參與會議。

商務用 Skype

一般使用者可能對 Skype 相當熟悉,但未必知道商務用 Skype 有何特別的功能、與一般人經常使用的 Skype 又有什麼差異。

商務用 Skype 的功能主要可以分為兩個部分。第一個部分是「語音通話」,這個功能與個人版 Skype 差不多。第二個部分則是「視訊會議」,基本上可以再細分為線上會議、會議廣播兩大功能。對一般人而言,日常工作中最需要也最常用到的就是這兩大部分。

談到商務用 Skype 的前身,最早可以追溯到微軟 2005 年開始推出的 Live Communicator 與 2007 年推出的 Office Communicator,爾後在 2010 年時,針對 Windows、Android、Windows Phone 平台推出可供跨裝置溝通的 Lync 服務。後來微軟就宣佈以商務用 Skype 來取代 Lync 平台,實現有關企業溝通的所有需求。

商務用 Skype 的會議功能與 Zoom、Cisco WebEx 的主要功能差不多,提供了多人線上會議、電子白板、網頁分享、桌面分享、檔案共享…等線上會議必備的功能,同時也具備會議廣播的功能,並支援跨平台、跨瀏覽器、跨裝置使用。

商務用 Skype 最多可容納 250 人同時進行會議,也支援與會者透過智慧型手機、平板電腦、電腦、手機和會議室裝置加入會議。至於很多企業相當關心的視訊畫質解析度則高達 1080p,最多能讓 6 個人同時參與高畫質即時視訊會議。

除此之外,Skype 本身的強項還是在語音通訊以及即時通訊溝通,在這方面,依照所選擇的服務方案不同,還可以提供與企業交換機整合的功能,把企業的分機與 Skype 服務整合在一起,並提供了不同的方案可以讓使用者可以選擇。雖然這方面的功能並不是本篇討論的重點,但是對於企業用戶來說,這些功能也是非常便利的,必須要考慮進來。

三種方案的費用如何計算?

看完前面的方案介紹後,你一定很好奇該選擇哪一種?其實一般公司需要考慮的不外乎兩種情況:

  1. 這個方案能不能應付我們公司的員工數?
  2. 費用上公司負不負擔得起?

以員工數來說,這三種方案在「200 人以下的會議人數」都提供了對應的方案可供選擇。在這裡我們就假設一個 25 人左右的小型企業,以這家企業能夠選擇的方案來進行簡單的比較,透過以下這個簡單的表格來做說明。

三大視訊會議服務項目、費用比較表(25 人版本)

在圖表中,我們列出了 Zoom Pro 25 人版、Cisco WebEx Meeting Center 租貸方案 25 人版以及商務用 Skype(Office 365 Skype for Business)進行比較。而主要會產生費用的就是月租費、加購 PSTN Conferencing 方案費用這兩大部分,因此我們做了更詳細的說明,讓你理解各家的收費方式以及標準。

  • 月租費

一般人應該會先看月租費的部分,從表列上來看,似乎是商務用 Skype(Office 365 Skype for Business)的 175 元最便宜,但在這裡必須特別說明一下,因為 Zoom Pro 25 人版、Cisco WebEx Meeting Center 租貸方案 25 人版這兩種服務所列出的月租費指的是「利用這個服務,同一時間只能召開一次會議;這個會議室可以讓25名員工同時進行視訊會議」的價格。

而商務用 Skype 除了月租費最便宜外,一個帳號就可以開一間 250 人內的視訊會議室,這點比起其他兩家服務的確是較為乾脆。要特別提醒的是,就算公司裡只有一個人擁有商務用 Skype 的帳號,其它同事都沒有,這種情況一樣可以使用商務用 Skype 來召開線上會議,只要負責召開會議的那位同事將連結分享出來,大家都可以直接透過網頁版來連結進入會議室。

  • 加購 PSTN Conferencing 方案費用

PSTN Conferencing 指的是「電話撥入會議」,讓成員在網路品質不佳或是沒有網路訊號的狀況下,也能透過市話或是手機語音撥打加入會議。只是當有人使用這種方式加入會議也會跟著衍生出使用電話服務的費用。

以 Zoom 來說,這項功能稱作「電話撥入」,它會指定一組當地的電話號碼給你,以國內來說就是「02-449-9986」,當你用手機或市話打入這個號碼時,系統會要求你輸入你要加入的會議室 ID,輸入完成後就可以加入會議。這項服務支援 55 個以上的國家,費用為 399 元。

而同樣的服務,WebEx 則稱之為「電話會議整合功能(Hybird Audio)」。打電話進這個服務每分鐘需要收至少 元的系統使用費,因此才會有 3000 元的租費,這個租費可抵通話費,但如果通話費超過 3000 元以上,則需要另外付費。此項服務支援 60 個以上的國家。

至於商務用 Skype 直接就叫做「PSTN 會議」,同樣也是指定給你所在國家的一組電話號碼,當你打入這個號碼後系統會要求你輸入會議 ID,輸入完畢即可加入會議,服務的費用為 130 元。有關商務用 Skype 支援 PSTN 會議的國家可以參考這個網頁,有多達 90 個國家、400 個城市撥入點。

※ 何謂由會議撥出至當地電話?

與電話撥入會議功能相對的,則是由會議撥出至當地電話的功能,意思就是從會議室主動撥電話給與會者,讓與會者直接參與電話會議。Zoom 的服務中並沒有提供這項功能;WebEx 需付費;而商務用 Skype 則是內含提供,內含提供的意思就是,你不需要負擔從會議撥出到當地電話所產生的電信費用。

什麼是會議廣播功能?

除了開啟一間會議室,讓多名成員一起參與的視訊會議功能之外,有些公司可能會用到的另一種功能叫做會議廣播,也有人稱之為線上直播。如果說視訊會議是多人對多人的溝通,那會議廣播就是單向的溝通。

通常會用到會議廣播的情境,主要是公司的高層主管有重要的事情要宣佈,或是組織有某個計畫要向全公司的同事說明,甚至是公司有新品要向眾多客戶同時發表,都可以藉由召開會議廣播來完成。大家可以同時上線觀看廣播的內容,但無法進行對話,只能被動收看直播的訊息。

上面兩張圖就是商務用 Skype 的會議廣播功能,可以線上向全公司的人進行簡報,也可以事後回放,還可以舉行線上投票與觀眾進行互動。

會議廣播的功能在視訊會議服務中通常都不被列為必要的功能,因此在 Zoom 以及WebEx 的服務中都是需要選購的,所以並沒有包含在前文提到的付費方案中。不過商務用 Skype 則是已經包含了會議廣播的功能,此外會議的出席者最多可增加到 10,000 人,相當適合網路研討會、全體員工會議或其他一對多簡報會議場合使用。而廣播結束後還可以選擇將內容錄下來,讓直播當下無法參與的人能夠事後點選觀看。

我適合哪一種解決方案?

以 Zoom 提供的會議服務來說,比較適合小型團隊、工作室或是臨時組成的團隊來使用。如果你常需要開臨時、短暫的會議,或是需要與不同的客戶進行視訊會議,而且每次開會的成員都不相同。那麼擁有一個 25 人規模的固定線上會議室將可以充分解決你的需求。不過要注意的是,由於 Zoom 只有單一點接入的問題(一次只能有一個國家電話撥入),因此如果你需要請與會者使用電話撥入,而且還是來自多個不同國家的人同時要撥入,那麼這個方案就不太適合。

WebEx 以及商務用 Skype 則是中小企業較適合選擇的方案,兩者其實各有優勢,但光是以視訊會議這單一一項功能來說,商務用 Skype 在費用上要比 WebEx 划算許多。

很多人誤以為如果要使用商務用 Skype 開視訊會議,那全公司的人都需要擁有商務用 Skype 帳號。其實不然,如果只有視訊會議的需求,那只要購買一個帳號即可達成。而且,商務用 Skype 提供的方案是「只要一個帳號就可以開啟多達 250 人同時參與的會議」,這比起另外兩種方案都大方多了,更別提商務用 Skype 可以使用的服務不僅僅只有視訊/簡報會議,還包括即時訊息、交換機…等企業也相當需要的服務。

商務用 Skype 的方案有哪些?

依照前文的分析,對中小企業來說商務用 Skype 似乎是最經濟的選項,那究竟是如何計價呢?基本上,商務用 Skype 的計價方式可分成兩大類,第一類是僅針對商務用 Skype 單獨收費。依照月租費的不同又可細分成兩種方案。

這兩個方案的差別可以參考這個連結,簡單來說,方案一不支援桌面共用、檔案傳輸以及所有會議的相關功能。你也可以將方案一視為「以支援語音通話為主」的方案,若公司有線上視訊會議的需求,那就要選擇方案二。

除了單買商務用 Skype 之外,其實也可以選擇購買包含了商務用 Skype 服務在內的第二類:Office 365 商務版方案。

值得注意的是,Office 365 商務基本版的費用是每月 160 元,但是商務用 Skype 的方案二卻要 175 元,等於是單買還比較貴!當然這兩者提供的內容還是有些微的不同,不過對一般中小企業來說,Office 365 商務基本版其實是比較划算的選擇。

 

實際操作商務用 Skype,視訊會議重點功能介紹

前面介紹了這麼多,搞得視訊會議好像很難、很複雜似的,坦白說只是各項功能以及收費方式稍微複雜了一點而已,實際使用起來並沒有那麼複雜,更可以說是相當簡單。接下來我們就以商務用 Skype 為例,帶你看一下要如何發起一場視訊會議。

1. 除了會議發起人必須得安裝商務用 Skype 的應用程式外,其餘參與者透過瀏覽器即可直接加入會議。當你要發起會議的時,直接按下會議鈕。

2. 接下來選擇「使用商務用 Skype(完整的音訊和視訊體驗)」。

3. 現在你開啟了一個視訊會議,你可以點選左下角的「邀請更多人」,然後從聯絡簿中選擇聯絡人加入這場會議。

4. 你也可以選擇「參與者動作」,接著點選「使用電子郵件邀請」,透過郵件來邀請其它同事參與視訊會議,在郵件內容中會附上一個視訊會議室的連結,讓被邀請者點選加入會議。

5. 當你選擇使用電子郵件邀請的時候,就會跳出 Outlook 的寄信欄,在這裡填入你要邀請的會議成員即可。

6. 在不同的使用情境下,對於 Android 或是 iOS 系統的使用者,也是一樣可以透過手機直接接受會議邀請會議。

其他人怎麼接受視訊會議邀請

1. 其中一位參與者已點選了視訊會議室的連結,接著點選「加入會議」。

2. 加入會議之後,要先填寫出現在會議室中的暱稱。

3. 加入之後,即可看到會議室裡其它參與者的畫面。如果裝置沒有攝影機的話,就會以藍色的大頭貼方塊顯示。

4. 當同事持續加入視訊會議的時候,這裡就會新增其他人的視訊會議畫面,根據 Skype 的官方說明,參與視訊的畫面最多可以同時呈現六個人,也是視訊會議服務中,可以同時呈現畫面人數最多的。

如何採用 PSTN Conferencing 加入會議

前文有提到商務用 Skype 還可以利用撥入電話的方式來加入會議,讓那些不方便使用網路的人也能透過其它的方式來參與會議。在這邊我們也示範一下,如何進行設定與操作。不過要注意的是,由於透過 PSTN 加入會議這個功能是需要付費購買的,因此在這邊設定的相關功能只有管理者可以使用。

1. 管理員進入商務用 Skype 系統管理中心後,可以在「電話撥入式會議」選項中設定相關功能。點選右上方的「Microsoft Bridge 設定」,然後將下方「會議加入體驗」的兩個選項都勾選起來,並且在安全性中設定 PIN 長度,數字越長當然越好,但是過長別人也不見得記得住。

2. 現在假設你要讓 Alex Darrow 加入電話會議。首先你要點選 Default toll number,選擇 Alex Darrow 要撥入的國家。

3. 在下拉式選單中,選擇Alex Darrow要撥入的國家。

4. 之後 Alex Darrow 就只要用電話撥打這組電話號碼,然後輸入欲加入的會議 ID 以及 PIN 碼就可以成功加入會議。

其它輔助的互動分享功能

在視訊會議中,成員除了以視訊或音訊進行溝通外,也可以透過分享桌面、簡報檔案或電子白板等來輔助溝通。

1. 需要輔助工具時,點選視窗正下方的藍色螢幕圖示,就會出現相關選項。

2. 舉例來說,我們點選「分享 PowerPoint 檔案」,畫面就會切換到簡報的畫面,成員們可以透過共享簡報來理解當下要討論的內容。

3. 另外,也可以分享桌面,像下圖我們選擇分享桌面的時候,因為筆者使用的是雙螢幕,系統還會貼心詢問是要分享哪一個桌面,或一次分享兩個桌面。

4. 如果選擇的是「其它」的話,還能啟動電子白板或是投票的機制。

5. 下圖顯示的就是電子白板的即時畫面,所有成員可以在一個共用的白板上透過文字或是畫筆來表達各自的想法,這就跟實體會議裡,大家在會議室白板上進行的動作一模一樣。

6. 藉由白板的溝通模式,是不是讓線上會議更有效率了呢!

7. 會議過程中也可以針對一些要決議的事項,進行線上投票。

決勝雲端!先思考如何提升團隊溝通力

過去經常提到的行動力,指的可能只是拿著行動裝置在外辦公、進行聯繫,不用受限於傳統的辦公室情境。但是當工作模式隨著科技進展不斷轉換、升級時,工作者面對的不再只是單打獨鬥的狀況,往往是團隊與團隊之間的對決。因此,高效的協同工作已成為邁入新雲端時代不可或缺的決勝關鍵。

企業領導者只要懂得善用雲端工具,勢必能將組織成員的力量充分整合進而創造更強的競爭力。而在這些工具中,視訊會議尤其重要!因此在本文中我們介紹了不同的視訊會議服務,並針對其中最容易取得、且價格最實惠的商務用 Skype 做了比較詳盡的剖析與實測。目的就是讓大家明白,過去我們總以為「視訊會議」這幾個字聽起來門檻很高,需要 IT 人員才能搞定,但事實上要召開視訊會議根本不需要太高深的技術能力,對中小企業來說,不必特意聘請 IT 人員,一般的內部員工即可輕鬆搞定。

如果你正在為缺乏良好的團隊溝通工具而苦惱,或是你還是懷疑是否真有這麼簡單?那麼建議你現在不妨就申請一個免費帳號來試試,讓團隊的溝通力馬上升級!

Comments (0)

Skip to main content