選擇工作團隊的「第二大腦」!OneNote、Evernote 哪個比較合適?


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現今的資訊既多且雜,光靠人腦不可能記憶所有的事情,因此我們需要數位工具的輔助。過去我們會使用筆記本、PDA,而現在則是依靠眾多的雲端工具替我們規劃工作排程、協調組織的專案工作。

而提到「記錄知識」的工具,時下最被仰賴的還是 OneNote 及 Evernote,稱它們為「第二大腦」一點也不為過。從個人使用者角度來說,Evernote 由於起步早、耕耘久,再加上個人免費版本的限制不多,的確有其獨到之處,也獲得許多使用者的青睞。

不過前陣子 Evernote 發生了兩件事,導致使用者開始考慮要捨棄這套工具。首先是宣佈付費版漲價 35%,此外免費版本不允許超過兩台以上的裝置進行同步,此舉引發許多重度知識工作者不滿,畢竟現代人手上的裝置那麼多,也不確定自己會帶哪一台裝置出門,如果「第二大腦」在需要的時候不在身邊,恐怕再多的知識也沒用。

而另一件事情更是讓眾多 Evernote 用戶傷透了心,那就是官方公布了新的隱私政策,表示為了透過機器學習為用戶創造更好的體驗,因此將對用戶的筆記內容進行人工檢查,想當然爾引起眾怒。雖然官方在幾天後出面道歉,並表示這項作法是錯的、不會實施,但已經讓很多使用者心生、甚至開始進行「搬家」的計畫。

而從協同工作的角度來看,公司與個人一樣,需要有一個空間與同事、合作伙伴,共同分享所有需要的知識,包括網路文章、轉貼的重點文字內容、影片或錄音等等。為了確保這些知識能夠被安全地、長久地保存,基本上採用付費服務會比免費服務來得更有保障。

畢竟,如果是個人的「第二大腦」,那你可能不會那麼在意隱私及備份的問題,相對來說若是做為公司的「第二大腦」,那問題就複雜多了,一旦所需的知識在重要時刻不在手邊,或是這些公司認定的寶貴知識被競爭對手看光光,那事態就很嚴重了。

有鑑於很多讀者還搞不清楚 Evernote 以及 OneNote 付費版本的差異,也不清楚該如何選擇。因此在這一篇,我們就從「協同工作」的角度來分析這兩個工具,看看它們能為企業協同工作者帶來哪些好處。

OneNote 與 Evernote 在筆記本架構上的差異

透過 Evernote 做筆記的概念是這樣的,當你在網頁上看到一篇文章寫的不錯,利用外掛方式或手動將內容轉貼到 Evernote,這樣就完成了一頁「記事」,假設你收集了 10 篇不同的美食文章,累積了 10 頁「記事」,你可以建立一個名叫美食的「記事本」,將這 10 篇文章歸納在一個分類下管理。

Evernote 基本上就是利用「記事本」來管理「記事」。不過,有時一頁記事裡可能涵蓋了相當多不同的內容,有美食、旅遊甚至是會議摘要,當記事累積到可觀的數量,打開一本記事本裡頭的文章可能是相當龐大且雜亂的狀態,不容易找到想要的內容。針對這個狀況,你可以在每一頁記事裡加上不同的標籤,方便後續的管理與搜尋。

至於 OneNote 的邏輯則和 Evernote 截然不同。OneNote 的架構是由「筆記本」、「章節」、「頁面」、「子頁面」四層所組成。簡單來說,OneNote 的階層更多且更細,舉個例子來說明可能會比較清楚,假設編輯要收集 2017 年 CES 展所有相關資訊,為了將不同類別的資訊清楚分類,因此規劃了「資訊科技產品」、「新的技術報導」、「會場示範畫面」三個類項,要將T客邦所撰寫的相關報導分別歸類在這三個類項中,如下圖所呈現。

  • 上圖的最左側區塊是「筆記本」,目前點選的是《2017 年 CES 展覽展出重點》這本筆記本。
  • 在《2017 年 CES 展覽展出重點》這本筆記本中,我們分了”資訊科技產品”、”新的技術報導”、”會場示範畫面”這三個頁籤,各自代表著該本筆記本的不同「章節」。
  • 每一個章節的「頁面」會統整在畫面最右側的欄位,上圖所呈現的其實就是每一篇文章的標題。
  • 當你隨意點選右邊的標題,在畫面中央呈現的就是一篇篇從各處蒐集而來的文章。

透過上述兩張實際截圖,你應該比較能理解 Evernote 與 OneNote 兩者在架構上的差異,正因架構不同所以讓兩者適用的情境也不大一樣。

基本上,現代組織團隊協同工作的形式講的就是階層分工,把一個大的項目拆分成很多小的項目,分門別類地讓不同的團隊成員去負責。而這樣的分工型態也同樣會發生在團隊的知識管理以及收集上。

因此,雖然 Evernote 與 OneNote 兩者都具備協同工作的功能,但是對於團隊的協同工作來說,OneNote 的階層式架構,比較便於讓組織針對知識收集這檔事進行分工,如果工作團隊面臨規模龐大的專案,有上千筆的網頁、圖片需要大家分工整理的話,透過 OneNote 會讓資料歸納、匯整的過程變得較便利且清楚。

相較之下,Evernote 的作法是打破階層的觀念,將所有的知識收集在一個籃子裡,然後你可以透過關鍵字標籤的方式來找到自己需要的東西。這樣的作法當然也不是不好,只是對團隊來說,某某成員下的關鍵字標籤不一定符合其他成員的需求或習慣,最終可能會導致關鍵字下了一堆,卻什麼都找不到的尷尬結果。

OneNote 與 Evernote 在視覺管理的差異

OneNote 另一項優秀之處在於它強調所謂的「眼到、手到」。眼到的意思是指,你可以針對筆記內容進行排版,方便閱讀;至於手到的意思則是,你可以利用繪圖、螢光筆等工具,對筆記內容進行重點註記,讓資訊更容易被找到。

在 OneNote 中,你可以點選筆記頁面上任何一個區域來新增文字,意思是這個筆記頁面可以完全依照你的需求來排版,所有的文字區塊、圖片都能視需求任意移動。像下面這個範例,我們就將文章排成左、右兩個欄位,並且將圖片放在右欄的上方。畢竟人類還是視覺化的動物,透過排版可以方便我們更快地從一堆雜亂的內容中辨識出值得注意的部分,迅速抓到重點。

而且不只是便於編排,你還可以在 OneNote 的介面上選擇「繪圖」功能,即可使用螢光筆或是其它筆刷工具,在頁面上進行標示或註解,這就是前文說過的「手到」!

相較之下,視覺排版以及標註就是 Evernote 的弱項。Evernote 強調的是透過標籤以及關鍵字搜尋,讓筆記不需要過度整理,也能夠讓你在想要用的時候快速在眾多筆記本中找到你要的資料。從這點也可以理解到視覺及排版並非 Evernote 所努力的目標。

Evernote 雖然也有簡單的網頁語法排版功能,但其實對一般人來說不太好上手,也看不到如 OneNote 這種多欄位的內容排版方式。感覺起來 Evernote 比較像是用來儲存純文字素材、精簡版 Word 的筆記本。

其實這樣的作法也沒什麼不好,只是 Evernote 的邏輯真的比較偏向私人筆記的使用型態,適合一個人親手整理所有的筆記內容,建構起專屬於自己的知識庫。但如果是協同工作的使用情境,那 Evernote 可能就沒那麼合適。

Evernote:適合給懶人用的「免管理」特色

前面我們說過,Evernote 要你將所有資料儲存在同一個資料庫,也不需要整理檔案,甚至也不用怎麼分類,依靠的就是去搜尋你所下的標籤,自動提供給你「當下需要」的知識。

如果想要和其他人分享筆記,Evernote 也提供了分享筆記本的功能,只要雙方都是 Evernote 的會員(免費或是付費的會員都可以)。至於設定的方法很簡單,Evernote 是透過將筆記本建立一個共享連結的方式來進行分享,雙方可以透過 Email 來取得這個共享的連結。

▲在你要共享的記事本上,按下滑鼠右鍵選擇「分享記事本」。

▲點選進入分享的連結後,他就可以看到你與他分享的記事本中的所有記事。

Evernote 在設計上貼心地融合了很多知識管理以及時間管理相關的工具,因此對用戶來說它不光只是雲端筆記本,還可以進一步變成提醒清單的工具。

舉例來說,你過去已經儲存了很多與美食相關的資料記事,假設今天與朋友約了要去吃飯,你可以在美食記事中找到合適的餐廳,然後接下來可以把美食記事裡的餐廳設定成提醒清單,將時間、地點標記上去,每當你登入 Evernote 時,這則餐廳記事就會變成提醒清單,讓你記得與朋友的約會。

▲在你的餐廳記事右側點選下拉選單,選擇「提醒事項」。

此外,在製作 Evernote 筆記時,你可以像 email 附件一樣在筆記裡插入檔案,不過支援的檔案格式有限,免費版的可以插入 PDF 檔案,付費版則支援了 MS Office 以及 Apple 的主要文件檔案,這些插入的檔案也支援搜尋,讓你方便透過 Evernote 管理文件。

由以上的這些功能簡介可以看出,如果是拿來管理個人的知識庫,不想要花太多時間在整理上,Evernote 這些功能的確可以幫你省下管理上的時間。

OneNote 更適合工作團隊使用的主要功能

身為 Office 的一份子,OneNote 完整整合了大家都熟悉的 Office 介面環境,這的確是 OneNote 的一大優勢。因此無論是編輯或是排版的功能都是它的強項。而在功能方面,更是有許多特別針對雲端筆記所設計的貼心功能,以下我們就為大家一一介紹。

1. 複製貼上時,會自動標示來源網址

很多人在使用雲端筆記,應該都是把在網頁上看到的文章、資料蒐集起來,然後分門別類的歸納收集。不過,為了方便日後查詢資料來源,通常都要再加註網頁內容的連結出處。因此往往在複製貼上資料之後,還要再回到原本的網頁,把網址再複製貼上一次,這樣一來一往就要做兩道工。但 OneNote 則是很貼心的在你貼上網頁內容後,自動將來源連結附在下面,替用戶省去貼上連結的動作。

除此之外,一般人蒐集的內容不僅僅只是文字跟圖片,有時可能會蒐集到影片。那要怎麼把影片也加入到 OneNote 呢?以 YouTube 為例,你只需要把影片的網址貼到筆記上,網址下方就會自動嵌入這個影片的畫面內容,讓你不用跳出 OneNote 就可以直接在筆記頁面上進行影片瀏覽。

2. 能辨識圖片中的文字,還可複製做後續編輯

OneNote 支援辨識圖片內文字的功能,因此,如果你上傳的是一個圖片檔案、且圖片中帶有文字,系統可以辨識出來。換句話說,你不需要再土法煉鋼透過逐字輸入的方式將圖片中的文字打出來,直接複製、貼上使用即可。

▲我們在筆記中插入一個圖片檔,然後在圖片上按下滑鼠右鍵,點選「複製圖片的文字」。

▲接下來貼在右側的文字區塊上,你可以看到圖片中的文字全都辨識出來了。

也由於 OneNote 支援圖片中的文字辨識功能,因此當你透過關鍵字搜尋筆記本時,除了純文字外,OneNote 會連同圖片中的文字一併搜尋。

3. 將筆記直接透過 Outlook 寄送出去

由於 OneNote 是整個 Office 2016 套裝的一部份,因此與 Office 2016 的環境高度整合也是它的強項,你可以使用其它的 Office 軟體來處理筆記的內容。如果你想要將筆記(包括你在筆記中手寫的螢光註記、重點圈選)分享給同事或是客戶,直接透過 Outlook 寄送即可。

▲在筆記頁面上,直接在「常用」的頁籤下面,點選「電子郵件頁面」將這個筆記寄出去,或是選擇「會議詳細資料」把這個筆記當作會議資料寄給他們。

▲接下來就會在 Outlook 開啟,直接填入收件人就可以寄出。

4. 將錄音、錄影過程中的重要時刻加上文字標籤

既然是雲端筆記服務,透過 OneNote 進行會議記錄其實也相當實用。你可以在會議進行過程開啟 OneNote,然後直接按下「錄製音訊」或是「錄製視訊」的按鈕,即可開始將會議現場的影音實況錄製下來。

曾在會議過程中錄音的人應該都知道,最麻煩的就是當錄音時間很長,事後回放時很難記得某段話是在哪一個時間點講的,即使利用滑桿移來移去,也很難找到確切的時間點。針對這個問題,OneNote 用了一個很聰明的方法來幫你解決,當你在錄音或錄影的時候,如果聽到重點需要標註,隨時可以在錄音框中輸入文字,這段文字就好比是影音檔的書籤,日後,你只要點選這個書籤,即可跳轉到某個重要的片段。

▲在「插入」頁籤中點選「錄製音訊」開始進行錄音。

▲在編輯區中出現一個音訊錄製的工作框。

▲在工作框中輸入文字,每一段文字就會被當成是一個「書籤」

▲當你重新複習這個音訊記錄時,你將滑鼠移到書籤上,前面就會出現一個播放按鈕,點選這個按鈕就可以直接跳到特定的時間點。

5. 將手寫筆記直接轉成數位文字或是數學式

時下很多二合一平板裝置甚至是筆電都支援手寫的功能,因此當 OneNote 應用在這些裝置上,勢必會更加好用。如果沒有手寫裝置的話,透過滑鼠一樣可以試試看,只要在繪圖裏頭選擇手寫工具即可。

相信很多使用者被輸入數學符號這件事困擾著,有些符號用手寫的很快就可以寫出來,但是透過鍵盤卻不知道到底該怎麼打出這些符號,因此 OneNote 的這項功能確實是相當實用!

▲在範例中我們用滑鼠寫了一個簡單的數學式,然後使用套索工具將數學式的範圍框起來,接著在畫面右上方點選「筆跡轉成數學」功能。

▲然後就會自動跳出一個視窗,顯示轉換出來的數學式。

6. 快速筆記讓你擁有數位版的黃色便利貼

你可以把快速筆記這項功能視為是電腦桌面上的黃色便利貼。 雖然不同於紙張,但是「快速筆記」可立即儲存到 OneNote 筆記本,方便你進行搜尋和整理。使用的時候很簡單,只要在 OneNote 的「檢視」頁籤中點選「新增快速筆記」即可。

▲桌面上就會出現這樣一個快速筆記的視窗,你可以在上面利用類似填寫便利貼一樣的方式,把一些重點事項寫出來。

▲其實這個視窗就是一個精簡版的 OneNote,當你點選這個視窗上方的抬頭列時,就可以叫出完整的介面。

此外,如果在沒有開啟 OneNote 的狀況下,你也可以利用快捷鍵來建立快速筆記,只要在鍵盤上按下 Windows+N 組合鍵即可。

▲當開啟筆記本時,會有一個頁面就叫做「快速筆記」,在這裡你可以從子頁面查到你建立了多少個快速筆記。

從企業的觀點來選擇雲端筆記工具

整體來說,Evernote的設計比較像是一個單純以文字為主的筆記本,你把每次想到的事情記在每一頁筆記上,日後要找的時候就透過搜尋、標籤的方式把需要的筆記內容找出來。而OneNote則比較像是個人或是企業的維基百科,你可以保存各種多媒體的檔案,透過不同階層的方式將知識進行歸納、分類。雖然兩者都各有優點,但如果你需要保存的是有系統的、可以被管理的知識,那OneNote在設計上還是比較合適。

我們將前面兩者在編輯功能上的差異做了一個圖表,整理如下:

在這個圖表中要特別提的是「單月流量上限」這一項,Evernote 有入門的免費版、進階版、專業版以及企業版四種版本,其中企業版並沒有提到單月流量上限,但是其它的版本則都有流量上限,像是免費版一個月只能上傳 60M、進階版則有 1G、專業版有 10G 的限制。進階版或是專業版的流量對一般人來說可能夠用,但免費版 60M 的容量實在太少,大概上傳個二十張圖可能就不夠用了。至於 OneNote 本來就是付費的工具,並沒有流量的上限。(不過就算是附在 Windows 10 的免費版本 OneNote,也沒有流量的上限)

從這幾年企業選擇雲端工具的趨勢來看,一個好用的雲端工具除了能夠讓使用者隨時隨地都能使用外,還需要支援跨裝置、跨平台使用。從這個角度來看,Evernote 以及 OneNote 都有符合這個條件。

至於在價格部分,Evernote 有免費的入門版、進階版、專業版以及企業版四種,不過從團隊工作的角度來看,只有企業版才有提供團隊小組共同合作的雲端空間以及會議討論的機制,費用為每個使用者一年 3,600元。

由於 OneNote 屬於 Office 365 的一份子,我們就從 Office 365 的收費方式來做分析。從下表可以看到,Office 365 商務版以及 Office 365 商務進階版都有提供 OneNote,以較便宜的 Office 365 商務版來說,每個使用者每月收費 285 元,一年為 3,420 元。

這樣換算下來可以發現,選用 Office 365 商務版一年的價格(3,420 元),竟然比 Evernote 企業版一年的價格(3,600 元)還便宜,別忘了,你得到的不只有 OneNote 一項服務而已,還包括完整的 Office 服務以及 1TB 的 OneDrive 檔案儲存空間!

事實上,很多企業組織早就採用 Office 365 商務版的方案,但很多使用者常用的還是在 Word、Excel、PowerPoint 這三個工具,鮮少甚至是從沒來去碰過 OneNote。希望經過了這一番的說明後,會提醒你好好重新檢視一下這個好用的雲端筆記工具並充分應用,發揮它「雲端第二大腦」的管理能力,有效增加團隊的知識競爭力!

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