五個專案管理工具,讓你省時、省錢、省力!


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在一個有壓力、持續變動的組織下執行專案可能會面臨艱鉅的難題。一般的企業辦公室員工被無數的截止日期、會議,電子郵件和任務追著跑,這表示他們可能沒有空閒在你面前或專案中好好發揮才能。幸運的是,有工具讓你做事更有效率。為了確保專案的成功,不論你是要幫助客戶或內部專案相關者 ,請看看以下五個能節省時間、金錢和精力的專案管理工具。

甘特圖和 Scrum 模板

 

在一個資訊爆炸的時代,成群的文字不斷和我們有限的注意力作戰—一個簡單的視覺化呈現可以給你清新的感受以及高效率。甘特圖使用基本水平線條呈現每個專案的階段和進度。團隊成員將能快速瀏覽近期完成的工作(或至少應該完成什麼工作)以及何時需要他們的貢獻。他們還能夠看到每個階段需要花費多少時間。

 

Scrum 模板以相似的方式運作,很適合用在不具有嚴謹時間表、涉及多個團隊的專案上。它的版面會顯示不同的階段—規劃、執行等,並為每個團隊做上標記。當他們完成階段並有所進展的時候,團隊可以在版面上移動他們的標記。 這讓大家能看到更遠的方向,和現在所處在的位置。

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任務分配

 

同意去做一件事情很容易,但要記住非常難。特別是當每個新的訊息都帶著一個新的任務。這就是為什麼一個分配任務的線上工具會如此有價值。不論是在專案中被賦予設計標誌的人,或決定最終數字的人,都可以登錄帳戶,輕鬆看見他們需要做的事。根據帳戶的設定,他們還會收到工作接近期限的電子郵件提醒通知。

 

另一方面,專案經理可以對他的團隊保持關注,並確保所有任務按時完成,而不必滑完所有的電子郵件。這有助於避免代價高昂的延遲和不必要的失敗。

 

資源分配

 

在公關公司的環境中,資源分配是關鍵。專案經理需要一個有效的工具來計劃和追蹤團隊成員的時間,以防超售、錯過截止日期或造成客戶的不滿。但這種組織方式不應該只限制在創意發想類型的公司。如果對團隊成員的時間、能力有很清楚的了解,不是也對企業辦公室很有幫助嗎?

 

要求你的團隊盡可能地去估計他們在這整個專案當中,可以付出的時間、心力。讓他們在所有休假、無法全力工作的日子,還有工作會議、其他截止日期上做標記。如果你很會按小時來安排進度,你就能建立一個很貼近實際情況的時間表。一個線上資源分配工具,會讓你和你的團隊成員很輕鬆的追蹤實際時數和估計時數,並進行相對應的調整,實現更順暢的未來工作流程。

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回饋工具

 

給予回饋對不同人來說有不同意義,有些人提供固定、規則性的編輯請求;有些則是模糊的感覺和反應。有時不同的專案相關者,會有相衝突的意見。這些會讓負責收集回饋的人很難知道接下來該怎麼進行,他們應該要聽誰的?

 

回饋工具允許專案相關者可以對不同版本的交付項目進行投票和排名,從而使團隊更容易以公平的方式提供一致的方向。如果某個人的意見應該有更多的權重—也許他們擁有重要的相關專業知識,你可以讓他們擁有兩票。

 

立即可用(Out-of-the-box)的報告

 

進度報告和事後檢驗是每個專案的關鍵部分—而它們不一定要很花時間。相較於花費寶貴的時間創建自訂報告,請選擇一個立即可用的選項。你能夠輸入相關的數字和圖表,並讓程式生成適當的格式和數據視覺化。

 

這意味著你可以更快地開始規劃你的下一個專案!

 

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