堪薩斯城:運用 Office 365,讓員工提供更好的服務!


我喜歡住在堪薩斯城,因為它帶給我世界上最棒的兩件事—友善的小城鎮和大城市的好處。身為堪薩斯城的副市長與資訊長,我也確保我們 4300 名員工在運用科技為城市付出的同時,能得到同樣多方面的好處:功能強大也易於使用的應用程式、低成本卻能走在最前端。現今,我們作為一個直轄市的獨特需求,剛好和 Microsoft Office 365 相符,我們也在一個更好的位置上,可以提供市民應得的數位功能與回應快速的服務。

我最喜歡 Office 365 E5 的一點是:它讓我得到了一個平和的心態。在被嚴格控制的環境之下,我們的挑戰是提供員工日常生活使用的科技,並同時維持高標準的安全要求。Office 365 幫助我們小心行事。我們使用 Office 365 進階威脅防護當作另一層保衛,讓員工的收件匣更為安全。我們現在部署的「Safe Link」和享有的額外保護,代表我們不用再擔心員工點擊到不安全的連結:這是一個很大的商業價值。有了最全面的 Office 365 訂閱方案— E5,我們可以擴展資料遺失保護功能和多重驗證功能,讓我們的薪資和員工入口網站更安全。

對我們來說,另一個龐大利益是行動性的提高。以前,如果我們在外地工作的員工想取得他們的文件或信件,他們必須到最近的消防局連上城市網絡。現在,有了 Office 365 的 商務用 OneDrive,他們可以在任何地方、任何裝置上取得他們需要的資訊。例如:現場督察要檢查改建與電氣工作是否符合建築規範標準,他們再也不用帶著紙本文件,或事前在辦公室確認信件、預約或上傳照片。這是一個運用 Office 365,讓我們可以達到數位轉型的好例子:現在我們的員工可以整天待在外面工作,提供比以往更有效率的服務。

從我的角度來看,提供更好的業務和分析工具(例如:Office 365 Power BI)授權給我們的員工,是件很棒的事。我們以前的圖表、地圖都是手繪的,現在我們可以輕鬆的優化作業:從員工的離職率、填補坑洞所需的時間到救護車的反應時間,讓我們更知道該如何改進我們提供給市民的服務。最棒的是,Power BI 包含在 E5當中。外包一個業務分析應用程式是非常昂貴的,但有了 Office 365,我們可以得到所有我們需要的應用程式,且全在同一個配套方案當中。

我們也期待看到最新版商務用 Skype Online 帶來的降低成本,和增加的功能。有了PSTN 會議,將消除我們對單獨會議供應商的需求,並每年為我們省下大概五萬塊美元。我們的採購部門已經迫不及待使用此功能去播送需求建議書,透過增強撥號功能,接收到更多人的競標。從我為堪薩斯城工作的三十年前開始,Microsoft 的產品就是我們工作環境的一部份。和今日沒什麼不同的是:我們的需求也許不斷在改變,但 Office 365 證明了我們可以持續優化作業,並使用 Microsoft 創新的企業生產工具,提供更好的服務。

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—Mary J. Miller

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