雲端行動辦公室,讓你拿回生活、工作的自主權!


NAdella

九月五號微軟搬新家,落實「行動優先、雲端至上」的理念,打造讓員工自由辦公的雲端行動辦公室。員工沒了固定座位,四處座落著被吸音海綿圍繞的討論空間和「Focus Room」。顏色鮮豔、設計簡約的開放式辦公室,少了常見的隔板、多了一整排落地窗,明亮寬敞的空間營造出有別於傳統辦公室的輕鬆氛圍。在網際網路與行動裝置的普及之下,雲端行動辦公室成為未來的趨勢,而微軟藉著 Office 365 的幫助之下,親身站在浪尖的最前頭,帶來一場工作型態的新革命。

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想要落實行動辦公室,先要掌握、了解雲端。「最早的雲端概念,就出現在隨處可見的水龍頭上。」Office 365的產品經理 Janet這樣形容。社會共有的水庫是集結水的地方,而雲端也就是個集結資源的地方;政府建制的輸水系統就像是網際網路,而水塔、水龍頭是行動載具,靠這兩者把資源運送到所有地方。你需要的時候就能擷取適當的份量,不多不少剛剛好,這就是雲端的好處!行動辦公室,讓你在任何時間地點都能夠辦公。對於企業來說,它能讓那些沒辦法花一整天待在辦公室的人也可以辦公;自由工作者也能夠將生活與工作結合,彈性的運用時間去接案子。

微軟的行動辦公室能運作順利的幕後推手,非 Office 365 莫屬。Office 365 的目標本身就是要打造雲端行動辦公室,它除了包含我們常見的 Office 編輯工具,還有OutlookSkype for Businesses SharePoint 等,都是為了讓我們能隨處收發郵件、線上開會與共享資料所設計的。而 Office 365最大的優點就是—它是一個平台,而非單一的工具,你只需要有一個帳號,就能擁有所有的編輯工具、會議工具等,並且不會有整合問題。這給予企業最大的好處就是彈性,不論你的員工需要擴增或縮編,再也不用擔憂來不及擴建或浪費設備,也不用重新修改與好幾家不同公司購買工具的合約,你只需要向微軟購買或撤銷帳號就能搞定一切。新竹某家公司的資訊長表示:「自從使用了微軟的雲端方案,減少了管理人力。這樣的雲端服務就好比和微軟租借房子,無論是水電或是設施修復,都由他們為你解決。」

雲端行動辦公室改變的不只是辦公室環境本身,更重要的是它改變了人們的工作型態。「我是一個職業婦女,如果說我今天必須回家照顧生病的小孩,無論早到或晚到,我都能在家工作。」Janet受訪表示:「我可以選擇在我想要的時間工作,不受時間與空間的限制。」另外,她也提到微軟是個跨國公司,所以若沒有雲端的幫助,讓他們能更彈性的在不同時間工作,和其他國家時差的問題,會讓大家的時間非常難配合。

即使雲端帶來的種種好處,讓它成為未來趨勢,許多企業還是因為資安的問題而有所疑慮。然而微軟本身就是最懂資安的公司,因為 Windows 的緣故,讓其成為全世界駭客攻擊次數最多的公司,也在不斷地攻擊之下,累積了豐厚的資安經驗。Office 365 所設計的東西,一直都是從企業的角度出發,微軟不賣廣告,因此不會有利用消費者資料做分析的行為。全世界四十幾個資料中心,全部都保持透明,微軟讓你知道你的資料在哪個資料庫,如果需要第三方的證明文件,甚至說國家的檢察單位都可以配合來提出申請。

回過頭來看微軟的新辦公室,在不需要顧慮資安的問題之下,賦予員工最大的自由創新能力。即便座位數少於總員工的數量,也幾乎沒有供不應求的情況,大家在沒有隔閡的辦公室中相互溝通、協同合作,減少了設備的成本,還提升了業務上的回應速度。「我覺得最大的重點是,微軟想把辦公室弄得沒那麼像辦公室。」Janet說新辦公室就像咖啡廳一樣,也許還想塑造出居家的感覺,讓大家在工作時可以做心情上的轉換。

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最後,科技始終來自於人性。微軟透過各樣人性化的設計,融入本土文化,用不同主題來設計社交空間、用不同台灣地名來命名會議室。「有一天收到主管的信件,要我等會送資料去愛河給他,瞬間覺得有趣又好笑。」微軟的實習生說:「第一天到新辦公室上班,看著主管們為了一條河、一個夜市東奔西跑的,我就心想:『啊,原來這就是真正的行動辦公室啊!』」

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受訪者:Janet Chiang ( Office 365 team Senior Product Marketing Manager)

撰稿者:Kaitlyn Hsiao (Office 365 team MAA)

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