馬偕醫學院全校應用Office 365,打造治校新典範


校七年以來,馬偕醫學院一直是一所敬天愛人、教學與研究並重、小而美且精緻的醫學大學。全面採用 Office 365 公有雲服務,更讓馬偕醫學院領先其他大學院校,展現管理、成本與應用的多元效益。

從日常工作的 Office 應用程式,到 Exchange OnlineSharePoint OnlineSkype for Business Groups 功能,Office 365 不僅解決了以往 IT 面的管理及維運困擾,大幅降低 IT 費用,更為全校教職員、師生帶來更為便利且無所不在的使用體驗。

從自建到公有雲,TCO 節省達 80% 馬偕醫學院以 Office 365 結合 Microsoft Azure AD 服務建立單一帳號機制,除了 Office 365 的服務以外,就連資訊中心及廠商開發的程式如校務行政系統、課程管理系統、圖書館系統、電子公文系統,全部都能以 Microsoft Azure AD 登入,落實混合雲應用模式。

楊明正主任指出,導入 Office 365 的效益包括大幅降低整體持有成本(TCO)、管理更方便、確保人力精簡,以及系統一致性。 舉例來說,馬偕醫學院從 Exchange Server 移轉到 Exchange Online,TCO 降低達 80% 以上:而在信箱容量,即使主管以往也只有 6 GB,一般同仁是 3 GB,但現在一律都是 50 GB 的超大容量,這對於資料量多、檔案大的醫學系而言很有幫助。尤其畢業生的電子郵件帳號都會全數保留,做為有效聯絡的校友平台,但年復一年增加的畢業人數會形成添購伺服器的壓力,採用 Office 365 就能解決這項問題。值得一提的是,馬偕醫學院以 SharePoint Server 造的馬偕雲,移轉到 SharePoint Online 所節省的 TCO 也可達 80%。馬偕雲的功能包括空間及會議室借用、 多媒體以及專案內控、稽核與評鑑,透過微軟夥伴 AvePoint 的協助,在幾乎沒有中斷服務的情況下,完整地將原有的 6 GB 資料量及權限設定、網頁外觀、 metadata 完全順利移轉到 SharePoint Online,就連使用者也沒有察覺後端環境的改變。經過移轉後,SharePoint Online 成為全校師生的一個共有平台,大大方便了師生之間資料分享以及行動公。

引進新應用,提升工作與教學效率

除了將原先自建的應用系統轉換至公有雲服務,馬偕醫學院也善用 Office 365 的豐富功能,打造全新的工作與學習模式。

Office 365 Groups 正是馬偕醫學院的熱門應用之 一,現已建立近 20 個群組,手機版 app 是最常使用 的介面,應用情境類似市面流行的即時通訊軟體,訊息會同時在 app 出現並以電子郵件通知,完全不會遺漏,還有專用的雲端硬碟空間可進行檔案交換,並支援包括多媒體在內的豐富檔案格式,更結合了 OneNote 的筆記功能和行事曆。

例如:醫學系的整合型課程有大量需要共同編輯的教材,但老師們通常分散在學校和醫 院等不同地點,透過 Office 365 Groups 就可以線上進行編輯、 儲存、校正及修改。Office 365 全新推出的 Planner 功能更進一步以專案團隊為設計概念,也成為馬偕醫學院深感興趣的應用方向。

楊明正主任說:「現在的教學都追求更生動、更數位化,Office 365 就能支援豐富的數位課程應用,還能做到上課即時互動。」舉例來說,老師自編的教材 和講義都儲存在 OneDrive 讓學生下載,而在每人一機的電腦教室裡,學生上課先登入 Office 365 帳號,再將個人的 OneNote 分享給老師,就能即時回答上 課的提問或交作業,老師也能直接給分或給評語。

免除大量維運作業,專注學校核心系統

目前,馬偕醫學院資訊中心僅有五名人力,但完全可以專心開發校內需要的應用程式,其他功能就 、直接使用 Office 365。以往 IT 人員必須定期備份 SharePoint Server Exchange Server,採用 Office 365 之後完全免除備份作業和相關的軟硬體投資,還能享有微軟掛保證的高可用性,顯著減輕了 IT 人員的壓力和負擔。

對個人使用者而言,Office 365 同樣也可節省自行備份檔案的麻煩,就連中電腦病毒的狀況都大幅減少,沿續 Office 的熟悉介面也無需改變使用習慣。結合 Microsoft Enterprise Mobility Suite 還能強化行動設備的支援及管理,以及對個資的保護。

採用 Office 365 以來,馬偕醫學院沒再採購過新伺服器,最近才因應校務行政系統伺服器的汰舊換新而購置。楊明正主任表示:「對 IT 部門而言,必須管理的東西愈少愈好,這正是公有雲的特色及優勢。 Office 365 有更嚴密的保護機制,我們不用自行處理版本更新的問題,就能隨時使用到最新的功能,我相信由微軟管理一定優於我們自己管理,而且做得更好更多。」

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