管理專案,要先學會「用對圖表」!


 

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直覺等於迅速,用圖表弄清專案目標!

識博管理顧問公司執行長張國洋指出「在工作上,運用圖像的目的在於,把數據資料整理成圖像式報表,讓客戶可以立即看到專案的進度與目標,快速理解專案全貌。」舉凡在專案生成及執行過程中的分析、溝通、思考、發想與整理等階段,若能將龐大且複雜的數據資料,運用視覺圖像呈現,在溝通上雙方容易達成共識,讓專案執行更為順暢,以達成客戶目標。

張國洋舉例,以,每一位員工身上都有好幾個專案同時在執行,因此如何掌握每個人的工作時程及工作量(loading),便成為主管很重要的工作。張國洋便經常利用堆疊長條圖,將「人力」「時間」設定為橫軸與縱軸,顯示每個人的專案執行數量與時程,掌握工作分配的合理化。張國洋表示,圖像式管理可以很輕易地掌握人力資源情況,對未來在評估對外配合的人力成本考量上,也有所依據。

另外實務上,客戶交辦工作時,往往很難將確切需求說清楚,經常會令人無所適從,這時候若能透過WBS的工作分解結構表一一做記錄,便很容易將工作內容重新分配、歸納,找出適合的搭配模式,甚至推派出適合的接洽窗口。「這個過程就是專案的雛形。」

五大常用圖表,專案不NG!

張國洋也舉出自己在工作上常用圖表,各圖表間相互相交叉使用,以用來達成專案目標

第一:時間管理,甘特圖(Gantt chart)呈現進度,讓專案成員一目瞭然。

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(圖一:甘特圖。更多詳盡操作與使用時機:http://bit.ly/29s8FXM

第二:長條圖或折線圖,快速掌握某一段時間內的數字演變與趨勢。

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(圖二:長條圖)

第三:雷達圖可用來表示不同屬性的影響、泡泡圖(Bubble chart)用來說明工作程序的輕重緩急。

M04(圖三:泡泡圖)

第四:心智圖(Mind Map)、腦力激盪圖與可用於創意發想。

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(圖四:心智圖,更多使用技巧http://bit.ly/29gVBWo

第五:流程圖與泳道圖(Swimlane Flowcharts)則可用於表示工作順序或組織結構。

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(圖五:泳道圖結合流程圖,更細緻的操作請見http://bit.ly/29sh2T5

運用圖表分析與報告,精準掌握趨勢!

張國洋更具體的說明,一般人對於視覺圖像的邏輯思考,仍停留在二維的平面式思考,進入大數據(Big Data)時代,則能運用圖表呈現出更多面向的分析與報告,在專案溝通上更容易勝出。

以上述提到的圖表他會這樣使用,例如,首先以每個專案的「成本」與「時間差」做為X軸與Y軸,建構出象限圖;接著在4個象限上,運用泡泡圖的泡泡大小,呈現預算多寡或風險高低;然後依此排定公司所應投注該專案的人力資源及時間成本。

回想當初之所以使用圖像式的報表匯報,張國洋表示,2006年因工作需要,想要運用圖表的方式將軟體的優缺點一一說明給客戶了解,進而引用公司產品做為企業E化的解決方案,於是去書店買了一本《圖解王:學會圖解式思考與製圖技術》,因此接觸到圖表製作,也接觸到到微軟的 Visio軟體,發現能快速繪製圖表,也容易上手,從此便一直使用至今。

「即便現在手機或平板有不少好用的繪圖軟體,但一遇上重要的圖表,如工作流程圖、泳道圖等,仍習慣用Visio繪製。」

隨著現今社會講究快速解決問題與直覺化溝通方式,但若面對較為複雜的專案時,就必須另尋其他軟體。張國洋建議,不妨利用Visio結合Excel及Project的方式來處理,用了觀念與正確的工具,交互使用,專案管理不求人。

(以上圖一、圖二、圖三,圖由台灣微軟提供,圖三、圖四由經理人整合行銷業務部製作)

文章出處:經理人

—經理人月刊 整合行銷部

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