讓專案管理沒有效率的六個原因


不好的專案管理浪費你的時間!根據國際專案管理學會 (PMI) 統計,公司每投資十億在專案管理有一億九百萬是浪費的。投資越多,浪費越!根據其它企業的報告,越大的專案管理,越容易浪費資源,比起小專案,大專案容易發生延遲、預算超額、失去決定性特色的問題。中小型專案,也充滿危險,如果你曾做過專案管理,就能明白我所說的困境。
使專案管理不順利的原因是甚麼呢? 根據國際專案管理學會,通常是因為專案需求的改變 (40%) 和有限制的資源分配 (20%) ,然而,有時候這些原因會影響專案管理,有時候則不會。

專案效率降低

以下是讓你的專案管理效率變低的六個原因:

1. 確保穩定性

現今,各行業的專案都存在許多的變數,不論是在行銷產業、人力資源產業、科技技術產業或製造生產業,只要失去靈活性或彈性都有可能成為專案的致命傷。根據 PM Times,從過去幾年到現在來看,一個靈活的專案管理需要仰賴正確的專案管理軟體及應用程式 PricewaterhouseCoopers也表示這是一個非常重要的趨勢,Scrum (43%) 是一個在 Agile 理論中 最熱門的模式,用來處理複雜的任務,第二名則是 Lean & Test Driven Development (11 %) 和第三名 eXtreme Programming (10 %)。比起未使用 Agile 的企業,使用此模式的企業成功提升37%的效率及30%的利潤,儘管有如此好的效果,但少於三分之一的企業會頻繁使用 Agile。

2. 軟體不適合

 

購買低端軟體挑選到不適合的功能,常常發生在企業。令人意外的,有一些公司 (23%) 完全沒有使用到專案管理軟體,但是

高效率的公司 (87%),了解專案管理軟體為公司帶來的效益。並不是所有專案軟體都很好,成功的公司會適當的依賴軟體,並不斷更新軟體以保持品質及公司度整合度。好的軟體讓工作過程更順利,使用 Office 系列產品,如: Office 365, Skype, PowerPoint and SharePoint,雲端專案管理服務,讓使用時更有彈性及安全性。

3. 無效率的工作團隊

遠距離溝通的團度通常是國際團隊,因為不同的的時區以及跨不同語言、文化,讓彼此溝通更困難,透過有效率的專案工具(如:
良好PM軟體),管理參與者能隨時追蹤和分享最新消息、溝通資訊及執行進度,保持每一個人之間緊密的聯繫。

4. 高階長官支持不夠

擁有同一陣線的長官支持是專案成功的一大因素之一。但實際上,非常少長官會真正參與專案、給予清楚的方向及協助提出問題。時間不夠常常是個大問題。所以,在專案開始時,應該和長官及專案經理人討論,例如:時間確認、報告、會議、評估問題等。另外,使用對的軟體讓你的項目管理辦公室 (PMO) 和長官,都能順暢的設定專案管理計畫。

5. 不靈活的組織目標及策略

 

不明確的的專案目標常常是失敗的主因,五個專案中就有三個是不符合企業目標。了解企業目標並評估專案,使公司或部門目標一致是非常重要的。幫助不知道如何計劃的人排列優先順序,

節省珍貴的時間、力氣、金錢及資源,也幫助提供長官需要的訊息。

6. 溝通破裂

國際專案管理學會指出溝通破裂常常是專案失敗的主要原因之一,幸運的是,研究指出,購買適合的專案管理軟體,可以讓內部的團隊溝通更加順利,同時也提升和客戶溝通的能力。不論內部會議或是國際會議,專案成功的關鍵都在於使用正確的工具,安全並有效率地傳遞重要訊息。

從簡單到困難的問題,每一個小細節都可能使專案運作受到阻礙,但是每個問題都一定有解決的方法。沒有效率的公司浪費很多資源,導致專案失敗,由此可見工具的重要性。

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