詠立實業導入中華電信微軟雲服務憑藉 Office 365 激發高效生產力


成立於 1985 年的詠立實業(Valentine),一向致力開發優質的醫療器材與醫療復健用品,產品供應項目一應俱全,深獲歐美多國客戶青睞;該公司長期倚重Excel、Outlook 等微軟生產力工具,賴以維繫商務溝通,為確保所用工具版本皆屬最新,進而鞏固業務拓展基礎,於 2015 年底引進 Office 365 商務進階版服務。

走進詠立實業位在汐止的辦公室,映入眼簾的,滿是輪椅、義肢、尿壺、拐杖、輔助推輪、溫度計、氣墊床、沐浴椅…等等琳瑯滿目的醫療復健產品與醫療器材,舉凡時下熱門的銀髮族用品,可謂應有盡有。上述質優精緻的產品,堪稱詠立 30 年深耕醫療製品的能量展現。而該公司不論面對每一位客戶,接獲每一項產品開發需求,總是秉承一貫嚴謹作風,審慎管控從產品概念設計、生產、包裝乃至運輸等所有價值流程;如今 Valentine 之於歐美醫療保健市場,除因品項供應繁多而成功形塑「一站式購足」優勢,亦建立高品質口碑,所以每逢國際醫療展覽會,其所設攤位屢屢吸引諸多觀展人潮。詠立特別助理林啟宗表示,該公司業務型態全為外銷導向,由其內部研發團隊受託進行產品設計,再協調台灣或大陸代工廠從事生產製造,因此每一項產品從無到有的歷程,都涉及裡裡外外的反覆溝通與確認;有鑑於此,詠立對生產力工具的選用原則,除著重員工的熟悉度,也必須迎合商務市場主流趨勢,故而長期高度倚賴 Excel、Outlook 等微軟 Office 應用程式。

永遠採用最新版Office 順勢消弭安全疑慮

以往詠立均為員工配置單機版 Office,經年累月導致版本略顯陳舊,有些甚至進入終止支援 (EOS)  狀態;林啟宗憂心,因詠立為中小企業,缺乏足夠資源配置專責IT人力,無力控制因老舊 Office 軟體所衍生的資安風險,長此以往,對公司業務拓展終將形成不利影響,所以在 2015 年下半決定破舊立新,評估引進新版 Office。「幾經考量,我們認為此刻縱使選用當下最新單機版Office產品,幾年過後,仍會因版本趨於陳舊,開始浮現資安隱憂,」林啟宗說,不僅如此,傳統一次買斷式授權,難以彈性因應公司員工人數增減動態,可能導致投資浪費,因此他基於個人過去在美國工作時對 Office 365 留下之良好體驗,建議詠立採用 Office 365 服務,以確保員工恆常可用最新軟體版本,並使公司能根據人員異動而靈活調整訂閱授權數量,此項建議獲得經營高層同意。


緊接著,林啟宗基於報價合理性、技術支援服務效率與反應速度等條件,針對若干微軟大量授權經銷商、中華電信微軟雲服務等供應來源進行遴選,最終由後者勝出。深究中華電信獲得青睞之主因,在於能夠透過單一來源,同時供應高速上網暨 Office 365 等關鍵服務,進而營造帳單統一利基、強化費用管控效率,更有助簡化聯繫窗口,況且中華電信是少數由微軟認證的雲端解決方案供應商之一,技術底蘊之深厚無庸置疑,可望對欠缺IT管理能量的中小企業適時奧援,加速排除各種疑難雜症。詠立擇定以年繳方式訂閱 Office 365 商務進階版達 14 個帳號,綜觀整個使用範圍,最令其受惠良多的重要內容有二,首先是每個帳號皆可下載 Office 應用程式,安裝在 5 臺 PC/Mac 離線使用,並透過不同平臺的行動裝置使用熟悉的 Office ,相較於單機版僅允許安裝於1臺電腦的侷限性,更加貼近使用者實際需求,且讓 Office 搖身一變為隨身可攜工具,有助提升作業效能;其次則是 Exchange Online 服務,具備 50 GB 容量超大信箱,便於員工藉由跨平台裝置存取並同步電子郵件、行事曆與通訊錄,一併享有專業級垃圾郵件及惡意軟體防護。

透過逐步引導 輕鬆執行郵件設定管理

林啟宗進一步說,採用中華電信微軟雲服務迄今,無論在使用面、管理面都已產生具體效益。針對使用面,因員工早已熟悉 Office,而從單機版轉變為雲端服務版,僅在安裝方式略有差異,仍可維持既有使用慣性,學習曲線趨近於零,且不管員工傾向操持何種語言介面,皆能安裝可用之最新軟體,所以詠立日後若有意延攬非屬中或英語系的員工(例如日韓),都無需擔心業務人力佈局受阻。至於管理面,儘管詠立不具高深IT專業知識,仍可憑藉 Step-by-Step 輔助說明,輕鬆透過 Office 365 管理介面執行網域名稱、帳號變動等設定,即使其間偶遇疑問,也可隨時撥打中華電信客服專線而快速解惑;另值得一提,詠立擁有大量長期客戶,亟需妥善保存歷史溝通記錄,故可利用 Exchange Online 封存機制執行舊信件歸檔 (Archiving),一來確保個人信箱隨時保持充裕可用空間,二來可輕易藉助客戶名稱、訂單編號或樣品編號等關鍵字,迅速查找歷史信件,藉以建立順暢的業務溝通協作管道。總括而論,林啟宗認為中小企業欲於國際市場開拓事業版圖,一定離不開Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及電子郵件等可受信賴且簡單易用的生產力工具,因此必須思考如何突破 IT 管理能力侷限,顧及自身可接受之金流彈性,並儘可能追求集中管理多項帳單之便利性(含寬頻、電信、Office 365),獲取這些必要工具的使用權;由此觀之,蘊含 Office 365 內涵、並富含月繳或年繳付款彈性的中華電信微軟雲服務,確實是值得評估採用之理想標的。傳統一次買斷式授權,難以彈性因應公司員工人數增減動態,可能導致投資浪費,詠立實業採用 Office 365 服務,以確保員工恆常可用最新軟體版本,並使公司能根據人員異動而靈活調整訂閱授權數量。

 

詳細產品訊息請上Office365官網:www.microsoft.com/taiwan

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