VOGUE、GQ–康泰納仕樺舍以 Office 365 開啟數位轉型路


全球 IT 的 TCO 大減 17%,持續擴增通訊與社群的協作應用

VOGUE 雜誌是發行百年以上的時尚聖經,GQ 雜誌則是全球品味男士的最愛,康泰納仕樺舍集團旗下的刊物皆是引領風潮的經典。而在 IT 面,早在 2012 年就執行的數位化策略,也讓康泰納仕樺舍集團成為引領雲端的先驅者。

Office 365 是康泰納仕樺舍集團邁向雲端的第一步,從 Office 365 到 Exchange Online,為整個集團和全球各地分公司帶來驚艷的效益,接下來計畫導入的 Yammer 社群和 Skype for Business 的通訊應用,預料在整體持有成本(TCO)及協作效益會有更佳表現。

康泰納仕樺舍集團技術總監王松麟表示:「善用公有雲服務,是提升 IT 部門及人員價值的關鍵,而非取代 IT 的角色。IT 能藉此創造更多契機與專案,為使用者打造更好的工作環境,才能真正突顯 IT 在公司的價值,Office 365 就幫助我們實現了這個目標。」

 

三年計畫驗收,TCO 見成效

台灣康泰納仕樺舍集團為一全方位之媒體出版集團,兩年前開始使用 Office 365,緣起於總部向全球推行的政策。當時,康泰納仕樺舍集團對 2012 年到 2015 年設定了三年 IT 計畫,目標是協助集團朝向數位化發展。

由於數位化是必然的方向、既定的策略,走向雲端就成為關鍵的第一步。不久之前舉行的康泰納仕全球技術年會,已經著手討論 2016 年到 2018 年的未來三年計畫,當然也回顧了過去三年的成果,兩者的核心都在雲端。

王松麟總監表示:「根據總部的評估,自從 2013 年開始使用 Office 365 以來,根據總部評估,全球節省了多達 17% 的 TCO,而且這是只使用 Office 應用程式和 Exchange Online 的成果。可以想見未來隨著更多功能的導入,將會帶來更顯著的效益。」

一般使用者對 Office 365 最有感的效益就是便利性。王松麟總監說明,媒體產業的 Mac 使用者很多,公司配備的電腦又以桌上型為主,員工回到家裡要工作時常要使用自己的電腦,單一帳號可取得五部裝置的授權就非常實用,也廣受使用者的肯定;此外,使用者還可以安裝 Outlook,取代 Web 介面的收信機制,更符合原有的使用習慣。

 

深化雲端應用,社群與通訊為重

除了 Office 應用程式和 Exchange Online,康泰納仕樺舍集團目前評估導入的新功能包括 Yammer 和 Skype for Business。Yammer 的用法類似 Facebook,相較於以往都是在 Facebook 用私人帳號建立工作群組,除了公私混淆,也有資料外流的疑慮,改用 Yammer 就等於是企業級的臉書,公私領域涇渭分明,資料安全也獲得更好的保障。

舉例來說,康泰納仕俄國分公司是使用 Yammer 的先驅,結合 IT 部門,以及外部的律師和顧問公司進行文件分享,大力推薦 Yammer 的好用和安全性,即使與外部人員分享仍能確保文件絕不外流,而且文件版本都能保持在最新狀態。

Skype for Business 則預定在 2016 年開始推動,先由 IT 部門的跨國視訊會議及專案分享做起,目前已有分公司運用 Skype for Business 的遠端桌面功能來做 IT 支援。此外,國外其他分公司也利用 SharePoint Online 來開發 IT 部門的問題回報系統(Trouble Ticket System),不僅做為提供協助的依據,也能明確評估 IT 部門的績效指標。

而在台灣方面,SharePoint Online 也是評估重點。康泰納仕樺舍集團許忠誠 MIS 主任說明,內部目前只有公用資料夾,以 Office 365 進行 Intranet 相關的應用建置會是 2016 年的重點,像是 IT 及人事的政策公佈等;此外,透過與 AD 的結合來支援人事方面的作業,像是財務長希望開發的請假管理系統,也在規劃之列。

提升 IT 價值,改善工作環境

因為使用 Office 365,也讓康泰納仕樺舍集團有了許多新嘗試,像是從 Exchange Server 2003 轉換為 Office 365 的 Exchange Online,而開發了許多實用小功能,例如:預約會議室由櫃枱的紙本登記,轉為線上填表。

許忠誠 MIS 主任指出,以往在 Exchange Server 2003,IT 部門必須花很多時間解決容量問題,最常見的困擾則是因為大樓在假日停電而無法存取信箱,使用者也很不習慣外出時必須以 Web 介面收信。現在這些問題在 Exchange Online 都迎刃而解,IT 部門不用花時間在維運和強化安全措施,使用者也可以在自己的裝置以習慣的 Outlook 介面收發郵件,更重要的是,還降低了公司整體的頻寬壓力。

對康泰納仕樺舍集團而言,微軟解決方案的最大優勢就在整合,無論是 Yammer 或 Skype for Business,都能和 Office 365 緊密整合及連動,使用者也能快速上手。其次,則是企業最關注的安全性,不論 Yammer 和 Skype for Business 都是專門針對企業市場量身打造的解決方案,就連外部廠商也能簡單輕鬆地拉入群組裡,倍增協同合作的效益。

王松麟總監表示:「企業的 IT 部門人力都很精簡,不可能為了管機器而雇用更多人員,善用公有雲服務就很重要;此外,雲端也是主流趨勢,透過公有雲服務的使用,也能幫助 IT 人員成長。Office 365 真正做到了讓 IT 部門提升價值,不再只是管機器的單位,而是更專注在高生產力的專案及工作。」

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