Project Online 的雲端未來計畫


對於大多數不論大型或小型的公司來說,在組織內實行專案管理是必要的。市面上有許多專案管理工具,可以協助您的企業規劃資源、制定計畫、成本控制,以及與團隊成員進行有效地溝通,並追蹤專案的進度情況。雖然有些工具可視為軟體安裝在個別的網路主機上,它們多是以網頁程式為基礎的,換句話說,它們可在雲端中進行作業。

雲端專案管理工具的好處

您可能會對雲端計算這個名詞感到畏怯,然而您應花點時間來想一下它的真正含義。雖然本地的專案管理工具有自己的存放路徑,但基於雲端計算的軟體,有以下的許多好處:

較低的前期成本:

當您使用本地的專案管理軟件,必須支付一些費用,其中包括軟體授權、硬體伺服器、IT 人員的支援,及漫長的部署程序等等。而雲端的解決方案則是按月或按年繳費。

比以往更佳的安全:

儘管是許多企業高階主管都認為,在過去,雲端計算只提供了與本機解決方案同樣的安全性,公司只是不用再管控實體伺服器。最近的一篇富比士文章提出“雲端計算將不再是一個矛盾。”

從任何地方皆可存取:

只要連接網際網路,您就可以存取在雲端上的專案管理軟體。因為資料是透過網頁瀏覽器來呈現的,它也可以讓團隊成員在電腦以及其他裝置上編輯和管理文件。

緊密連結專案團隊成員:

雲端解決方案讓即使相距千里的團隊成員,仍能感受專案團隊的整體感。因為每個人都會收到即時的更新,不會意外地漏掉專案團隊成員的對話內容。此外,對話可以在專案空間中進行(而不是經由電子郵件),並加以存儲以備將來參考。

提高生產效率:

所有的專案摘要資訊、任務、文件、新聞和行事曆都能集中保存,基於雲端計算的專案管理解決方案,可以節省時間。節省了時間,效率就可以提高。此外,集中存儲的位置,讓團隊成員能隨時隨地存取專案文件。

即時通訊:

使用雲端計算的專案管理軟體的最大好處是,一旦上傳到專案工作區,就能讓信息快速得到反饋。這也可提高生產效率,因為它降低了工作需要重做的風險。

最即時的數據做出更好的決策:

成功的企業要有願景,還要持續獲利,最重要的是要在瞬息萬變的環境中,得到最即時的資訊以利迅速正確地決策。由於雲端計算的軟體能夠即時更新訊息,您在指尖就能得到需要的訊息。還有許多內建的報表協助您更深入洞悉實際狀況,然後做出重要的關鍵決策。

簡化 IT 程序:

當您使用本地的專案管理軟件,通常就需要內部IT人員的注意與負責伺服器的維護。而雲端計算的軟體,則是由服務提供商(或其他資源)負責維運,節省您處理任何的軟體更新或錯誤的時間,讓您只要專注於順利地執行專案。

立即更新:

不同於內部部署軟件,每當有新版本發布時,您需要下載更新,但雲端計算的工具會自動更新。不需要支付升級應用程序套件的費用或等待您的 IT 團隊去更新。

為您尋找最佳的雲端專案管理解決方案

然而 ,開始使用一種新的專案管理解決方案並不簡單,需要了解本地和Web雲端選項之間的差異。為貴公司選擇最佳解決方案需要幾個步驟,請按照下列步驟來決定一個合格的服務提供商。

1步:進行需求分析。

每家公司因規模、目標和需求皆不相同。因此應由貴公司決定哪個解決方案最適合。一定要傾聽未來實際的使用者的意見。考慮的重要因素包括是否只有內部員工使用或者也要讓外部客戶使用,還有您需要執行何種報表。一旦您清楚明瞭需求,便能更容易評估合適的服務提供商。

2步:研究服務提供商的服務

服務提供商應提供以下功能:

  • 企業級的可靠性
  • 能夠快速新增團隊和專案
  • 豐富的報表功能,快速洞悉你的專案組合
  • 使用者熟悉的環境,易於瀏覽和使用
  • 在單一介面上就能查看專案任務
  • 排程調度功能,讓您有效地規劃和管理任務
  • 透過摘要儀表板進行數據驅動的決策
  • 全天候的 IT 支援
  • 連續數據備份,及災難恢復和全球備援數據中心
  • 可擴展的解決方案,使您的業務增長

3步:試用

如同買車之前先進行試駕,您應該在實施專案管理解決方案之前先進行試用。試用可以讓您更清楚工具的功能以及是否適用於您的使用情境。

4步:考慮時間表和實施程序

如果您決定要使用線上的專案管理工具,那麼與本地現有應用程式的配合就不那麼重要了。不過,您需要考慮人力和預算的支出,再與您所選擇的服務供應商進行協調。

5步:實施和培訓

您會終於實施一個新的專案管理軟件解決方案。恭喜!只是,您還要完成其他工作。重要的是要訓練您的員工,確保他們能有效地使用新工具。還有要建立一些實際的專案,讓每個人都有機會去探索和熟悉工具的功能。

 

試用連結: https://products.office.com/zh-tw/Project/try-or-buy-project-management-software

更多Microsoft Project 資訊及免費試用:https://aka.ms/projecttw

 

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