資深專案管理人教您如何規劃出完美專案


作為專案管理是個艱鉅的任務。在時間的控管上必須非常的嚴謹。您必須時常確認專案成員是否有如期完成工作,也必須促使他們完成那些十分大量、看起來幾乎無法完成的工作。

但這樣的角色能為公司帶來非凡的價值。事實上,根據資誠聯合會計師事務所(PricewaterhouseCoopers)的研究,專案失敗的原因有超過百分之六十,都是由於資源短缺以及無法在期限內完成工作,而這都是專案經理人可以協助避免的情況。此外,由於企業逐漸意識到擁有良好專案管理的重要性,對於專案經理人的需求將會持續擴大。

專案經理人就像是一個要同時在空中旋轉多個盤子的表演者,是個非常不容易的工作。在時間的控管上必須非常的嚴謹。必須時常確認團隊成員是否有如期完成工作,也必須促使他們完成那些十分大量、看起來幾乎無法完成的工作。

此外,由於越來越多的公司意識到專案管理的重要性,專案經理這個產業正在不斷成長。根據一個獨立專案管理協會的統計,世界各地在2010年至2020年間,將會創造近16萬個專案管理職缺,整個產業將有約$6.61萬億美元的增長。

總結來說,不論您的雇主是誰,專案管理人都是非常重要的角色。無論您是一個專業的專案經理人或只是某個專案的管理者,以下有七個秘訣可以幫助您做好專案管理:

秘訣一:為專案制定明確的目標

從大方向去思考專案必須達成怎樣的目標。如果客戶或外部利益相關者有參與該專案,外部資源會有助於目標的設定。而在制定目標時您必須考慮以下幾點:

  •           防止範圍潛變(scope creep),也就是防止專案的範圍擴大
  •           控制在已定的預算之內
  •           完成不同項目的工作
  •           成果必須具有一定的質量
  •           專案必須在時限內完成
  •           在事先確保擁有需要的資源

 

秘訣二:事前設定預期效益

為了確保專案的成功,團隊中的每個人都必須有一致的想法。顯做為專案的負責人您必告訴成員們您的期望,並要求成員彼此溝通,這是對建立任何專案都十分重要的一步。這些期望必須是具體的、能讓團隊成員完成的目標。另外,以下也是您可能需要準備的:

  • 列出需要交付的東西與到期日的清單
  • 明確定義每個人的角色與責任
  • 訂出詢問問題的流程
  • 團隊溝通計畫,包含您與利害關係者與客戶溝通的頻率等

 

秘訣三:列出潛在風險,並計劃當他們發生時該如何管理

實際上,即使您的計劃再詳盡,意外仍然會發生。那一個好的專案經理該做什麼?當然是針對意外做事前規劃!很顯然的,您不可能精準的預測專案將會面臨怎樣的突發狀況,從惡劣的天氣到政治動亂,甚至技術錯誤都可能發生。但我們仍然可以透過風險管理降低傷害。

 

秘訣四:盡量減少會議次數

根據Verizon的調查指出,只有22%的人認為會議非常有成效,44%的人認為會議有成效,餘下34%的人認為會議有一些或是沒什麼成效。顯然,會議在專案規劃中有一定的重要性,但您必須思考召開會議是否符合時間成本。又或者還有其他溝通管道,這包含電子郵件或其他形式的溝通工具—例如能夠讓您在上面共享文件、分配任務、交流想法、並省去面對面討論時間的專案管理軟體,也一樣可以達到預期的溝通效益。在會議上花越多的時間,就代表花在實際任務執行的時間越少。因此,請在寄出會議邀請前仔細考慮。

 

秘訣五:規劃完美的第一次會議

說到會議,第一次會議是很重要的,因為它將影響整個專案的運作模式。在規劃這場會議時,請確保遵守以下的標準:

  • 邀請合適的人,並確保關鍵人員可以參加
  • 擁有十分明確也詳盡的議程,說明會議涵蓋的範圍,這有助於讓每個人瞭解會議的重要性與目的
  • 確認是否召開線上會議即可或是需要面對面

這必須根據專案的規模、是否有新的客戶參與、或是專案的預算等做決定。請記得,面對面的會議規劃起來通常比較複雜,花費也更多,特別是當會議還包含旅遊的時候)

  • 若關鍵的人物無法出席,必須重新安排會議

(召開一個他們無法出席的會議是沒有意義的,因為通常您必須再舉行一次會議,告訴他們討論的結果以及徵詢他們的意見)

  • 在制定議程前,一定要了解會議的重點,以及人員應該從會議上帶走什麼樣的信息

 

秘訣六:在專案進行期間定期匯報

要知道您的專案進展順利與否,唯一的辦法就是透過精準的匯報。這通常能夠透過專案管理軟體完成。報告能幫助您評估資源分配的效率,並確保您能控制專案在預算及時間內完成。

 

秘訣七:用對工具

目前在市場上有許多專案管理工具,但每個軟體都不盡相同。您必須確定您所真正需要的,並對您有興趣的產品進行比較。最後,您必須確認您所選擇的工具,可以幫助您做到以下幾點:

  • 組織和連接任務,以建立時間表和計劃
  • 能讓團隊成員分享想法,促進團隊溝通
  • 人性化的介面,能讓使用者快速上手
  • 能夠依據團隊需求做彈性的規劃

 

即使成為一個厲害的專案經理人是項艱鉅的任務,但仍然能夠達成。您只需要熟知專案管理的知識與技巧,並使用適當的專案管理工具,您就可以順利達成目標。

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