東元電機導入SharePoint,打造安全高效率的研發平台


東捷資訊服務協助整合 PDM 與 MES 系統

落實文件管理機制與電子化簽核


「Microsoft SharePoint
的最大優點就是有多面向的發展性,可以延伸成為企業內部的入口網站,結合商業智慧,支援知識管理,讓東元電機長久累積的資料與文件能有更好的整合及運用。」
 

—-東捷資訊服務總經理  高尚偉

 

東元電機在全球馬達產業位居第三,擁有厚實的產品研發技術與能力,為了確保研發優勢,迎擊資安挑戰,在東捷資訊服務的協助下導入 Microsoft SharePoint 2013,打造「文件不落地」的集中管理平台。

強化文件資安,確保研發智財權

東元電機擁有承製 1/4HP 到 100,000HP 低中高壓馬達與 14,500V 超高電壓完整範圍的馬達之實力。除了標準型產品,客製化市場更是東元電機深耕的領域,例如:用於軍艦、潛艇、發電廠的大型馬達,清一色是客製化製作。

對於研發專案而言,一個馬達就等於一個新產品線,而且馬達的使用壽命長,產品資料需要長時間的完整保存。東元電機原先原先採用其他外商品牌的產品資料管理(PDM)解決方案,但面臨用戶端授權費用過高及資安的考量,決定重新評估解決方案。

根據東捷資訊服務的規劃,所有文件都轉移至 Microsoft SharePoint,原先的 PDM 系統只保留圖檔;同時,以 Microsoft SharePoint 連結工廠的製造執行系統(MES),以提供規範書、工作說明書等文件資料,並擔負經驗分享的功能。

鄭偉珽協理說明,在以往的工作模式下,設計師自己的電腦裡都存有研發檔案的複本,除了有資安疑慮,也會造成版本的混淆;相較之下,集中在 Microsoft SharePoint,不但能確保最新版本的檔案,同時也能完整保存檔案內容異動的歷史。

更重要的是,研發設計資料攸關企業智慧財產權,資安把關必須更為嚴謹,Microsoft SharePoint 協助東元電機加強對文件的加密保護,例如:浮水印、簽核機制、線上編輯與檢閱,文件只要離開 Microsoft SharePoint 平台就無法開啟,阻絕檔案外流的可能性。

兼具彈性和擴充性的單一平台

當初在選擇解決方案時,東捷資訊服務曾評估過本土品牌,雖然適用於東元電機現階段的需求,但因應未來成長的彈性和擴充性都不夠;此外,部分解決方案是由數套不同的解決方案組成,使用及管理過於複雜。

相較之下,Microsoft SharePoint 以單一平台提供完整解決方案,也有充足的彈性和擴充性支持東元電機未來的成長需求,而且具備優異的跨品牌支援能力,與現有的 PDM 和 MES 系統的整合很平順。

已經完成的專案第一階段,以文件管理和工作流程為重點,建置簽核流程、建立檔案加密機制,以及舊有資料匯出、文件匯整與簽收確認等功能。今年下半年展開的第二階段,將以行動簽核和商業智慧整合為主,Microsoft SharePoint 2013 對手機已有完整支援,行動簽核的導入也可望讓電子簽核更進階。

鄭偉珽協理指出,過去東元電機的研發文件資料散佈在 PDM 系統、檔案伺服器與個人電腦裡,現在將文件安全地集中在單一的 Microsoft SharePoint 平台,對生產力是很大的改善。接下來,則是要強化搜尋功能,例如:根據不同使用者職掌或部門提供客製化的搜尋結果,更精確地滿足其需求。

企業協作高效率,資訊分享更安心

東元電機研發部門的往來對象除了內部單位,還包括關係企業,以及馬達產業的上中下游夥伴。以往研發部需以電子郵件寄送檔案,曾經出現文件版本錯誤及漏信狀況,導致工程部的誤解,而且根本無法保證檔案安全不外洩。

在 Microsoft SharePoint 裡,則以調閱機制進行內部審核和帳號授權,落實跨部門及與供應鏈夥伴的資料分享,只要指定對象開啟文件閱讀,就會自動追蹤並發送通知,系統也會保存記錄,不用擔心文件寄丟。

由於東元電機常需因應客戶需求進行設計變更,Microsoft SharePoint 提供的共同編輯功能,對研發文件的版本修訂作業很實用。更重要的是,現場師傅取得的生產資訊一定是最新版本,不會再有做錯的問題。

文件簽核也有顯著改善。以往都採紙本作業,由承辦人員一關一關地送簽,但做為馬達生產總部的中壢廠面積廣大,再加上主管經常差旅,找人其實很不容易。以 Microsoft SharePoint 建立電子化流程則可縮短簽核時間,還能自動為文件編號並完整保留於系統,這也改善以往為送簽文件預先領號卻未使用,又因年代久遠導致無法分辨文件遺失或空號的狀況。

東捷資訊服務以往在 Microsoft SharePoint 已有客戶實例與導入經驗,東元電機的專案則讓東捷資訊服務的實務經驗更為深化。東捷資訊服務總經理高尚偉表示,檔案加密、電子簽核是各行各業普遍都有的需求,東捷資訊服務規劃未來會將 Microsoft SharePoint 的解決方案套裝化,協助更多企業快速導入。


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