專案從領導出發 從管理邁向領導新思維


Rethinking Project Management 專案從領導出發】論壇


根據統計,在美國每年失敗的專案金額高達 50 億美金(約新台幣 1,541 億元),有 68% 的專案受到質疑或失敗、82% 進度延遲、43% 超出預算,完全依照進度完成或成功的專案比例並不高。

識博管理顧問公司合夥人暨「專案管理的生活思維」部落格作者姚詩豪說,導入專案組合管理(Project Portfolio Management, PPM)可協助專案目標達成率增加 37%,成功提高企業績效。

台灣微軟與《哈佛商業評論》合作,在 4 月 28 日舉辦「Rethinking Project Management 專案從領導出發」論壇,邀請波士頓顧問公司(The Boston Consulting Group, BCG)台北辦公室負責人暨董事總經理徐瑞廷、識博管理顧問公司合夥人暨「專案管理的生活思維」部落格作者姚詩豪、研華科技應用電腦事業群副總經理鄧覲臺等,針對專案管理發表觀點與見解,從專案建構到實務推動、從高層思維到基層執行各面向進行探討。

一個專案的組成包括人員、工具和制度,但企業領導人往往有個迷思,認為只要專案經理考取「專案管理師認證」(PMP),專案就能成功。

事實是,專案失敗率仍居高不下。本次論壇的重點就在於打破過去專案管理只重視「證照」的迷思,告訴領導人專案管理的成功秘訣,應該要從建立公司專案制度的新思維開始,並搭配適當的專案管理工具及專案管理的人才。

領導者視野,具備專案管理思考

第一階段主講人波士頓顧問公司(The Boston Consulting Group, BCG)徐瑞廷董事總經理,從「領導者與策略的角度看專案管理」。

徐總經理針對本次議題分享,認為「領導」可以是動詞,專案應從領導思考與落實;「領導」也可以是名詞,即決策者扮演著關鍵的角色,應在關鍵時刻做出明智的判斷。在實務面而言,建議領導者從事專案管理,先要建構清晰的組織架構,有助於釐清所有參與人的角色與職責,最上方設置指導委員會,需要負責協調各部門,其次是總專案管理者,負責專案的追蹤,最後才是專案的執行人員。

徐瑞廷也提到「專案管理需要良好的工具,BCG 僅使用基本的三種工具 Microsoft Project、Excel、PowerPoint ,就可以完成專案追蹤與回報。」他點出常見的專案管理風險即分工不清楚,容易互相推諉,決策者身兼多職過於忙碌,容易錯失協調時機,使得團隊失去動力。應制定各部門工作表劃分權責,部門應有詳細的追蹤任務機制,每個月對領導決策者做工作進度彙報,讓決策者能明確的做出決策,以維持專案品質。

3D透視專案管理,領導掌握點線面

第二階段主講人姚詩豪是識博管理顧問公司合夥人暨「專案管理的生活思維」部落格作者,擅長用故事譬喻讓專案管理淺顯易懂。

 

姚詩豪從 3D 剖析專案管理,以容易理解的點、線、面三個面向做比喻,點出自我管理很容易,但是團隊協作卻很需要智慧。他提出專案需要制度,才能推動專案,否則就像沒有馬路的汽車,沒有電路的電燈泡,無法運作。


姚詩豪提出的企業專案管理制度的建立有四點:

  1. 將專案與公司策略連結
  2. 掌握專案現況的透明度與正確性
  3. 設計跨部門的遊戲規則
  4. 制定專案權責與 KPI

專案制度化的 3 個施力點如下:

  1. 人才:教育訓練除了教大家專案的基本概念,更要強調「公司內部專案制度的教育」
  2. 流程:除 SOP,建議建立專案管理辦公室(Project Management Office, PMO)等組織來推動制度
  3. 工具:結合人才與流程的平台與載體

領導先期規畫專案,決定成敗關鍵

大部份的管理顧問或專案管理者,都是由上而下看問題,到了實際執行時總是會遇到困難,鄧覲臺副總在研華科技擁有豐富的產品專案管理經驗。他認為:「專案管理能否成功,在進入專案前就已經決定。哪些該做、哪些不該做,第一步踏錯了,結果就很可能失敗。」

鄧覲臺進一步分析,研華科技生產工業電腦,公司有個很好的機制,每年都會預先討論明年的產品策略,而且是全面性的參與,高階經理、基層人員、前端業務、後端後勤都能提出看法。先找出正確的市場與產品概念,上下前後端的討論,確保每個業務都能夠承接,產品開發才會進入專案管理流程,成功率就會提高。

很多參與者,沒有把專案當成自己份內的業務,甚至事不關己,鄧覲臺提出,「要把專案當成自己的投資案看待,花錢時一定要審慎評估,關心市場價格、消息變動等。」另外,研華科技也能接受開放外部刺激,透過專案、科研等競賽,和學校、資策會等單位合作,讓專案跟上社會的腳步,就能推出符合市場需求的產品。

【活動報名網站】:https://aka.ms/mmkbcf

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