【專案管理】快速掌握「變數」，推演「變化」，是跨領域工作者思維的第一步
在這個Ｅ化時代，無論生活還是工作，「變數」的不定因素，往往擾亂了原定計劃的運行軌跡。如何培養有效的應對思維，以及做好跨領域的整合，專家提出「專案管理」新思維，透過有計劃的管理，搭配好用的Project軟體工具，讓專案進度無往不利，一手掌握！
「所謂的專案管理，就是有邏輯及條理、秩序地處理從來沒做過的事情。」識博管理顧問執行長張國洋開宗明義地指出，培養專案管理的概念和想法，能在面對任何新產品、新研發、新創意時，比別人更有系統性地在從無到有的過程中詳細評估及思考，計劃出有利的方向去執行。
特別是這近五到十年內，台灣從勞力密集的紡織或石化業等有標準製程流程的產業，轉型為因應大量客製化需求的高科技技術、但又夾帶服務性高的精緻化產業結構，促使各企業必須養成時時刻刻面對「 變動 」的習慣與準備，也讓台灣市場對「專案管理人才」更為重視。
能快速掌握「變化」，就是人才
俗話說：「計劃永遠趕不上變化！」但沒有計劃，變化容易讓人手足無措！特別是現今職場。張國洋表示，公司對職缺需求不再一成不變，能夠多功、快速，甚至創新地處理因變化而產生出來的新事務，就是「人才」。
「在台灣，對於專案管理的定義，就是在處理『變』的狀況。」他強調，做任何事情計劃是必要的，但不保證中間不會遭遇變化，而專案管理的價值就是在變動因素產生時，思考變動因素帶來的衝擊和可應對方案，從而調整計劃，更明確計劃目標，並且有效率地計算預算增減、時間調度、人力分配等整合的資訊，從而提高達到最終目的的成功概率。
「這部分就可以透 過一些軟體工具來協助，不但可以讓自己能快速掌握手上的專案外，更可以了解與其他部門及單位的專案串聯關係，做好縱向的連絡 。」張國洋直接點明，這也是台灣企業及專案管理人（Project Manager，簡稱「PM」）與國外比較時，最為欠缺的一塊。「台灣職場太過習慣單打獨鬥的生存邏輯，導致每個專案都只是完成其工作目標，卻缺少串聯不同領域或其他部門的工作者的能力，使得效果達成有限，甚至容易失敗，十分可惜！」這是張國洋分析國內外專案管理差異的看法。
善用軟體推演，挑選最佳的路來走
專案管理需要透過案例分析來學習，同樣需要技術來支援。張國洋十分推薦微軟的 Project 軟體，是專案管理者在處理專案流程及擬定計劃時，一個有力工具。
張國洋很早就已 大量使用 Project 軟體 在自己的 工作排程 上，從 2007 年版本到最新的 2013 版本， 搭配 Project 雲端服務 ，透過電腦、平板、手機的行動化呈現，讓他即使不在辦公室也可以隨時掌握每個專案進度。
他強調，利用工具可以將個案情境複雜化，也真實化，同時也可以利用電腦分析個案狀況存在的危機。他說：「假設同時有 100 多個工作，哪邊的人可能有衝突、哪邊可以作調整、估算大概完成時間、關於老闆下一個指令可能對整個專案計劃產生怎樣的衝擊等等，都可以透過工具分析處理。」
像他就很欣賞 Project 的專案時間軸以及工作清單 ，透過表格及圖像可以快速跑出預計的完成日、工作百分比，甘特圖等等，讓他馬上掌握進度。同時也可以透過議題與風險， 讓同一專案的組員在此討論及回饋實際情況 ，「最重要的是它可以直接跟我的 Word、PowerPoint、Excel、Outlook 整合。」
回想當初開始接觸「專案管理」，是工作上需要跟國外的工程師合作，完成高鐵專案的一部分。後來漸漸發現國外企業很習慣地運用「專案管理」，很輕鬆地就可將許多重大工程問題一一解決。於是，他將之引用在自己的工作上，發現真的很好用，每當主管想要尋問進度或是問題時，他也能 快速調出資料 。甚至若專案必須異動時，他也能透過軟體現場演算，馬上提出看法及建議而漸漸受到重視。
「即便在生活上，我也很依賴這套『專案管理』模式去管理我的生活。」張國洋笑著說，像是他的年度旅行規劃，以及生活中重大支出如買車等，也會用這套邏輯去設計，讓變數的阻礙變小，夢想快速達成。
牽一髮而動全身的小專案，成為趨勢
面對未來的世界潮流，身為專業的企業顧問角色的張國洋十分強調，公司必須先做好對內統一，才有辦法對外面對更多變的商場及世界。
尤其是過去企業可能只需要處理一件「狀況多的專案」就能解決問題。但現在因應各種客製化的需求，及跨平台的合作，導致企業內部會有很多「小專案」，牽動著「大專案」，彼此之間還會相互影響，形成未來專案管理的趨勢及走向。因此若能掌握一套有利的工具協助推演及管理，並透過人性化的專案規則製定，在專案前將所有專案的需求，比方說人員的調度、進度追蹤等變數考量進去後按表執行，前期將工作規畫好，離目標完成就相去不遠了。張國洋並強調：「能做好縱向及橫向的專案串連，就容易在職場勝出！」。
「或許每一個 PM 有自己的做法，但對公司而言，是希望這些做法是統一的、標準的、一致的，甚至用工具也是一樣。 當公司有統一的做事方式，對員工而言，只要配合就可以，對於老闆也能更輕鬆地審理員工的專案 ，在面對詭變的商場，以及跨領域合作的風潮，也較能做更全面性的評估。」張國洋說。
原文出處：原文出處：《經理人》第124期
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