【專案管理】快速掌握「變數」,推演「變化」,是跨領域工作者思維的第一步



在這個E化時代,無論生活還是工作,「變數」的不定因素,往往擾亂了原定計劃的運行軌跡。如何培養有效的應對思維,以及做好跨領域的整合,專家提出「專案管理」新思維,透過有計劃的管理,搭配好用的Project軟體工具,讓專案進度無往不利,一手掌握!

 

所謂的專案管理,就是有邏輯及條理、秩序地處理從來沒做過的事情。」識博管理顧問執行長張國洋開宗明義地指出,培養專案管理的概念和想法,能在面對任何新產品、新研發、新創意時,比別人更有系統性地在從無到有的過程中詳細評估及思考,計劃出有利的方向去執行。 

特別是這近五到十年內,台灣從勞力密集的紡織或石化業等有標準製程流程的產業,轉型為因應大量客製化需求的高科技技術、但又夾帶服務性高的精緻化產業結構,促使各企業必須養成時時刻刻面對「變動」的習慣與準備,也讓台灣市場對「專案管理人才」更為重視。

 

能快速掌握「變化」,就是人才

俗話說:「計劃永遠趕不上變化!」但沒有計劃,變化容易讓人手足無措!特別是現今職場。張國洋表示,公司對職缺需求不再一成不變,能夠多功、快速,甚至創新地處理因變化而產生出來的新事務,就是「人才」。

「在台灣,對於專案管理的定義,就是在處理『變』的狀況。」他強調,做任何事情計劃是必要的,但不保證中間不會遭遇變化,而專案管理的價值就是在變動因素產生時,思考變動因素帶來的衝擊和可應對方案,從而調整計劃,更明確計劃目標,並且有效率地計算預算增減、時間調度、人力分配等整合的資訊,從而提高達到最終目的的成功概率。

「這部分就可以透過一些軟體工具來協助,不但可以讓自己能快速掌握手上的專案外,更可以了解與其他部門及單位的專案串聯關係,做好縱向的連絡。」張國洋直接點明,這也是台灣企業及專案管理人(Project Manager,簡稱「PM」)與國外比較時,最為欠缺的一塊。「台灣職場太過習慣單打獨鬥的生存邏輯,導致每個專案都只是完成其工作目標,卻缺少串聯不同領域或其他部門的工作者的能力,使得效果達成有限,甚至容易失敗,十分可惜!」這是張國洋分析國內外專案管理差異的看法。

 

善用軟體推演,挑選最佳的路來走

專案管理需要透過案例分析來學習,同樣需要技術來支援。張國洋十分推薦微軟的 Project 軟體,是專案管理者在處理專案流程及擬定計劃時,一個有力工具。

張國洋很早就已大量使用 Project 軟體在自己的工作排程上,從 2007 年版本到最新的 2013 版本,搭配 Project 雲端服務,透過電腦、平板、手機的行動化呈現,讓他即使不在辦公室也可以隨時掌握每個專案進度。

他強調,利用工具可以將個案情境複雜化,也真實化,同時也可以利用電腦分析個案狀況存在的危機。他說:「假設同時有 100 多個工作,哪邊的人可能有衝突、哪邊可以作調整、估算大概完成時間、關於老闆下一個指令可能對整個專案計劃產生怎樣的衝擊等等,都可以透過工具分析處理。」

像他就很欣賞 Project 的專案時間軸以及工作清單,透過表格及圖像可以快速跑出預計的完成日、工作百分比,甘特圖等等,讓他馬上掌握進度。同時也可以透過議題與風險,讓同一專案的組員在此討論及回饋實際情況,「最重要的是它可以直接跟我的 Word、PowerPoint、Excel、Outlook 整合。」

回想當初開始接觸「專案管理」,是工作上需要跟國外的工程師合作,完成高鐵專案的一部分。後來漸漸發現國外企業很習慣地運用「專案管理」,很輕鬆地就可將許多重大工程問題一一解決。於是,他將之引用在自己的工作上,發現真的很好用,每當主管想要尋問進度或是問題時,他也能快速調出資料。甚至若專案必須異動時,他也能透過軟體現場演算,馬上提出看法及建議而漸漸受到重視。

「即便在生活上,我也很依賴這套『專案管理』模式去管理我的生活。」張國洋笑著說,像是他的年度旅行規劃,以及生活中重大支出如買車等,也會用這套邏輯去設計,讓變數的阻礙變小,夢想快速達成。

 

牽一髮而動全身的小專案,成為趨勢

面對未來的世界潮流,身為專業的企業顧問角色的張國洋十分強調,公司必須先做好對內統一,才有辦法對外面對更多變的商場及世界。

尤其是過去企業可能只需要處理一件「狀況多的專案」就能解決問題。但現在因應各種客製化的需求,及跨平台的合作,導致企業內部會有很多「小專案」,牽動著「大專案」,彼此之間還會相互影響,形成未來專案管理的趨勢及走向。因此若能掌握一套有利的工具協助推演及管理,並透過人性化的專案規則製定,在專案前將所有專案的需求,比方說人員的調度、進度追蹤等變數考量進去後按表執行,前期將工作規畫好,離目標完成就相去不遠了。張國洋並強調:「能做好縱向及橫向的專案串連,就容易在職場勝出!」。

「或許每一個 PM 有自己的做法,但對公司而言,是希望這些做法是統一的、標準的、一致的,甚至用工具也是一樣。當公司有統一的做事方式,對員工而言,只要配合就可以,對於老闆也能更輕鬆地審理員工的專案,在面對詭變的商場,以及跨領域合作的風潮,也較能做更全面性的評估。」張國洋說。


原文出處:原文出處:經理人》第124

【活動報名網站】:https://aka.ms/mmkbcf

Comments (0)

Skip to main content