【專案管理】從上往下貫徹專案管理精神,才能發揮最大功效



「未來的職場是個充滿變動的環境!」識博管理顧問公司資深合夥人、曾留學美國西北大學取得專案管理碩士的姚詩豪說,很多專案往往在耗費了大量的人力、時間與金錢之後,卻仍然失敗,而失敗的關鍵因素在於目標不明確。

對企業主而言,老闆對於專案管理的效用存在著疑惑,而對第一線執行專案的工作者,他們很怕透過專案管理,事情會愈做愈多。以上的狀況都是一般人對專案管理的迷思,真正懂得靈活運用專案管理的概念,並搭配好用的 Project 工具來規劃,對於企業主及工作者來說,才能用最少的力量及最佳的方式達陣!

真正懂得專案管理的人,就像手上有明確劇本的導演,知道如何規劃,並一步步達成目標。 姚詩豪如此形容。

 

專案管理未來趨勢─大型專案減少,相互牽連的中小型企業專案當道

 「以往專案管理偏向大型的議題或公共工程,但因應時代的轉變,如今專案管理已經不單單只是一種技能,更是一種精神與態度,並且要能落實在我們的生活與工作當中。」姚詩豪以台北市都市發展為例,以前台北市長主要推動大型的工程專案做為其施政成績,像台北 101、小巨蛋或者捷運等工程建設。但到了現在,台北市因地狹人稠,能做的大型工程已不多了,現在反而著重在設備的維護及加強與市民的關連性等軟性規劃。「別小看柯 P 拆除公車道這件事,這事關係台北市的交通行政及都市發展。案子雖不大,但涉及的層面卻很多,因此建議不妨把現在許多市政規劃,也納入到專案管理的概念中,才能做到面面俱到。」

他繼續說:「這是一個很明顯的趨勢。台灣已慢慢走出已開發國家之列,未來超大型的案子將愈來愈少,反而一些中小型專案會愈來愈多,且相互牽連著彼此發展。」

面對這樣由點推向面,甚至是 3D 立體化的專案管理趨勢,姚詩豪建議有志朝向專業管理人發展的經理人,或是現在已經是公司內部執行專案的專案管理工作者,不妨可以試著找一套好用的管理工具,像是微軟的 Project 來操作。透過圖像式的管理,把一般人認為是抽象的資訊變成具體化,將專案規劃具體地呈現出來,讓大家知道這個專案要做什麼?要怎麼做?要在何時由何人做何事?……等等,「簡單地說,就是過軟體紮實地做好『溝通』這件事。」姚詩豪強調。

  專案推廣識眾人之事,但許多專案管理工具太複雜,無法真正發揮管理的價值

Microsoft Project Lite 簡單上手,團隊成員無需費時學習,就可輕鬆參與專案的進度管理、文件分享及交流討論,最適合中小型專案使用,有效管理任務進度,每人每月只要225元,搭配 Microsoft Project Online,省時、省力、省成本,最超值!

 

有系統且邏輯清晰的排程與規劃,讓專案事半功倍

別小看這種圖像式且有系統的溝通呈現方式,這樣的「專案管理」技巧,可是吸引他投入專案管理的工作,甚至開辦起顧問公司的起源。

「會投入專案管理這行,其實是當兵時的一個機緣。」姚詩豪回想當兵時的經歷,當時金門開始投入清除地雷的任務,並委託國外顧問群負責規劃執行,而他因英文流利,便被派任為翻譯。

「我被他們專案管理的準確及專業分工嚇到了。」這群來自世界各國的人彼此並不認識,但透過他們之前在網路上預先安排好的專案分工,一到金門聚集後便可立即各司其職,將地雷搜尋、定位、拆除,整個過程相當専業,因此引發他投入專案管理領域的研究。之後,專案管理甚至深入他的生活,連婚禮的細節安排都是運用專案管理的概念和工具,將宴客的座位及婚禮的排程做到最完美的呈現。

「專案管理的最大好處,就是透過有系統的表達法、邏輯清晰的排程與規劃,在最短時間讓人了解。所以,即使彼此沒有見過面的人,也可以透過這套系統進來運作,甚至接手。」姚詩豪說,現在想來,當時的觀念也十分符合時下網路世代的跨平台合作機制,也難怪近幾年台灣的專案管理已漸成為一種顯學。

 

從上往下的專案管理,將員工效能發揮最大

「在國外,專案管理早已運行多年至成熟階段了!相較之下,台灣才剛起步而已。」在美國專案管理領域工作數年的姚詩豪指出,台灣與美國,最大差距在於專案管理的執行邏輯。

「國外的經驗,習慣從企業高層先決定策略方向,之後再下放到部門決策,然後到專案決策,最後才到個人決策。這就像船長先決定方向,下面划槳的人才知道要怎麼做。」姚詩豪說,從上往下的專案管理是他們所力推的方式。他建議,台灣企業不能僅要求底層員工考專案管理的PMP專業證照,更重要的是企業高層要建立一套專案管理的制度,這樣才能有效將員工本領發揮到最大。

姚詩豪分析國內外對於專案管理的差異性,國外的企業非常注重整體的遊戲規則訂定。先前他們輔導一家台灣著名的半導體廠的資訊部門,剛開始,企業雖然缺乏完整的專案管理流程,但透過他們的引導,再加上企業既有的美式風格管理方式,讓內部組織流程漸漸成熟,使員工也能十分熟悉這套「遊戲規則」。之後,即使再遇到類似的專案成立時,也能依此策劃及執行。尤其剛開始,公司內部在討論規則的時候,員工會有非常多的辯論,然而一旦完成辯論,決定要執行的策略後,大家都是很服從,照著方向走。

「專案中難免常有突發狀況。即便專案一開始規劃再好、再清楚,也難免有變化,專案管理的另一個重點就是要管理變化。」姚詩豪說。正因為制定好遊戲規則,將每一個發生的突發狀況都給一個指標,狀況發生時,第一線工作者便可立即知道如何因應。姚詩豪表示:「一個明確的KPI及遊戲規則的制定,輔以員工的執行力,往往會使案的成功率非常高,而非流於口號而已!」於是在姚詩豪以及其專業顧問團隊的協助下,這家半導體廠商也從一家發展中的企業,變身為國際市場上舉足輕重的角色之一

因此姚詩豪說:「一個可以從上往下貫徹專案理念的公司,將來的成就肯定是不容小覷的。」

姚詩豪歸納,不管是工作還是生活上面,一個有系統、有原則的思考方式,對每個人都是有幫助的。如何把管理的思維用在生活之中,來面對職業生涯、人生決策、人際關係的經營,專案管理的概念與思維,都提供了一個很好的方向與方法。


原文出處:經理人》第123

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