政府機構大躍進-用雲端技術服務2600萬市民


此篇文章翻譯自美國德州資訊部長(CIO)、科技部(DIR)局長Karen Robinson


全國各地的政府機構在有限的資源下,不斷找尋明智的方式來加值這些資源。在德州,雲端服務提升部門內部的工作流程速度、時間效率、預算控制,身為德州州立資訊部 (CIO) 部長及科技局 (DIR) 局長的角色,我很榮幸能夠以全州的視野看見這些改變所帶來的好處,像我經常需要與他人連線、即時透過資料做出正確判斷的工作,雲端所帶給我的好處是最為直接的。

在德州這個 695,621 平方公里的土地上(在美國各州總面積中排行第二大),邊界不只擁有一些最受歡迎的城市之外,同時也涵蓋超過 1 億 3000 萬英畝的農村和農田,在這麼廣大的面積上德州政府擁有36萬公務人員在為2600多萬的人民服務,對德州的公務員來說「行動力」成為我們最大的考量因素。我們期望我們的政府人員在工作表現上具有效率,且不管他們在何處、何時工作、使用何種裝置、為哪一社會族群服務,皆能夠隨時取得他們想要的資訊,無時無刻與內部同仁們連線。這種「在任何地方、任何裝置工作」(work anywhere on any device) 正符合現今政府機構邁向整合、雲端、行動辦公室的趨勢。

德州公部門機關,像是州機構、自治市、區域學校等皆是 DIR 所負責的範圍,而 DIR 的工作就是提供給這些機構部門豐富且有效率的技術資源,讓這些機構部門能夠自由地在該領域盡情發展研究。DIR 首先與 Microsoft 合作雲端技術,透過 Microsoft 提升州政府機構的協作力與溝通力。這個最新、安全、普及的服務讓我們重新定位訊息管理系統,公務員也能夠專注在許多相關的任務和人員。

現今整個德州公部門機關已經超過 10 萬名公務員使用雲端技術來協同作業與做為溝通工具之一,這也讓德州政府在雲端電子郵件、協作服務領先全美國其它 49 州。每一位使用者都非常喜愛視訊會議、即時文件共同編輯、分享行事曆來完成他們每天所需要完成的工作,即使他們不在辦公桌前也能做到這一切;我曾經也有過在車內與其他多個部門完成線上會議的經驗,這樣不僅幫我們彼此省下許多時間。在越接近截止期限時員工所出現犯錯的機率也越高,好險有即時雲端共同編輯和即時訊息功能,大幅降低這些失誤率。

DIR 不僅需要解決各部門 IT 問題,透過 Office 365 更確保所有從上到下德州公務員的隱私安全。以合理的成本導入這些頂級的服務,提升行動裝置的支援,落實以雲端為基礎的行動生產辦公室,而且每個部門機構能夠依據自己適合的環境設定不同的溝通工具,司法部辦公室更激動的致電告訴我說:「哇!這些符合我們需要的工具正幫助我們邁進21世紀。」這也意味著有一半的部門機構在轉移至雲端後才發現比起原先的方式,雲端工具服務每年更節省 65% 的花費。

這一切的可能性都是由於Microsoft呼應了我們所要求的安全性及隱私性刑事司法局 (The Department of Criminal Justice)、酒精飲品委員會 (Alcoholic Beverage Commission)、保險局 (Department of Insurance)、衛生與人群服務部 (the Health and Human Services System)皆涉及到《健康保險可攜與責任法》(HIPAA)、CJIS標準(Criminal Justice Information Systems),而 Microsoft 協助我們確保 Office 365 能夠遵守 HIPAA 和 CJIS 標準的隱私安全,Microsoft 甚至與我們簽屬 CJIS 附錄與 HIPAA Business Associate Agreement。對於我來說,我並不會過於誇飾這個決策是多麼重要,但與 Microsoft 的雲端合作確實給予德州帶來許多信任與依靠。

德州政府之所以優先選擇 Office 365 是因為 Office 365 朝向全新的文化體驗而邁進,呼應現今職場的第一訴求:連結、行動、效率、服務。德州在美國扮演一個很重要的州,當然責任也十分龐大,更重要的是我們不需要和隱私安全妥協就能擁有這些符合我們需求的工具,協助我們完成每日的工作。與 Microsoft 的合作,幫助我們建立全新服務,使我們邁向振奮人心的新視野,而這些廣泛使用雲端服務為德州政府所帶來的益處皆只是冰山一角。 

—Karen Robinson

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