Utilización del Panel de telemetría de Office para distinguir los documentos importantes dentro de la organización

Artículo original publicado el martes, 7 de agosto de 2012

Esta entrada ha sido escrita por Makoto Yamagishi, director de programas del equipo de administración de soluciones de Office

En nuestra última entrada de blog presentamos el proceso de compatibilidad de Office recomendado y el Panel de telemetría de Office. Una parte clave del proceso consiste en distinguir qué documentos y soluciones son realmente críticos y se utilizan cotidianamente, en lugar de estar simplemente archivados para situaciones esporádicas. En esta entrada vamos a echar un vistazo rápido a cómo los profesionales de TI pueden utilizar el Panel de telemetría de Office para identificar los documentos relevantes para la organización.

Identificar las soluciones críticas para el negocio

Esta sección trata los dos primeros pasos del proceso de compatibilidad de Office moderno:

Paso 1 - Recopilación de datos: empiece recopilando documentos reales de los usuarios finales, así como el uso que hacen de los complementos y metadatos.
Paso 2 - Análisis de los datos: identifique los documentos y los complementos críticos para el negocio que deben estar preparados el primer día de una implementación de Office.

Recuerde que la Telemetría de Office en Office 2013 puede recopilar información sobre qué documentos de Office se están abriendo y qué complementos se están cargando desde todos los equipos que ejecutan Office 2003 o posterior. El Panel de telemetría de Office muestra los documentos y los complementos utilizados con mayor frecuencia en la empresa. Puede empezar el análisis desde las vistas principales. Los documentos y los complementos se ordenan colocando al principio los elementos más populares… normalmente estos documentos y complementos utilizados con mayor frecuencia son los candidatos principales a tener en cuenta como críticos para el negocio.

La captura de pantalla siguiente muestra cómo aparecen los documentos utilizados con frecuencia en el Panel de telemetría.

La popularidad no lo es todo, ya que a veces podemos tener un nombre de documento común utilizado por muchas personas. El Panel de telemetría ofrece algunas características que sirven de ayuda para el análisis.

Al hacer clic en una celda que contiene recuentos de usuario, puede profundizar en la vista para obtener más detalles sobre cada documento o complemento. Puede ver quién está utilizando el archivo, desde dónde y cuándo ha sido abierto. Toda esta información ayuda a decidir si el archivo realmente tiene un uso compartido, a quién pertenece el documento y, en última instancia, si debe prestársele una atención especial.

La captura de pantalla siguiente muestra los detalles de todos los archivos denominados Prototype Setup Tasks.xls.

Dado que el Agente de telemetría puede recopilar datos de Office 2013 y de Office 2003, Office 2007 y Office 2010, puede ver el desglose del recuento de usuarios por versiones de Office. La utilización del signo más (+) de la característica de agrupación de Excel permite expandir la vista, para ayudarle a ver si un documento o un complemento se utiliza exclusivamente en una versión específica de Office. Estos signos más se resaltan en la captura de pantalla siguiente.

Microsoft Office instala varios documentos, plantillas con mucho contenido y complementos de serie. Y a veces los usuarios con prisa guardarán sus archivos con el nombre de archivo predeterminado, llenando el inventario con archivos de tipo Libro1.xlsx y Documento1.docx. Si desea centrarse en ver únicamente los documentos y los complementos únicos, puede utilizar la columna ‘Integrado’ (correspondiente a la opción que aparece dentro de un círculo en la captura de pantalla siguiente) para filtrar los que proporciona Microsoft o los que utilizan un nombre de archivo predeterminado.

En esta entrada hemos mostrado cómo la Telemetría de Office puede ayudarle a identificar los archivos más populares en la organización y a obtener más información sobre cómo se utilizan.

Gracias por haber dedicado su tiempo a la lectura de este documento. Publicaremos entradas de blog adicionales sobre el Panel de telemetría de Office para tratar detalles sobre cada característica, pasos de implementación o sugerencias y procedimientos recomendados. Si está interesado, puede evaluar esta característica con la vista previa para clientes del nuevo Office. También puede encontrar el manual de implementación detallado en TechNet. También tenemos artículos adicionales de TechNet planificados.

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Using Office Telemetry Dashboard to understand what documents are important in your organization