Ahora disponible: coautoría de documentos en Word Web App

Artículo original publicado el jueves, 7 de julio de 2011

Unos 50 millones de personas de todo el mundo están usando Office Web Apps con SkyDrive y Hotmail. Como ya mencionamos en este blog, siempre escuchamos sus sugerencias sobre cómo mejorar la experiencia de Office Web Apps. Hoy nos complace anunciar otra nueva característica basada en sus solicitudes: ahora es posible la coautoría en Word Web App con SkyDrive. 

Tomando como base las características de colaboración que ya están disponibles en Word 2010 y Word para Mac 2011, la coautoría en Word Web App con SkyDrive le ayuda a colaborar con otros sobre contenido pulido sin tener que salir de su explorador web. Simplemente inicie sesión en SkyDrive y ya puede comenzar.

Nuestro enfoque hacia la coautoría en Word Web App con SkyDrive refleja los profundos conocimientos de nuestro equipo sobre la manera en que nuestros clientes prefieren colaborar y hacer las cosas, según lo que nos dijo y cómo observamos el uso de Office. Para diseñar la coautoría, leímos muchos comentarios suyos, miramos, preguntamos y escuchamos la forma en que los clientes dijeron que querían trabajar juntos cuando trabajan en documentos de Office. Descubrimos que las expectativas cambian según el tipo de documento y el estilo de colaboración.

Algunas veces, las personas prefieren un estilo de colaboración ad hoc, con intercambio de ideas, y desean ver las modificaciones de los demás a medida que escriben. OneNote es excelente para ello, y así es exactamente cómo funciona la colaboración en OneNote, desde que fue lanzado al mercado hacia 2003. También puede colaborar de esta manera en OneNote Web App.

También aprendimos que la mayoría de las personas no desean que los demás vean lo que piensan y editan en un documento pulido hasta que estén listos. Al mismo tiempo, otros colaboradores del documento desean revisar y asimilar los cambios que se realizan antes de reaccionar y responder en lugar de ver lo que escriben otras personas en el documento en el que están trabajando.

Diseñamos coautoría en Word Web App con SkyDrive de forma consecuente: durante la coautoría, siempre tiene una vista en tiempo real para ver quién está realizando cambios y cuándo ocurren estos cambios. Apenas comienza a escribir, la sección correspondiente del documento se bloquea y se notifica a las demás personas, lo que le otorga el control e impide que los demás se distraigan. Los colaboradores pueden hacer clic en “guardar” en cualquier momento para obtener una vista actualizada de todos los cambios.     

Estamos muy entusiasmados con esta nueva funcionalidad. Como padres orgullosos, tenemos algunas imágenes (y un poco de información más detallada) para compartir:

¿Cómo comienzo entonces?

No necesita hacer nada especial, simplemente abra su documento en Word Web App y le diremos si hay alguien trabajando con usted. Y, a medida que trabaja, también le informaremos si alguien viene o se va.

Si no ve el mensaje (o solo siente curiosidad), puede consultar la ficha Ver para ver en cualquier momento quién está:

¿Qué sucede luego?

Más allá de eso, todo lo demás funciona de la misma manera que cuando edita un documento solo en Word Web App (escribe en el lugar que desea hacerlo y guarda cuando desea compartir los cambios).

Cada vez que empieza a escribir en un párrafo específico, lo reservamos para usted, de manera que nadie más pueda editar allí hasta que usted termine. Cuando eso ocurre, el párrafo tiene una línea de puntos alrededor de su borde izquierdo, y todas las demás personas del documento ven un bloqueo con el nombre suyo, para que sepan que está ocupado trabajando:

lo que ve usted... (observe la línea)

lo que ven los demás… (pasaron el cursor sobre el icono y pueden ver quién es ese “alguien”)

Se libera el bloqueo cada vez que guarda, y se comparten todos los cambios con todas las demás personas que están trabajando en el documento. Esa última parte es importante (sus cambios se revelan y los cambios de los demás aparecen en el documento solamente cuando hace clic en Guardar).

Poner todo en común

Si uno de los demás autores guarda, le avisaremos a usted de dos maneras que, según esperamos, no lo distraigan:

• ·        La barra de estado de la parte inferior de la ventana del explorador le indica que hay cambios:

• ·        Los bloqueos del otro usuario se convierten en marcadores “guardar para ver los cambios”:

Cuando esté listo para guardar, los cambios de los otros aparecerán en el documento, los de usted se implementarán para que todos los demás los descarguen, y destacaremos en verde las partes nuevas:

¡Eso es todo!

Realmente eso es todo. Una última cosa importante: todo esto funciona hoy en Word Web App con SkyDrive, Word 2010 y Word para Mac 2011, para que pueda trabajar conjuntamente y ser más productivo en el explorador, en PC o Mac.

Incluso mientras estuvimos desarrollando esta nueva característica, como equipo hemos seguido leyendo sus comentarios (sí, los leímos a todos) y cada vez que vemos esta solicitud pensamos “sí, un día de estos, lo prometo”. Por suerte, hoy es el día en que podemos compartirlo, y esperamos que nos siga enviando sus comentarios.

Gracias.

Tristan Davis y Jenni French

Equipo de Office Web Apps

P. D. Esperamos que le guste esta nueva característica tanto como a nosotros (incluso la usamos para escribir esta entrada de blog). Nuestros amigos del equipo de Windows Live SkyDrive también usaron esta nueva funcionalidad para administrar el blog del equipo. Consulte qué dicen en el Blog dentro de Windows Live.

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Now available: Co-author documents in the Word Web App