¿Por qué elegir Office? “Para encaminar los proyectos”.

La ejecución de proyectos es importante, independientemente de para quién trabaje o en qué departamento. Debe saber quién es responsable de cada parte, dónde se puede encontrar información y mantener a todos al tanto de los cambios.

Jennifer Kensok vuelve a escribir: Soy directora de productos de Office (vea mi última entrada de blog sobre un cliente que usa Excel y PowerPivot). La ejecución de proyectos es un tema sobre el que aprendí mucho cuando empecé a trabajar aquí en Microsoft; pasé por duros periodos en que los proyectos no daban buenos resultados. Desde entonces, aprendí algunas cosas sobre lo que se debe hacer, y una de ellas es almacenar los documentos del equipo en SharePoint y ponerlos sin conexión en SharePoint Workspace. Hoy en día, mi equipo cuenta con un bloc de notas de OneNote 2010 compartido en una biblioteca en nuestro sitio de equipo de SharePoint, en el que guardamos notas de reunión, intercambiamos ideas u obtenemos comentarios sobre los planes. Gracias a SharePoint Workspace 2010, que permite poner los documentos sin conexión, puedo trabajar con documentos y hojas de cálculo aun cuando no tengo conexión o estoy fuera de la red. Cuando me conecto, SharePoint sincroniza automáticamente los cambios que realicé. Por lo tanto, si estoy de viaje, por ejemplo en un lujoso lanzamiento de Office 2010, puedo realizar cambios en los documentos del equipo en el avión, conectarme a la red en el hotel e ir a cenar mientras SharePoint Workspace carga los cambios a SharePoint.

En ocasiones, la característica de sincronización de SharePoint Workspace puede causar problemas de control de versiones si varias personas trabajan a la vez en un mismo documento. Estamos al tanto de este tipo de problemas y leemos regularmente los comentarios en los blogs para ayudar; infórmenos si experimenta algún inconveniente. Algunos clientes nos cuentan sus experiencias con el uso de SharePoint Workspace. Aquí hay uno: hhpberlin, una consultora de seguridad contra incendios ubicada en Berlín, Alemania, sobre la cual mi equipo escribió un caso práctico para el lanzamiento de Office 2010. La compañía ofrece servicios para todas las fases de proyectos de construcción, desde oficinas a estadios y aeropuertos. Como empresa de servicios profesionales, la gente de hhpberlin y su conocimiento son los recursos más importantes. Con un negocio en crecimiento y muchos grandes proyectos, sus empleados están constantemente buscando modos de trabajar mejor juntos y compartir sus conocimientos especializados. El Director de informática, Stefan Truthän, nos comentó que “la organización ha cambiado en los últimos años de un modelo de negocios que consistía en un ingeniero local, que trabajaba en un proyecto local y producía un resultado final. Ahora trabajamos en equipos globales y debemos sacar provecho de los conocimientos de todos los miembros de la organización para llevar a cabo los proyectos".

Durante las inspecciones, los inspectores de hhpberlin deben presentarse físicamente en una obra, donde generalmente hay conexiones a Internet de ancho de banda bajo o simplemente no las hay en absoluto. Mientras realizan las inspecciones, deben escribir datos sobre seguridad contra incendios en documentos, como formularios de inspección de Microsoft InfoPath 2010, listas de SharePoint o documentos de Word. Además, toman fotografías para agregar a la documentación, que almacenan en OneNote.

Cuando terminan una inspección, pueden almacenar toda la información que recopilaron en SharePoint Workspace. Cuando se conectan a la red, se sincronizan todos los datos de manera segura a un Centro de proyectos que crearon en SharePoint. Esto funciona incluso con una conexión de ancho de banda más bajo, debido a que SharePoint Workspace 2010 solo transmite paquetes de actualización en lugar de archivos o documentos enteros. Stefan explica, “Nuestro Centro de proyectos nos ayudará a simplificar el proceso de organización y carga de datos de proyectos. Con SharePoint Workspace 2010 y SharePoint Server 2010, hhpberlin reducirá considerablemente el tiempo que ocupan los inspectores en las actividades posteriores a la inspección cuando vuelven a la oficina”. Estos ahorros de tiempo permiten que los inspectores realicen entre 10 y 25% más inspecciones, lo que contribuye a aumentar las ganancias.

Al igual que mi equipo, hhpberlin también usa OneNote 2010 para mantener organizado el contenido de proyectos almacenado en SharePoint. Los miembros del equipo experimentaron un gran aumento de la productividad con las funciones de búsqueda mejoradas y los nuevos indicadores de autor, debido a que pueden encontrar rápidamente lo que están buscando y ver quién agregó o modificó el contenido. Andreas Dahlitz, un ingeniero principal y jefe de proyecto de hhpberlin, dijo, “OneNote, SharePoint Server y SharePoint Workspace nos ayudan a compartir todas las notas de reunión y documentación actualizada con el equipo al completo. Esto mejora la productividad y nos permite trabajar en más proyectos". Con la integración de Office 2010 y SharePoint Server 2010, los empleados de hhpberlin pueden realmente expandir el negocio, lo que implica más edificios con seguridad contra incendios para todos nosotros.

Lea más sobre los clientes de Office 2010 y encuentre más de mis entradas sobre “¿Por qué elegir Office?” en breve.

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en https://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2010/06/24/why-office-to-keep-projects-on-track.aspx.