Suggerimenti per la configurazione di scenari di delegato in Outlook 2010

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02/05/2013

Articolo originale pubblicato martedì 18 dicembre 2012

Questo post è stato scritto da Scott Bradley, Principal Escalation Engineer per Office nel gruppo del Supporto tecnico Microsoft.

La caratteristica Accesso delegati di Outlook consente a un utente di agire per conto di un altro utente di Outlook. Questa caratteristica è una combinazione delle caratteristiche di accesso alle cartelle condivise e gestione speciale delle convocazioni di riunione. Viene spesso usata dagli assistenti per svolgere attività quali pianificazione e convocazione di riunioni per conto dei responsabili, o per il controllo della posta elettronica dei responsabili.

Un delegato che lavora su più cassette postali di grandi dimensioni è detto anche "super delegato".

Prendiamo come esempio di super delegato Jane, un delegato di alto livello nella sua azienda. Jane lavora tutto il giorno, e tutti i giorni, in Outlook 2010: trova e-mail, gestisce le informazioni delle riunioni, e così via. Jane utilizza tutte le funzioni di Outlook 2010 in maniera molto efficiente, e il suo obiettivo è quello di riuscire bene nelle sue attività.

Un profilo di Outlook simile a quello di Jane solitamente include:

Due cassette postali (quella del responsabile e quella del suo assistente) oltre alla propria.
Una cartella del calendario comprendente migliaia di elementi. Il calendario del responsabile avrà un numero di elementi almeno pari.
Un file dell'archivio fuori rete (con estensione OST) di dimensioni comprese nell'intervallo 25 - 40 GB.
Cartelle comuni (Posta eliminata, Posta inviata) comprendenti moltissimi elementi (oltre 20.000).

Molto spesso i super delegati devono attenersi alle limitazioni relative alla gestione dei dati imposte dall'organizzazione. Immaginate ad esempio di aver configurato un ambiente in cui:

I file con estensione PST non sono consentiti. Per diversi motivi non è consentito l'utilizzo di file di archivio personale (con estensione PST) che permetterebbero a Jane di servirsi di strumenti di archiviazione lato client per ridurre le dimensioni dei file delle cartelle fuori rete (con estensione OST).
La gestione record Microsoft non è implementata, poiché consentirebbe di usare una caratteristica lato server per il controllo delle dimensioni dei file dei dati.
Le cassette postali aziendali di Jane sono cassette di Office365: la connessione alle cassette postali avviene attraverso il protocollo HTTP, e le considerazioni sulla rete impedirebbero buone prestazioni dell'esperienza online.

Sembra complicato? Noi siamo qui per aiutarvi. Nel corso degli anni Microsoft ha messo a punto una serie di best practice per la configurazione degli scenari di super delegato. In questo post di blog offro suggerimenti relativi a:

Configurazione degli scenari di super delegato in Outlook 2010, comprese considerazioni sul calendario e limiti al numero di delegati.
Dimensioni dei file con estensione OST
Monitoraggio proattivo
Formazione dei super delegati
Numero massimo di regole

Suggerimenti per la configurazione dei super delegati in Outlook 2010

Esistono due scelte principali per la configurazione dei super delegati, ciascuna delle quali presenta diversi vantaggi e limitazioni. Il fattore alla base di entrambe le configurazioni è il controllo delle dimensioni del file OST. In questi suggerimenti non terremo in considerazione gli scenari in cui alle cartelle si accede online, poiché le latenze associate a questo tipo di accesso risultano più problematiche rispetto alle considerazioni sulle prestazioni relative alle dimensioni dei file OST.

Opzione A: aggiunta dell'account del responsabile come account di Exchange secondario (account Multi-Ex)

Vantaggi

Quando viene aggiunto un account come account Multi-Ex, viene creato un file OST ad esso relativo nel quale sono memorizzati i dati dell'account. In questo tipo di configurazione le dimensioni del file OST delegato non aumentano.
È possibile configurare l'account Multi-Ex con le stesse caratteristiche dell'account di posta "primario", quindi, ad esempio, si può scegliere di NON memorizzare alcune cartelle, oppure di impostare un filtro di sincronizzazione su alcune cartelle per memorizzare meno dati.
Questa è l'unica configurazione con memorizzazione cache che non ha effetti sulle dimensioni del file OST delegato.

Svantaggi

L'utente non è un delegato nel senso pieno del termine. Al contrario, l'utente agisce "COME" fosse il responsabile. I messaggi di posta elettronica inviati partono dall'account del responsabile, e non dal delegato per conto del responsabile. Le convocazioni di riunioni sono ricevute solo nella Posta in arrivo del responsabile.
Il delegato deve conoscere la password del responsabile, oppure impostare ulteriormente le autorizzazioni complete per la cassetta postale in modo tale che l'account Multi-Ex sia configurato correttamente.
Nello specifico, l'impostazione di Jane come delegato formale in una configurazione Multi-Ex non è supportata. Per ulteriori dettagli, vedere https://support.microsoft.com/kb/981245/EN-US.

Alla fine del post sono riportate una descrizione e una schermata che illustrano come creare un account Multi-Ex e come aggiungere una cassetta postale aggiuntiva.

Opzione B: utilizzo della condivisione a livello di cartella

Vantaggi

Offre tutte le caratteristiche tradizionali dei delegati. La posta è inviata "per conto" del responsabile, le convocazioni di riunioni sono ricevute direttamente nella Posta in arrivo del delegato, ecc.
Non c'è bisogno di conoscere la password del responsabile per accedere alle cartelle.
Possibilità di scegliere quali cartelle sono condivise e quali non lo sono, controllando così le dimensioni del file OST.

Svantaggi

Limitazioni di configurazione rispetto al filtro di configurazione.
Tutte le cartelle condivise sono memorizzate nel file OST delegato.
È necessario un certo livello di attenzione sull'accesso completo alla cassetta postale.

Se ritenete che la configurazione B (condivisione a livello di cartelle) sia la migliore soluzione per i super delegati, dovete comprendere i tre metodi di configurazione delle cartelle condivise, e le implicazioni di ciascuno. È particolarmente importante comprendere la caratteristica di “Mapping automatico” di Exchange/Outlook, e il modo in cui questa si inserisce nei metodi di condivisione delle cartelle.

Metodo 1: delegato standard/Condivisione cartelle: secondo questo metodo si usa la caratteristica dei delegati di Outlook 2010 per assegnare un delegato. Nel processo di configurazione del delegati, gli elenchi di controllo di accesso (ACL, Access Control List) vengono assegnati alle cartelle delegate, a cui è possibile accedere dal computer delegato attraverso varie opzioni sull'interfaccia utente (Apri cartella di altro utente, Apri calendario condiviso, Richieste di condivisione, ecc). Questo metodo NON prevede o necessita di autorizzazioni per l'intera cassetta postale.

Method 2: aggiunta di ulteriori cassette postali. Questa caratteristica "legacy" che si trova nella scheda Avanzate delle proprietà dell'account consente all'utente di aggiungere l'ARCHIVIO della cassetta postale del responsabile nel proprio profilo. Questa opzione non è uguale alla caratteristica Multi-Ex illustrata nell'Opzione A. Per questo metodo di condivisione è necessaria almeno l'autorizzazione di tipo Vede cartella alla radice dell'archivio di cassetta postale.

Metodo 3: autorizzazioni complete per la cassetta postale/mapping automatico. Quando a un utente sono assegnate autorizzazioni complete per la gestione della cassetta postale del proprio responsabile, Exchange invia le informazioni ai dati del servizio di individuazione automatica per informare Outlook di aggiungere automaticamente la cassetta postale condivisa al profilo. Si genera così uno scenario unico e complesso:

La cassetta postale del responsable viene aggiunta automaticamente al profilo utente del delegato, senza interazione da parte di quest'ultimo
Tutte le cartelle di archiviazione del responsabile sono memorizzate nel file OST
Se il responsabile dispone di un archivio, apparirà nell'elenco cartelle dell'utente, E sarà memorizzato nell'OST dell'utente

Considerati gli effetti collaterali del mapping automatico, non si consiglia l'utilizzo in scenari di super delegato simili. Exchange Server 2010 SP2 fornisce un cmdlet di PowerShell che disattiva il mapping automatico, da usare nella configurazione dell'accesso alle cartelle condivise.

Il metodo di preferenza per la condivisione delle cartelle è determinato dalle esigenze di accesso al set di cartelle. Se l'utente delegato ha bisogno di accedere a tutte le cartelle nell'archivio del delegato, si consiglia di:

Assegnare il livello di autorizzazione appropriato alla cassetta postale e alle cartelle di cui si ha bisogno.
Se nel passaggio 1 erano state concesse "autorizzazioni complete" per la cassetta postale, disattivare il mapping automatico nella cassetta postale del responsabile.
Usare il metodo 2 (Aggiunta di ulteriori cassette postale) per aggiungere l'archivio del responsabile alle cartelle dell'utente delegato.

Questa configurazione consente di:

Memorizzare le cartelle condivise (necessario per le prestazioni globali)
Mantenere l'insieme di caratteristiche tradizionali del delegato (invio per conto di un utente, elaborazione delle convocazioni di riunioni)
Consentire il controllo dell'interfaccia utente sui filtri di sincronizzazione (si ottiene il controllo sulle dimensioni dei dati memorizzati nei file OST delegati)
Non incappare in comportamenti indesiderati generati dalla caratteristica di mapping automatico

Ulteriori suggerimenti per i delegati

Scelta tra l'aggiunta di delegati di Outlook e delegati di Exchange

Outlook ed Exchange definiscono il termine "delegato" in modo diverso. In Exchange, "delegato" indica semplicemente la possibilità di un utente di inviare posta per conto di un account. In Outlook 2010, per "delegato" si intende un intero insieme di caratteristiche composto da invio per conto di altri, autorizzazioni per le cartelle delegato, una regola di inoltro per l’invio delle convocazioni di riunione al delegato, e vari proprietà e codici per tenere traccia di caratteristiche "extra", come il numero di mesi liberi \ occupati che il responsabile pubblica, e così via. Pertanto, per quanto riguarda il modo in cui devono essere aggiunti i delegati, si consiglia di utilizzare Outlook per aggiungere i delegati quando si vogliono ottenere tutte le caratteristiche disponibili per un delegato di Outlook. Se l'obiettivo è quello di utilizzare solo la caratteristica di invio per conto di un utente, o di ottenere le autorizzazioni per le cartelle condivise, ecc., è consigliabile utilizzare gli strumenti di Exchange per aggiungere i delegati.

Considerazioni sul calendario

Per quanto riguarda gli altri strumenti, l'unica cosa alla quale stare attenti è verificare che Exchange e Outlook trattino le autorizzazioni nella cartella del calendario in un modo un po' particolare. Nella radice della cassetta postale è inclusa una cartella speciale dei dati di disponibilità, di cui le caratteristiche di delega si servono. Le autorizzazioni di questa cartella devono coincidere con le autorizzazioni della cartella del calendario. Quando si utilizza Outlook o Exchange per impostare le autorizzazioni nella cartella del calendario, queste vengono applicate implicitamente anche alla cartella speciale di cui abbiamo parlato. Se si utilizzano strumenti di terzi che condizionano autorizzazioni e delegati, non è garantito che alla cartella speciale dei dati di disponibilità siano applicate le autorizzazioni corrette.

Limiti al numero di delegati

Non ci sono limiti veri e propri al numero di delegati che è possibile assegnare a una cassetta postale. In alcuni livelli più bassi della caratteristica (livello MAPI, chiamate NSPI (Name Service Provider Interface) usate per aggiungere i diritti di invio per delega, ecc.) si potrebbe facilmente raggiungere un limite che impedisce l'aggiunta di un ennesimo delegato, ma è un valore molto al di sopra dei limiti pratici consigliati.

Il team di produzione di Outlook testa sempre un massimo di quattro (4) delegati, che è il numero massimo suggerito per una cassetta postale. Questo limite suggerito si basa più sulla praticità del calendario che su limiti relativi a prestazioni e dimensioni. Aggiungere più di quattro delegati potrebbe generare una situazione potenzialmente complessa, specialmente oggi, con tutti i dispositivi mobili, OWA, i componenti aggiuntivi di Outlook e così via. Questa complessità rende la gestione del calendario impossibile da mantenere. Quando si ha a che fare con la gestione delle convocazioni di riunioni, suggeriamo di attenersi alle best practice pubblicate. Ad esempio, rispondere sempre alle convocazioni, configurare l'applicazione in modo tale che solo i delegati ricevano la copia completa della convocazione, e così via.

Attenersi alle best practice dei fornitori hardware e software indipendenti

È bene inoltre considerare l'opzione di includere nel vostro ambiente le best practice e la documentazione dei fornitori terzi di calendari. Se, ad esempio, usate dispositivi Android, Apple o RIM Blackberry, dovreste mantenere gli elenchi delle problematiche e le procedure di risoluzione dei problemi forniti dai relativi fornitori.

Suggerimenti sulle dimensioni dei file OST in Outlook 2010 OST per i delegati che lavorano con cassette postale in locale o di Office 365

Negli scenari di Office 365, i suggerimenti relativi alle dimensioni del file OST e degli elementi per i delegati che lavorano con cassette postali di Exchange in locale, o con cassette postali di Office 365, devono essere presi in considerazione da più punti di vista. La sincronizzazione del file OST può richiedere più tempo se eseguita dal cloud, rispetto a una cassetta postale di Exchange in locale. Per una migliore esperienza, consigliamo dimensioni dei file più contenuti nelle situazioni in cui la cassetta postale delegata si trova su Office365.

Per i super delegati, tenere a mente i suggerimenti seguenti:

Suggerimenti relativi alle cassette postali di Exchange in locale per le prestazioni di Outlook 2010 (valori massimi)
Dimensioni file OST: 25 GB
Numero di elementi nella cartella generale: 50.000
Numero di elementi del calendario: 5.000

Suggerimenti relativi alle cassette postali di Office 365 per le prestazioni di Outlook 2010 (valori massimi)
Dimensioni file OST: 5 GB
Numero di elementi nella cartella generale: 20.000
Numero di elementi del calendario: 5.000

Dal momento che nell'equazione delle prestazioni le variabili sono difficili da prevedere (velocità degli hard drive, modelli di utilizzo, componenti aggiuntivi, ecc.), i nostri suggerimenti sulle dimensioni dividono i valori in tre gruppi. Il primo gruppo è quello del “non dovreste mai avere problemi di prestazione relativi al file OST”, e il valore è 5GB. Il secondo gruppo è quello del “potrebbero esserci problemi di prestazioni, ma sono gestibili dagli utenti”. In questo caso, il valore è compreso tra 5 e 25 GB. Per finire, il terzo gruppo è quello del “molto probabilmente l'impatto sulle prestazioni sarà sufficiente ad avere ripercussioni sull'esperienza dell'utente”. Il valore qui è 25 GB.

Per quanto riguarda Outlook, i suggerimenti esistenti relativi alle dimensioni si applicano a Office 365 senza differenze. I suggerimenti relativi a Outlook sono relativi alle prestazioni del formato di file OST poiché fa riferimento alle funzioni "offline" In altre parole, le prestazioni che si ottengono quando si spostano elementi all'interno di cartelle locali, quando si creano visualizzazioni di cartelle con un elevato numero di elementi, ecc. Il suggerimento prevede <25 GB per le dimensioni del file OST, 5.000 elementi per la cartella del calendario e 20.000 elementi per le cartelle diverse dal calendario. Le cartelle del calendario sono dotate di un sovraccarico specifico (calcolando i modelli di ricorrenza) che creano l'esigenza di avere cartelle dalle dimensioni inferiori. Come già detto, questo è un suggerimento sulle prestazioni che è considerato come gestibile dall'utente, e non un valore che garantisce prestazioni elevate.

I suggerimenti relativi alle dimensioni del file OST in Office 365 sono inoltre mirati ad ottenere un livello idoneo di prestazioni di rete. Se le dimensioni del file OST iniziale sono notevoli, i tempi iniziali di sincronizzazione risultano lunghi. Ad esempio, per operazioni quali modifiche alla gestione record Microsoft che necessitano di un certo livello di sincronizzazione di tutti gli elementi, le prestazioni e l'utilizzo di rete solitamente non risultano ottimali con dimensioni dei dati nell'intervallo dei 25 GB. Inoltre, nel caso di cartelle condivise in cui i dati devono essere recuperati dal server, entrano in gioco altri fattori. In questi casi le prestazioni potrebbero essere leggermente superiori. È per questo motivo che i suggerimenti relativi alle dimensioni in Office 365 sono particolarmente validi quando si lavora con le cartelle condivise. Per finire, il suggerimento relativo ai 5 GB in Office 365 è mirato a garantire elevate prestazioni in generale per le operazioni con i file OST, indipendentemente dalla rete.

Pertanto, a seconda del vostro OBIETTIVO di prestazioni dell'OST, i suggerimenti relativi alle dimensioni potrebbero cambiare. I suggerimenti sulle dimensioni relativi a Outlook rappresentano i valori massimi consigliati per le prestazioni lato client a livello generale. Tuttavia, i suggerimenti per Office365 relativi a OST più piccoli offrono un certo livello di riduzione rispetto ai problemi prestazionali correlati alla rete, e offrono prestazioni migliori.
Nelle configurazioni dei super delegati in Office 365, se si sceglie di usare le cartelle condivise rispetto alla configurazione Multi-Ex, i valori consigliati sono:
Dimensioni file OST: tra 5 GB e 25 GB a seconda delle prestazioni desiderate
Numero di elementi nel calendario: 5.000
Numero di elementi nella cartella generale: 20.000

Questi livelli relativi alle dimensioni fanno in modo che il file OST abbia prestazioni generalmente buone, e che la cartella del calendario sia in grado di mitigare potenziali ritardi quando funziona con i dati del calendario e con le cartelle generali, comprese le cartelle condivise il cui numero di elementi consente prestazioni adeguate nella maggior parte delle situazioni. Outlook 2010 è un client versatile e completo, ed esistono sempre modelli di utilizzo o flussi di lavoro che possono avere un effetto su questi suggerimenti. Ad esempio, Outlook presenta una caratteristica (accessibile dalla finestra di dialogo delle proprietà delle cartelle) che elimina dal file OST tutti i dati offline relativi alla cartella. Se il vostro flusso di lavoro prevede una pulizia regolare degli elementi offline dalla cartella, le prestazioni ne risentiranno durante la sincronizzazione della cartella. Se utilizzate definizioni della visualizzazione filtrate o complesse che Outlook deve applicare ai dati della cartella, nel corso di queste operazioni potrebbero presentarsi ritardi. Questi suggerimenti sono relativi ai modelli di utilizzo "tipici" per i super delegati.

Per ulteriori informazioni, vedere:

Suggerimenti per il monitoraggio proattivo

Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT) è il nostro migliore strumento di monitoraggio lato client. OCAT si basa sulla stessa tecnologia dello strumento di analisi Exchange Server Best Practices Analyzer. Offre sia un'interfaccia intuitiva che permette agli utenti di verificare lo stato di salute del client, sia una versione con righe di comando dalla quale gli amministratori IT possono eseguire script per verificare lo stato di salute del sistema, e raccogliere i risultati. Il materiale di riferimento seguente include un documento di Word dettagliato che illustra l'insieme delle caratteristiche, le modalità di utilizzo dal punto di vista dell'amministratore IT e informazioni aggiuntive.

Dal lato server è possibile usare l'insieme di caratteristiche degli script e comandi di PowerShell per recuperare informazioni sulle dimensioni di cassette postali e cartelle.

Per maggiori informazioni, vedere:

Suggerimenti relativi alla formazione dei super delegati

Microsoft mette a disposizione diversi documenti di riferimento sulle “best practice” per gli scenari in cui sono presenti delegati. Queste guide spaziano dalle attività di livello base ad attività di livello intermedio di gestione dei delegati. Il team Premier Field Engineering di Microsoft offre inoltre workshop sul calendario. Questi workshop includono argomenti relativi alla risoluzione dei problemi del calendario, e alle best practice.

Ecco alcune risorse aggiuntive utili per la formazione e la risoluzione dei problemi:

Suggerimenti sul numero massimo di regole per la configurazione dei super delegati in Outlook

Il numero massimo di regole per Exchange è limitato da un'allocazione dello storage relativo alla "proprietà" che memorizza le regole. Questa proprietà è sempre stata limitata a 32 K. Generalmente, una regola richiede 600 - 800 byte di spazio di memorizzazione; ciò vuol dire che tra 40 e 50 regole lo spazio inizia a finire. In Exchange 2010 è possibile specificare un valore superiore a 32 K. Per gli account di Exchange Online è possibile impostare il valore fino a 64 K. Ciò equivale a circa 100 regole. Il numero massimo di regole è indicato dalla capacità dell'utente di gestire l'insieme di regole, specialmente nelle situazioni in cui diverse regole possono avere un effetto sullo stesso messaggio e l'utente deve gestire tutta la logica di attivazione delle regole.

Per ulteriori informazioni, vedere Aumento del limite delle regole in Exchange Online (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese).

Suggerimenti di carattere generale

Il team di Outlook e il team di Exchange collaborano continuamente per migliorare l’esperienza di Exchange Online. Il ciclo di “aggiornamento cumulativo” prevede non solo l’identificazione e risoluzione dei bug, ma anche altre modifiche del codice mirate a migliorare stabilità e prestazioni. Per questo motivo consigliamo sempre di testare e usare gli aggiornamenti comulativi più recenti quando si lavora su un problema del client di Outlook. Il livello obbligatorio per quanto riguarda Outlook è una build non meno recente di 1 anno. Se, ad esempio, si considera ottobre 2012 come data corrente, è obbligatorio che l’aggiornamento cumulativo di ottobre 2011 sia applicato a Outlook quando si usa Exchange Online.

In termini di prestazione e stabilità è inoltre importante comprendere l’importanza dell’ecosistema del calendario. Se si usano diversi client (Outlook, OWA, Windows Phone, IPhone, Blackberry), la stabilità del calendario è a rischio, e bisogna prestare particolare attenzione. Allo stesso modo, se usate componenti aggiuntivi di Outlook che estendono le funzioni del calendario, avrete un altro potenziale fattore di disturbo al corretto funzionamento del calendario. Tutto ciò non è necessariamente causa di un problema, ma introduce un certo livello di complessità e richiede che i team lavorino insieme per capire e risolvere i problemi.

Gli aggiornamenti più recenti di Outlook sono sempre disponibili in https://technet.microsoft.com/en-us/office/ee748587.aspx.

Definizione di Multi-Ex e aggiunta di cassette postali aggiuntive

Per Multi-Ex si intende lo scenario in cui si aggiunge un SECONDO account completo al profilo di Outlook. Per aggiungere un secondo account a un profilo di Outlook 2010, accedere ad Outlook a selezionare File, Impostazioni account e Nuovo.

Per aggiungere una cassetta postale aggiuntiva, accedere ad Outlook e selezionare Impostazioni account, premere il pulsante Cambia, selezionare Altre impostazioni e quindi la scheda Impostazioni avanzate per l'account di Exchange ESISTENTE.

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Recommendations for configuring delegate scenarios in Outlook 2010