Ora è disponibile la creazione condivisa di documenti in Word Web App

Articolo originale pubblicato giovedì 7 luglio 2011

Quasi 50 milioni di persone in tutto il mondo utilizzano Office Web Apps in SkyDrive e Hotmail. Come abbiamo già avuto modo di spiegare in questo blog, seguiamo sempre i vostri suggerimenti su come migliorare l'utilizzo di Office Web Apps. Oggi siamo lieti di annunciare un'altra nuova funzionalità, sviluppata a seguito delle vostre richieste: ora è possibile la creazione condivisa mediante Word Web App in SkyDrive. 

Basata sulle funzionalità di collaborazione già disponibili in Word 2010 e Word per Mac 2011, la creazione condivisa mediante Word Web App in SkyDrive consente di collaborare con altri utenti su contenuto già elaborato senza dover uscire dal Web browser. È sufficiente eseguire l'accesso a SkyDrive e si è pronti per iniziare.

Il nostro approccio per la creazione condivisa mediante Word Web App in SkyDrive nasce dal fatto che, tenendo conto del feedback degli utenti e avendo osservato l'utilizzo di Office, il nostro team è veramente consapevole del modo in cui i nostri clienti preferiscono collaborare e svolgere le loro attività. Per sviluppare la funzionalità di creazione condivisa, abbiamo infatti letto molti dei vostri commenti, ma anche osservato, chiesto e ascoltato dai clienti come desiderano lavorare insieme su documenti di Office. Abbiamo così scoperto che le aspettative cambiano in base al tipo di documento e allo stile di collaborazione adottato.

Gli utenti a volte preferiscono uno stile di collaborazione ad hoc con possibilità di confrontarsi e desiderano vedere le modifiche degli altri mentre digitano. In questi casi OneNote è un'applicazione eccezionale, in quanto consente una collaborazione di questo tipo fin dalla sua prima uscita sul mercato nel 2003. È possibile collaborare con le stesse modalità anche in OneNote Web App.

Abbiamo inoltre imparato che nella maggior parte dei casi gli utenti non desiderano che gli altri vedano come sviluppano le loro idee e come apportano le modifiche in un documento elaborato finché non sono pronti. Allo stesso tempo, gli altri collaboratori al documento desiderano poter esaminare e valutare le modifiche effettivamente apportate prima di rispondere invece di vedere i loro interlocutori che digitano nel documento a cui stanno lavorando.

Abbiamo sviluppato la creazione condivisa mediante Word Web App in SkyDrive in base a tutte queste esigenze. Durante la creazione condivisa, si dispone sempre di una visualizzazione in tempo reale di chi sta apportando le modifiche e di dove vengono apportate. Non appena si inizia a digitare, la sezione corrispondente del documento viene bloccata e gli altri ricevono un'apposita notifica. In questo modo, si ha il controllo completo sul proprio lavoro e gli altri collaboratori possono anche distrarsi, dal momento che possono fare clic sul pulsante Salva in qualsiasi momento per avere una visualizzazione aggiornata di tutte le modifiche.     

Siamo veramente entusiasti di questa nuova funzionalità. Come dei genitori orgogliosi di un proprio figlio, abbiamo messo insieme qualche immagine e alcune informazioni più dettagliate da fornirvi:

In che modo è possibile iniziare a utilizzare questa funzionalità?

Non è necessario eseguire alcuna operazione particolare. È sufficiente aprire il documento in Word Web App e verrà segnalato automaticamente se vi sono altri utenti a lavorare su di esso. Inoltre, man mano che si procede, verrà segnalato anche se qualcuno si aggiunge o smette di lavorare sul documento.

Se non ci si accorge del messaggio (o se si desidera semplicemente curiosare un po'), è possibile controllare in qualsiasi momento nella scheda Visualizza (View) chi sta ancora collaborando:

E poi cosa succede?

A parte questo, il funzionamento è lo stesso di quando si modifica da soli un documento in Word Web App. È possibile digitare dove si desidera e salvare quando si decide di condividere le modifiche con gli altri.

Ogni volta che si inizia a digitare in un determinato paragrafo, lo si riserva e nessun altro può modificarlo finché non si finisce. In questo caso, il paragrafo viene visualizzato con una linea punteggiata sul lato sinistro e tutti gli altri che collaborano al documento vedono un blocco con il nome di chi è impegnato ad apportare modifiche:

cosa si vede... (notare la linea)

cosa vedono gli altri… (posizionando il puntatore del mouse sull'icona, vedono di chi si tratta)

Questo blocco viene rilasciato ogni volta che si effettua un salvataggio e tutte le modifiche apportate vengono condivise con tutti gli altri collaboratori al documento. Questa ultima parte è importante, in quanto le modifiche apportate personalmente diventano visibili e le modifiche apportate dagli altri vengono visualizzate nel documento solo quando si fa clic su Salva.

Per riepilogare il tutto

Se uno degli altri autori effettua il salvataggio, l'operazione viene segnalata in due modi (che speriamo non vi deconcentrino troppo):

• ·        Sulla barra di stato nella parte inferiore della finestra del browser viene indicata la presenza di modifiche:

• ·        I blocchi dell'altro utente vengono sostituiti da indicatori che segnalano la necessità di salvare per vedere le modifiche:

Quando si effettua il salvataggio, le modifiche dell'altro utente vengono visualizzate nel documento, le proprie possono essere scaricate da tutti gli altri e le nuove parti vengono visualizzate automaticamente in verde:

Il gioco è fatto!

Dico sul serio. Un ultimo aspetto importante: tutto questo oggi è possibile con Word Web App in SkyDrive, Word 2010 e Word per Mac 2011, perciò è possibile collaborare ed essere più produttivi tramite browser, PC o Mac.

Anche mentre stavamo sviluppando questa nuova funzionalità, come team abbiamo continuato a leggere il vostro feedback. Sì, leggiamo tutti i vostri commenti e, ogni volta che vedevamo questa richiesta, pensavamo che mancasse poco. Per fortuna oggi quel giorno è arrivato. E speriamo che non smettiate di farci avere il vostro feedback.

Grazie,

Tristan Davis e Jenni French

Team di Office Web Apps

P.S. Ci auguriamo che anche voi possiate apprezzare quanto noi questa nuova funzionalità. L'abbiamo persino utilizzata per scrivere questo post di blog! E anche i nostri amici del team di Windows Live SkyDrive l'hanno utilizzata per gestire il loro blog. Andate a leggere quello che hanno da dire nel blog Inside Windows Live.

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Now available: Co-author documents in the Word Web App.