Por que usar o Office? “Para manter o controle dos projetos”.

Por que usar o Office? “Para manter o controle dos projetos”.

A execução de projetos é importante, não importa para quem você trabalha ou em qual departamento está. Você precisa saber quem é responsável pelo quê, que informações podem ser encontradas e manter todos atualizados quando algo for alterado.

Jennifer Kensok escrevendo novamente: sou gerente de produto do Office (consulte minha última postagem sobre um cliente que estava utilizando o Excel e o PowerPivot). A execução de projetos é algo que aprendi muito quando comecei a trabalhar aqui na Microsoft, principalmente por meio de tarefas difíceis em projetos que não tinham uma execução muito boa. Desde então, aprendi algumas coisas sobre o que funciona e uma delas é armazenar documentos da equipe no SharePoint e colocá-los em modo offline em um SharePoint Workspace.  Hoje, minha equipe tem um bloco de anotações do OneNote 2010 compartilhado em uma biblioteca em nosso site de equipe do SharePoint, onde mantemos anotações de reunião e discutimos ideias ou obtemos comentários sobre planos. Com o nosso SharePoint Workspace para colocar os documentos offline, posso trabalhar em documentos e planilhas por meio do SharePoint Workspace 2010 mesmo se estiver offline ou longe de minha rede. Na próxima vez em que estiver online, o SharePoint sincronizará automaticamente as alterações que fiz. Dessa forma, se estiver viajando, digamos para o glamoroso lançamento do Office 2010, poderei fazer alterações em documentos da equipe no avião, entrar na rede no hotel e ir para o jantar enquanto o SharePoint Workspace carrega minhas alterações no SharePoint.

Algumas vezes, as pessoas querem saber se o recurso de sincronização do SharePoint Workspace causa problemas de controle de versão caso várias pessoas trabalhem em um documento ao mesmo tempo. Estamos totalmente cientes desses tipos de problemas e rotineiramente monitoramos comentários de blog para oferecer ajuda (e, portanto, informe-nos se estiver tendo problemas).  Também ouvimos clientes sobre como o SharePoint Workspace está trabalhando para eles. Veja um: hhpberlin, uma firma de consultoria de segurança contra incêndio baseada em Berlim, na Alemanha, para quem minha equipe escreveu um estudo de caso para o lançamento do Office 2010. A empresa oferece serviços durante todas as fases de construção de projetos, desde escritórios comerciais a estádios e aeroportos. Como uma firma de serviços profissionais, o pessoal da hhpberlin e seu conhecimento são seus principais ativos. Com os negócios em expansão e muitos projetos grandes, seus funcionários estão constantemente procurando por maneiras de trabalhar melhor em conjunto e compartilhar experiências. O CIO, Stefan Truthän, nos contou que “a organização mudou nos últimos anos de um modelo de negócios que usava um engenheiro local produzindo uma saída final. Agora trabalhamos em equipes globais, o que exige que utilizemos a experiência de toda a organização para entregar os projetos”.

Durante as inspeções, os inspetores da hhpberlin devem estar fisicamente presentes nas construções, onde frequentemente as conexões com a Internet são de baixa largura de banda, ou eles não têm conexão alguma. À medida que executam as inspeções, eles precisam inserir dados sobre segurança contra incêndio em documentos, como formulários de inspeção do Microsoft InfoPath 2010, listas do SharePoint ou outros documentos do Word. Eles também tiram fotos para adicioná-las à documentação, armazenada no OneNote.

Quando uma inspeção é concluída, eles podem armazenar todas as informações coletadas em um SharePoint Workspace. Quando eles se conectarem à rede novamente, todos os dados serão automaticamente sincronizados com segurança para uma Central de Projetos criada no SharePoint. Isso funciona até mesmo se eles tiverem uma conexão com baixa largura de banda, uma vez que o SharePoint Workspace 2010 só transmite pacotes de atualização em vez de arquivos ou documentos inteiros. Stefan explica, "nossa Central de Projetos nos ajudará a simplificar o processo de organização e de carregamento de dados do projeto. Com o SharePoint Workspace 2010 e com o SharePoint Server 2010, a hhpberlin reduzirá significativamente o tempo que os inspetores passam em atividades pós-inspeção no escritório". Essa economia de tempo significa que os inspetores poderão aumentar o número de dias de inspeção no local em 10 a 25%, o que ajudará a aumentar a receita.

Assim como a minha equipe, a hhpberlin também usa o OneNote 2010 para manter organizado o conteúdo de projeto armazenado no SharePoint. Os membros da equipe observaram um aumento real de produtividade com os recursos de pesquisa aprimorados e com os novos indicadores de autor, uma vez que podem localizar o que necessitam com rapidez e ver quem adicionou ou alterou conteúdo. Andreas Dahlitz, um engenheiro sênior e gerente de projeto da hhpberlin, explicou que “o OneNote, o SharePoint Server e o SharePoint Workspace nos ajudam a compartilhar todas as anotações de reunião e a documentação atualizada com toda a equipe. Isso melhora a nossa produtividade e nos permite pegar mais projetos". Usando a integração entre o Office 2010 e o SharePoint Server 2010, os funcionários da hhpberlin realmente expandem seus negócios, o que significa mais prédios seguros contra incêndio para todos nós!

Leia mais sobre clientes do Office 2010 e procure por mais postagens minhas sobre os motivos para usar o Office em breve.

Esta é uma postagem localizada. Consulte o artigo original sobre por que usar o Office? “Para manter o controle dos projetos”.