Microsoft Teams の初回の展開/運用について考える


こんにちは、コラボレーション担当の杉山 卓弥です。

2017 年 3 月に Microsoft Teams (以下、Teams) を正式にリリースしてから、非常の多くのお客様/パートナー様から Teams に関するご質問やご相談をいただきます。その中でも特に Teams の初回の展開や運用については必ずと言っていいほど話題にも上がりますので、本記事では Teams の作成管理パターンについていくつかご紹介します。

Microsoft Teams の機能に関する情報に関しては以下の公開情報をご参照ください。

Title: 全世界の Office 365 ユーザーに向けて Microsoft Teams のロールアウトを開始
URL: https://blogs.technet.microsoft.com/microsoft_office_/2017/03/15/microsoft-teams-rolls-out-to-office-365-customers-worldwide/

Title: Microsoft Teams: Office 365 の新しいチャットベースのワークスペース
URL: https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

 

今回ご紹介する Team の作成管理は以下の 3 パターンとなります。

 

パターン 1 : 任意のユーザーが Team を自由に作成

Office 365 テナント管理者にてテナント全体の Teams の設定およびユーザーに対する Teams ライセンスの有効化を行なえば、ユーザーは自由に Team を作成することができ、部門/部署の壁を超えた新しいコラボレーションを行なうことができます。

<参考>
Title: Microsoft Teams の管理者設定
URL: https://support.office.com/ja-jp/article/3966a3f5-7e0f-4ea9-a402-41888f455ba2

当パターンでの Team 作成/運用プロセスは以下のようになります。

  1. 作成者は、自由に Team を作成
  2. 作成者は、責任をもって Team を管理 (メンバーの追加/削除/権限昇格、Team の設定変更、コラボレーション方針策定 など)

 

 

パターン 2 : 管理職から IT 部門に Team の作成申請を行ない、IT 部門が Team を作成 (Team の所有者は管理職)

Teams は Office 365 グループを基盤としたサービスであり、Teams の Team 作成制御は Office 365 グループの作成制御を行なうことで実現できます。
当パターンでは、IT 部門のセキュリティ グループのみ Team の作成を許可し、その他のユーザーに対しては禁止します。
具体的な Team 作成制御手順に関しましては、以下の SharePoint サポート ブログの [設定手順] - [(B) 特定のセキュリティ グループのみ Office 365 グループの作成を許可する] をご参照ください。

Title: SharePoint Online/OneDrive for Business で Office 365 グループの作成を制限する - (B) 特定のセキュリティ グループのみ Office 365 グループの作成を許可する
URL: https://blogs.technet.microsoft.com/sharepoint_support/2017/06/02/spo-odb-restrict-365group/

 

上記の Office 365 グループの作成制御を実施した場合、IT 部門のみ [チームを作成] ボタンが表示され、それ以外のユーザーは表示されなくなります。

IT 部門ユーザーの Team 作成画面

IT 部門以外のユーザーの Team 作成画面

当パターンでの Team 作成/運用プロセスは以下のようになります。

  1. 管理職は、メールや SharePoint リストなどで "Team 名"、"Team メンバー"、"説明" を入力して IT 部門に Team の作成申請
  2. IT 部門は、 "プライバシー" を [プライベート] に設定して申請項目を基に Team を作成 (所有者に管理職を設定)
  3. IT 部門は、Team を作成した旨と利用ガイドラインなどを添えて管理職に報告
  4. 管理職は、責任をもって Team を管理 (メンバーの追加/削除/権限昇格、Team の設定変更、コラボレーション方針策定 など)

# Team の "プライバシー" を [パブリック] に設定すると、Team 内メンバーが他メンバーを追加できたり、他メンバーが自由に Team に参加出来たりしますので運用にはご注意ください。

 

 

パターン 3 : ユーザー代表から IT 部門に Team の作成申請を行ない、IT 部門が Team を作成 (Team の所有者は IT 部門)

当パターンもパターン 2 と同様、IT 部門のセキュリティ グループのみ Team の作成を許可し、その他のユーザーに対しては禁止します。

当パターンでの Team 作成/運用プロセスは以下のようになります。

  1.  ユーザー代表は、メールや SharePoint リストなどで "Team 名"、"Team メンバー"、"説明" を入力して IT 部門に Team の作成申請
  2. IT 部門は、 "プライバシー" を [プライベート] に設定して申請項目を基に Team を作成 (所有者は IT 部門メンバー)
  3. IT 部門は、Team を作成した旨と利用ガイドラインなどを添えてユーザー代表に報告
  4. IT 部門は、ユーザー代表からの申請をベースに Team を管理 (メンバーの追加/削除、Team 設定変更 など)

# Team の "プライバシー" を [パブリック] に設定すると、Team 内メンバーが他メンバーを追加できたり、他メンバーが自由に Team に参加出来たりしますので運用にはご注意ください。

 

 

Microsoft ではパターン 1 のような使い方を推奨しておりますが、最初の Teams の展開にあたりユーザーが自由に利用できるような運用体制の準備ができていない場合は、パターン 2 や 3 などスモール スタートで Teams による新しいコラボレーション イメージや効果についてご体感いただき、徐々に展開されることを計画されてはいかがでしょうか。

Teams をすでにご活用いただいているお客様も増えており、公開事例は以下の Office ブログでもご紹介しておりますので、是非ご参照ください。

Title: チームコラボレーションの改革を推進する、 3社の Microsoft Teams 活用事例を公開
URL: https://blogs.technet.microsoft.com/microsoft_office_/2017/06/09/promote-reform-of-team-collaboration/

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