SharePoint Designer 2013 中對於複製與貼上的支援

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英文原文已於 2012 年 8 月 10 日星期五發佈

jonghwal 的相片

SPD 的粉絲們，大家好。我是 JongHwa Lim，目前擔任 SharePoint Designer (亦稱為 SPD) 的程式總監。我想要介紹 SharePoint Designer 2013 中工作流程設計工具內的新功能。

這個新功能是在以文字為主的設計工具內複製與貼上的功能。複製與貼上功能是我們針對舊版 SPD 版本所取得之具備最大詢問度的功能之一。我們收到大量的客戶意見反應，表示他們必須浪費太多無意義的時數，甚至數天的時間，來重建他們已經建立過一次的邏輯。這個重複的工作通常需要使用 If 陳述式內的 ‘Else’ 分支，而且是在程序需要「重複執行」時使用。嗯，現在這些都已成過去式，感謝新的複製與貼上功能吧。

我將利用一些基本的範例案例來說明此功能，然後詳細說明支援哪些動作以及不支援哪些動作。

附註。這篇文章包含一些可在新工作流程平台中使用的新工作流程動作和建構，並將透過這個部落格與說明文章非常快速地介紹它們。請勿轉台！！

範例 - 簡單的核准工作流程

假設您在 SharePoint 2013 伺服器上有一個 SharePoint 2013 類型的工作流程。您必須建立文件核准工作流程，針對核准/拒絕事件送出電子郵件通知，接著根據核准狀態將文件複製到適當的資料夾。

基本上，您可以藉由先將焦點放在當文件核准時工作流程應執行哪些動作來建置此工作流程。這是因為當文件遭到拒絕時的邏輯幾乎完全相同。「文件核准」邏輯如下所示：

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而電子郵件內容看起來如下。

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回到不支援複製與貼上功能的時候，基本上您必須針對「已拒絕」階段再次重寫所有邏輯，幸運地是在這個案例中只有 3 個動作和 1 個階段，但仍然還是很煩人。儘管如此，當您現在知道可以在 SPD 2013 中使用複製與貼上功能時，您現在可以選取「已核准」 階段、按 Ctrl-C，然後直接在它的下方按 Ctrl-V (這會執行此動作)。

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您將會注意到「階段」標題並未保留，但是所有其他參數值都會保留。您可以按一下 [已核准的文件] (Approved Documents) 連結，將它變更為「已拒絕的文件」，並編輯 [電子郵件] 動作來變更電子郵件內容，以反映如下的「已拒絕的狀態」。

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當您將階段標題更新為「已拒絕」並更新「等待核准」階段之轉換區段內的邏輯之後，您完成的工作流程邏輯看起來如下。

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您覺得如何？實際上，在這個簡短的工作流程案例中，它幫了不少忙。而且，自從我們支援選取多重相鄰項目之後，這個新功能確實有助於讓更多操作變得更簡便。您可以選取多行動作、步驟及條件式區塊，或是多個階段，然後複製它們並貼到您需要該邏輯的地方。選取的項目將以天空藍的色彩反白顯示，如下所示。

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接著，您可以選擇使用已知的快速鍵：Ctrl-C、Ctrl-V 或 Ctrl-X，或者使用功能區功能表或任何所選取項目的操作功能表。

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好了，現在您了解我們有複製與貼上可以使用，而您一定會對一些由複製與貼上功能所展現的不同案例感到好奇。我將在下方解釋數個有關複製與貼上的常見問題。

如果是 SharePoint 2010 工作流程類型，會怎麼樣呢？

我們也支援 SharePoint 2010 工作流程類型 (亦稱為 WF3.5 類型) 的複製與貼上功能。不論您在 SPD 中使用的是 WF4 工作流程或 WF3.5 工作流程，基本上 UX 會完全相同。

假設您擁有以下只會處理「已核准」狀態的工作流程。

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在您插入 ‘else’ 分支並選取兩個以藍色反白顯示的動作之後，可立即將它們貼至 ‘else’ 區段中。

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此時將產生下列邏輯。

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附註：我已更新最後一個動作的內容，以反映正確的「已拒絕」狀態。

將包含其他清單之查閱值的動作貼至不含該清單的其他網站時會發生什麼事？

讓我們使用這個範例。如果您將查閱其他清單中之值的動作貼至其他伺服器，將會發生下列情況。

圖 1. 來源伺服器中的動作

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圖 2. 目標伺服器中的動作

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如果您按 [檢查錯誤] 或 [發佈] 按鈕，SPD 將指出沒有發生任何錯誤，但工作流程將會在執行階段失敗。

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因此，請確定您會清理查閱，並在將它貼至其他網站之後適當地更新它。

在目標工作流程/區域中執行不允許的動作會怎麼樣呢？

假設您想要複製只在清單工作流程中具有意義的動作，並將它貼至網站工作流程。接著您將會在按 [檢查錯誤] 或 [發佈] 按鈕時看見下列錯誤或驗證錯誤。

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張貼為文字訊息

在某些情況下，您只想要記錄工作流程的邏輯。有一個選項是使用視覺化設計工具並將圖表匯出至 Visio。但是，您只需選取要記錄的區域，複製該區域並貼至 Word 或 [記事本]，即可更快速地執行此動作。以下為在將它貼至 Word 時使用與上述相同邏輯所產生的結果。

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這相當方便！

不支援的動作

即使我們嘗試讓使用者可以在大部分編輯工具中找到常用功能，但還是應該注意下列限制：

  • 不支援「復原」(Ctrl-Z)
  • 您無法透過按一下並拖曳來選取多個物件
  • 您無法透過按一下並拖曳物件來移動選取的項目
  • Shift+按一下滑鼠左鍵可用來執行選取多個項目的動作，但無法用來選取多個建構，例如「階段」 、「步驟」或「平行區塊」。
  • 我們也不支援跨不同工作流程平台類型進行複製與貼上。如果您嘗試這樣做，將會看見下列其中一個訊息

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  • 在以文字為主的設計工具中工作流程動作的複製與貼上功能並未與 [剪貼簿] 完全整合，因此，[剪貼簿] 內的 [貼上] 按鈕將無法正確運作
  • 如果您嘗試跨遠端桌面複製與貼上內容，則此功能將不會運作，因為我們並未支援利用不同 PID 跨 SPD 進行複製與貼上
  • [建置字典] 動作在貼上之後不會保留它的內容

 

謝謝您。

JongHwa

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Copy-and-Paste support in SharePoint Designer 2013