ZTD 01: Spróbowałem, żyję, jest dobrze!

Równo dwa tygodnie temu napisałem o moich problemach z zarządzaniem czasem (wiem z komentarzy, że nie jest to najszczęśliwsze określenie, ale chyba na tyle popularne, że nie przestanę go póki co używać).

Napisałem również, że podjąłem pewne kroki żeby temu zaradzić, a konkretnie – pobrałem i przeczytałem PDFa o podejściu Zen-To-Done. I żeby nie było tak łatwo – nie skończyłem na przeczytaniu

Zmiana nawyków

Nie chcę streszczać tu PDFa, ale w dużym skrócie – chodzi o zmianę kilku nawyków (lub czasem wyrobienie nowych). Nawet nie sposobu życia czy organizacji pracy, ale właśnie nawyków!

I co ważne - robienie tego drobnymi kroczkami, bez presji czasu czy presji wyników/zmian jakie mają się dokonać. Ten drugi punkt był dla mnie bardzo ważny.

Nawyk 1: Gromadzenie

Postanowiłem, że przez 2 tygodnie nauczę się i będę wykorzystywał pierwszy dobry nawyk w zarządzaniu czasem - nawyk gromadzenia informacji.

Podobno nasz mózg nie jest przystosowany do zapamiętywania informacji typu “zrobić to, zrobić tamto, pamiętać o tym”. I próba poradzenia sobie z tym “ręcznie” zazwyczaj kończy się kiepsko (w tym w miarę regularnym poczuciem że znowu o czymś zapomniałem, znowu coś zawaliłem).

Jak się udało u mnie?

Z własnego doświadczenia, po dwóch tygodniach prób, mogę śmiało powiedzieć – faktycznie tak jest. Do tej pory nie miałem świadomości tego, że wiele drobnych rzeczy zapominałem (nie tylko służbowo, ale i prywatnie).

Poczynając od prośby żony o wkręcenie żarówki czy zamalowanie plamy na ścianie, poprzez wysłanie komuś materiałów o których wspominał mi przy okazji aż do przygotowania drobnych ale ważnych elementów na stronę www.

Gdy zacząłem wszystko (naprawdę wszystko) co mi przychodzi do głowy zapisywać (i to zapisywać w jednym miejscu) – nagle okazało się, że przestaję zapominać o drobiazgach, które też są bardzo ważne. I były to często sprawy, które można było zrobić w 3 minuty, a które przeciągałem po 2 tygodnie lub zapominałem całkiem.

Żeby to nie było gadanie dla gadania to wycinek mojej listy z ostatnich dni:

image

Co można tu zaobserwować? Że moje notatki nie mają żadnej struktury, rozdzielania co prywatne a co służbowe. Po prostu są! Ale to naprawdę wystarcza na razie.

A co zauważyłem? Że na przykład czekając w kolejce na poczcie, jadąc samochodem czy czekając 3 minuty aż wszyscy dotrą na spotkanie – jestem w stanie rzucić okiem na listę i zrobić 1-2-3 proste rzeczy (np. wykonać telefon, wysłać komuś krótkiego maila, wbić 3 gwoździe w ścianę, itp.)

Nawet nie wiecie ile radości przynosi odznaczanie kolejnych rzeczy na liście jako “Complete” :) I świadomość tego, że zrobiłem to często przy okazji, bez specjalnego zabierania się za “zadanie do wykonania”.

Nawyk i pomoc technologii Microsoft :)

No jakże bym mógł inaczej opowiedzieć o moich zmaganiach, jeśli nie w kontekście technologii Microsoft i tego gdzie ona mogła mi pomóc.

Miałem pewien problem gdzie i jak gromadzić informacje. Z jednej strony mały notes i długopis jest bardzo wygodny, bo można naprawdę szybko i wygodnie coś zanotować.

Ale jednak zdecydowałem się wykorzystać proste Tasks (Zadania) z Outlooka. Mają one tą dużą przewagę, że notatki robię w 95% na telefonie z Windows Mobile.

Tam w banalny sposób wpisuję tylko temat zadania (w 99% jest on wystarczający bez opisu) i dodaję mu kategorię “Notes” (to chyba można uprościć i nie podawać kategorii – będę do przodu 15 sekund). Po prostu telefon mam praktycznie zawsze przy sobie i praktycznie zawsze jest on pod ręką (a nie jak notes w plecaku czy torbie).

Dzięki Exchange Server moje notatki lądują też automagicznie w Outlooku do którego też zaglądam i dzięki któremu mogę przeszukiwać / organizować to co wpisałem w telefonie.

Myślę, że plusy z korzystania z duetu Outlook/Exchange wypłyną na pewno przy kolejnych krokach/nawykach.

PS. No żeby nie było taki ewangelistycznie – to dodam, że technika ZTD nie narzuca konkretnych sposobów czy metod zbierania informacji. Wybierzcie to co najwygodniejsze i najefektywniejsze dla Was. Ja tylko podpowiadam co się sprawdza u mnie i dlaczego.

Nawyk gromadzenia i inne nawyki

Byłem trochę sceptyczny czy samo gromadzenie informacji bez ich segregowania, przydzielania priorytetów, układania planów – czy to wystarczy żeby zobaczyć jakieś efekty. Okazuje się, że tak – efekty widać!

Ale to, o co pytała mnie znajoma, to m.in. czy zmieniłem coś w moim przydziale czasu na stare projekty. Tu stwierdziłem, że nie – to co mam zawalone czasowo nadal takie jest (i trudno), to jak przydzielałem priorytety normalnym zadaniom/projektem – nadal jest jak było (czyli czasami kiepsko), to jak zabieram się za nowe projekty też jest po staremu (i wiem, że nie w 100% dobrze).

Nie chciałem nagle zmieniać wszystkiego i wywracać tego co robię do góry nogami. Chciałem zmieniać nawyki powoli, nie próbując sobie wmówić, że teraz dzięki ZTD rozwiążę wszystkie stare, bieżące i nowe problemy (związane z czasem).

Czekam cierpliwie na wprowadzenie kolejnych nawyków, bo wiem, że z pierwszym się udało. Przy drugim też nie będę planował jakiś horrendalnie wielkich zmian.

Czas na kolejny nawyk: Przetwarzanie

Od jutra (bo dziś pracuję z domu) zaczynam kolejne dwa tygodnie testu z drugim nawykiem, który dołożę do tego pierwszego.

Tym razem spróbuję odpowiednio przetwarzać spływające do mnie informacje i odpowiednio na nie reagować.

To co zamierzam przy tej okazji zrobić to mocno uporządkować swoją strukturę katalogów w poczcie / Outlooku. Wiem, że teraz mam ją średnio efektywną niestety.

Ale znajomy (dzięki Marcin!) już mi podpowiedział kilka pomysłów, które wydają się rozsądne, a wynikają też trochę z jego doświadczenia i dobrych nawyków. Pewnie ten pierwszy krok ze zmianą może być ciężki, ale widzę, że da się ulepszyć jeszcze wiele rzeczy i to mnie póki co motywuje.

Podsumowanie

Tak jak sugerował tytuł tego posta – spróbowałem, żyję i wygląda na to, że to działa i jest naprawdę lepiej. Co prawda na razie widać z zewnątrz drobne efekty (już np. nie zapominam o co żona mnie poprosiła żebym zrobił przy okazji), ale jednak czuje że dla mnie są one widoczne i spore.

Mam też jedno ciekawe spostrzeżenie – pomysł z gromadzeniem informacji w Windows Mobile (telefonie) “sprzedałem” koleżance z biurka obok. Widziałem jak przez kilka dni cierpliwie wpisywała co chwila coś do telefonu.

Jak zapytałem ją ostatnio – jak tam zapiski – powiedziała, że faktycznie zauważyła drobne plusy. Że załatwia drobne sprawy (np. szybkie telefony) przy okazji i nie musi o nich ciągle myśleć i bać się, że zapomni.

To taka prawdziwa historia na zachętę :)