Microsoft i spotkania


Zbierałem się do napisania takiego postu od dawna. Ale chyba ostatni okres był naprawdę dobrym katalizatorem (niestety).

Pewnie wielu z Was widziało moją małą aktywność ostatnio. I o dziwo tym razem nie był to wynik jakiejś mega ilości pracy, ani urlopu ani jakiegoś super tajnego, wielkiego projektu (jak to niektórzy podejrzewali).

Nie wiem czy uwierzycie, ale ostatnie 2-3 tygodnie to dla mnie jeden wielki ciąg spotkań, które czasem trwały 1h, ale czasem dochodziły i do 6h (np. dzisiejsze od 13:30 do 19:00).

Co równie ważne, spotkania te często odbywały się jedno po drugim i zazwyczaj kończyło się to tym, że nie wiedzieć kiedy nadchodziła godzina 17 i wypadało wrócić do domu, do rodziny.

I ciągle w tym ostatnim czasie zastanawiałem się – kiedy ja mam po prostu popracować? Kiedy mam odpowiedzieć na wszelkie zaległe maile? Kiedy mam znaleźć czas, żeby pomyśleć o tym co chcę zrobić za tydzień, miesiąc czy pół roku?

Specyfika Microsoft?

Nie wiem czy taka ilość spotkań (głównie wewnętrznych) to specyfika Microsoft, czy może specyfika dużych korporacji (może Wy napiszecie o swoich doświadczeniach?). Ale o ile jest ich kilka to da się z tym żyć.

Kiedy nagle komasują się w 2 tygodnie – to robi się spory problem. Jeszcze dobrze jak coś z takich spotkań wynika… Gorzej jeśli są to spotkania, których efektem jest tylko poczucie straconego czasu.

Co można zrobić lepiej?

Jakiś czas temu na wewnętrznej grupie dostałem maila z ciekawą 3-minutową prezentacją nt. 22-minutowych spotkań (dzięki Marcin!). I o tym dlaczego warto zamiast 30 minut rezerwować w kalendarzu 22 minuty.

Nie będę wymieniał tych zalet, ale to co wydaje mi się ważne to sam pomysł na kilka prostych reguł, które pozwalają efektywniej “spotykać się”.

Te reguły (w wolnym tłumaczeniu) to:

  1. Ustawiaj 22 minutowe spotkania (nawet jak Outlook podpowiada Ci 30 minut)
  2. Wyślij materiały do spotkania 3 dni przed (żeby ludzie przyszli na spotkanie przygotowani)
  3. Rozpocznij od celu – tego co chcecie załatwić na tym spotkaniu.
  4. Rozpocznijcie punktualnie (co do minuty), choćby nie wiem co
  5. Niech wszyscy na spotkaniu stoją (nie siedzą!)
  6. Nikt nie korzysta z laptopa (poza prowadzącym i ewentualnie osobą robiącą notatki)
  7. Nikt nie korzysta z komórki (również SMSów)
  8. Tematy offtopic spisujcie “na później” i nie odbiegajcie od tematu
  9. Wyślijcie notatki ze spotkania jak najszybciej (+ rzeczy do zrobienia)

Co ciekawe i ważne – część z nich stosujemy już w naszym małym zespole (5 osobowym) od jakiegoś czasu i uważam, że się sprawdzają (np. o zamykaniu laptopów, materiałach do spotkania, tematach offtopic).

Ale jeszcze ciekawsze – od marca przetestujemy formułę 22 minut spotkania. Zobaczymy czy w 22 minuty da się zrobić tyle co czasem potrafi zająć 1.5h spotkanie.

A może i Wy macie pomysły na proste rzeczy, które można wprowadzić, a które pozwolą zredukować/skrócić liczbę spotkań (zwłaszcza wewnętrznych)? Może coś już stosujecie u siebie w firmie?

Co w zanadrzu na blogu?

W związku z tymi nieszczęsnymi spotkaniami zebrało mi się kilka tematów wiszących mi w “drafts”, ale na pewno do nich wrócę.

Tematy te to m.in.:

  • podsumowanie moich 2 tygodni z ZTD (jest naprawdę nieźle, pewne rzeczy się poprawiły i o tym napiszę)
  • konkurs dla administratorów zarządzających systemami Vista (a dlaczego akurat Vista? Bo przy małych porządkach trafiłem na nagrody, które takim osobom mogą się przydać)
  • ekran wyboru przeglądarki internetowej (bo w marcu może to wywołać spore zamieszanie)
  • Windows 7 w wersji RC vs. 1 marca (wstyd się przyznać, ale nadal mam na komputerze wersję RC)
  • program IT Pro Momentum (bo pojawiły się w nim pewne drobne zmiany, ale też nadal szukam chętnych)
  • portale społecznościowe o technologiach Microsoft (bo nastąpiła tu pewna zmiana ostatnio, a chciałbym o niej napisać trochę z “wewnątrz”)
  • elastyczność pracy w Microsoft (przekleństwo czy duży plus? work-life balance)
  • monolog vs. dialog (bo mam wrażenie, że ostatnio mało słucham i mało rozmawiam z ludźmi, z którymi powinienem to robić dużo częściej – z IT Prosami i Developerami, a chcę to koniecznie zmienić!)
  • co z tym blogiem? (czy nie zrobiło się tu czasem zupełnie nie-technicznie? czy to źle? czy to dobrze?)

PS. Nie wiem czy wiecie, ale powyższa lista wynika po części z pierwszego punktu tej listy i moich pierwszych dwóch tygodni z ZTD, ale na szczegóły musicie zaczekać jeszcze dosłownie chwilkę.

Comments (3)

  1. Rafal says:

    Pracując w Niemieckej korporacji zauważyłem podobny nacisk na robienie ogromnej ilości spotkań. Jednak w oddziale na terenie Polski, gdzie 99% pracowników to Polacy, spotkania odeszły na dalszy plan.

  2. LukaSz says:

    Miałem podobne wrażenie i to co pomogło to przestałem chodzić na spotkania, które:

    1. Nie mają określonego tematu (np. w tytule samo spotkanie)

    2. Nie mają określonego celu (czyli co jest przedmiotem spotkania i o czym dokładnie będziemy rozmawiać)

    3. Są organizowane ad hoc

    Pomogło 🙂

  3. Ghost says:

    Miałem podobny problem w swojej korporacji, setki spotkań dla spotkań i drążenie jednego tematu przez X tygodni. W końcu, propozycja która wyszła ode mnie: dosyć, pora zastanowić się nad sensem. Optymalizacja – która przede wszystkim wprowadziła część rzeczy które wymieniłeś: wysyłanie materiałów wcześniej, cele spotkania wysłane przed eventerm i co najważniejsze: organizujmy wydarzenia jak jesteśmy do nich na 100% przygotowani, bo w innym przypadku marnujemy swój czas i czas współpracowników.

    Większość bezsensownych spotkań można zastąpić wprowadzeniem rozwiązania do monitorowania statusu prac, wprowadzania komentarzy, dyskusji, itp. – opartego o web’a, przykładowo MOSS’a :).

Skip to main content