Estas son las nuevas características de Office que tienen que conocer y aprovechar
Por: Joel Hernández, Escritor Staff News Center Microsoft Latinoamérica.
El equipo de desarrollo de Office está siempre en la búsqueda de ahorrar tiempo a los usuarios para que lo aprovechen y den rienda suelta a su creatividad en beneficio de la productividad. Es así que ha incorporado nuevas funciones, como @mentions y la bandeja Focused a Outlook, Editor a Word y Zoom a Power Point, que tuve oportunidad de probar y quiero compartirles la experiencia.
Estas nuevas funciones fueron dadas a conocer hace unas semanas y están disponibles en todos los dispositivos donde está instalado Office, ya sea notebook, PC de escritorio o smartphones con sistemas operativos: Windows, Android o iOS.
Antes de darles mis comentarios, aprovecho para mencionar que estas innovaciones parten del aprendizaje que se obtiene a partir de los hábitos del usuario, así que, una vez que se comienzan a utilizar, cada aplicación comenzará a recordar las tareas, horarios, usuarios, destinatarios e incluso estilo de escritura y, además de las palabras más utilizadas, las frases que más utiliza el usuario.
Mensajes más rápidos con Outlook
La primera característica que les quiero comentar es Focused. Se trata de una nueva bandeja de entrada a la cual se van los mensajes de correo electrónico que son más importantes, ésta separa de manera automática la bandeja de entrada en dos pestañas. Los correos electrónicos que más nos importan se encuentran en la pestaña "Focused", mientras que el resto permanece accesible de manea fácil. Conforme llegan más correos, dentro o fuera de la bandeja de entrada Focused, la inteligencia de Outlook aprende los temas y remitentes que más usamos y los comienza a ordenar de acuerdo con nuestras prioridades para dirigirlos en el futuro dirigirlos a la bandeja Focused.
En Outlook Office 2016 ahora se ha incluido un atajo para agregar de manera rápida y fácil a más destinatarios. Se trata de @mentions, y consiste en que al poner el signo de @ y luego el nombre de la persona en el cuerpo del mail, de manera automática agrega el mail de quien deseamos incluir y respeta su mención en el texto que escribimos.
Esta herramienta sirve también para buscar mensajes donde hemos sido mencionados con @, ya sea con nuestra dirección de correo electrónico o dentro del cuerpo del mail.
Más allá de un corrector ortográfico, un corrector de estilo
Una de las nuevas funciones es Editor en Word, que es una especie de corrector de estilo de frases y formas de escribir. Ahora con revisar la ortografía se agrega la gramática y en una ventana se explican las formas y maneras de escribir con mayor coherencia, de tal manera que se puede contar con textos de mejor calidad lingüística. Como ejemplo, Editor sugiere, de acuerdo con el contexto del párrafo, si es mejor decir “mejor calidad” o “mayor calidad.”
Esta función también se vale del aprendizaje para conocer la manera como escribimos y lo une con el procesamiento del lenguaje natural para generar mejores sugerencias con base en el conocimiento de lingüistas y especialistas de lenguaje. Como es de esperar, la función se va haciendo más robusta y precisa conforme se usa y va aprendiendo más de nuestro estilo de comunicación.
Bienvenidas las presentaciones no lineales en Power Point
Zoom es el nombre de la nueva característica que se ha agregado a Power Point, con la cual se pueden crear presentaciones a partir de una sola diapositiva que funciona como carátula a la cual se le agregan temas con más diapositivas. Lo novedoso de esta herramienta es que ahora, en lugar de hacer una presentación lineal con secciones al final de cada tema, se pueden incluir todos los temas en una diapositiva y desde ahí acceder a todo el contenido.
Con lo anterior se puede navegar por diversos temas incluidos en una presentación, todo desde una dispositiva. Esta función es muy práctica cuando se tiene que regresar en una presentación para repasar temas o recordar tópicos que se mencionan al inicio.
Zoom funciona como un índice desde el cual se pueden acceder de manera directa a temas organizados, de acuerdo con el objetivo de lo que se quiere presentar o de las audiencias a las cuales se quiere llegar, incluso se pueden omitir temas que ya están en una presentación.
Estas son algunas de las nuevas funcionalidades que Office tiene para que ustedes sean más productivos, hagan más cosas en menos tiempo y aprovechen de mejor manera su tiempo. Más características se agregarán con el tiempo para hacer de Office su mejor aliado en cuestiones de productividad, colaboración y eficiencia. Si quieren conocer más sobre estas características y algunas otras que se acaban de integrar a Office 2016, lo pueden hacer en este texto.