Almacenamiento de datos, clases virtuales y una mejor comunicación son las herramientas del éxito en la Universidad Técnica del Norte


La Universidad Técnica del Norte (UTN) adoptó las soluciones de Office 365 y Yammer de Microsoft. Un total de 16.642 miembros de la comunidad universitaria de la UTN utilizan estas herramientas. La implementación del moderno campus digital solucionó problemas de espacio de almacenamiento, fluidez y comunicación.

“Creando ciencia, construyendo sueños” es el lema de la Universidad Técnica del Norte (UTN), una universidad acreditada por los máximos organismos de Educación Superior del Ecuador, se localiza en la ciudad de Ibarra capital de la provincia de Imbabura. Desde hace 29 años es miembro del Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador y cuenta con 40 carreras y 8 programas de postgrado.

La UTN ha pasado por varias etapas tanto en adopción de tecnología como en la relación con la comunidad universitaria, desde el uso de discos duros, disquetes, CD, tarjetas de memoria y data centers reducidos para el almacenamiento de la información. Por supuesto, los procesos de comunicación tenían sus limitaciones. Por ello, este nuevo proyecto de modernización pasa incluso por aceptar los cambios de paradigma que las nuevas generaciones han ido incorporando en sus comportamientos para incluir en la relación profesor-alumno un concepto de “campus moderno y digital”, con el que han venido trabajando desde 2012.

“Ir con la tecnología permite llevar el aula a donde están los estudiantes; esta metodología nos permite romper la brecha digital, haciendo que la comunicación y las decisiones sean oportunas, ya que todo está integrado en una sola herramienta. Además, esta implementación mejora nuestra eficiencia interna; es una asistencia a talento humano y permite a nuestros profesionales un conocimiento científico de punta”, comenta el Dr. Miguel Naranjo, rector de la UTN.

“Las necesidades de almacenamiento, un mejor manejo de la información y el mejoramiento de la colaboración entre docentes y estudiantes, así como mayor productividad dentro y fuera del aula, nos hicieron pensar que necesitábamos una solución integral. Así conocimos el servicio SaaS (Software as a Service) de Microsoft disponible en las soluciones de Office 365, entre ellas la plataforma institucional Yammer, Skype for Business y OneDrive. La implementación se hizo viable a través de la empresa Business IT y el proceso para subir a cada usuario dentro del sistema fue sencillo”, comenta Alexander Guevara, coordinador e implementador de Office 365 en la UTN.

Desde el año 2014 hasta enero 2016, la UTN ha activado más de 16.642 usuarios, es decir que un 90% de la comunidad universitaria está dentro del sistema, aquí se incluyen a los 583 docentes, 8.453 alumnos, 7.150 ex alumnos, 384 administrativos y 72 directivos.

Los servicios de Office 365 en la UTN incluyen el manejo de correo electrónico institucional, calendarios compartidos con usuarios internos y externos, creación de grupos de colaboración; mediante OneDrive, la activación del servicio de almacenamiento institucional de 1TB por usuario. El uso de Office Online para colaborar en tiempo real es especialmente apreciado en la tutoría de tesis de grado mediante documentos compartidos. Office Delve para encontrar documentos de forma inteligente y Office Video para compartir en 7 canales educativos. Lync Online / Skype for Business para conferencias web, mensajería instantánea y clases en el área de inglés. Yammer es la red social institucional que agrupa toda la comunidad universitaria generando dinámicas colaborativas y fortaleciendo la vinculación.

“Skype mejoró el sistema de comunicación, las preguntas se responden en tiempo real; debido al gran número de estudiantes es más fácil programar las lecciones orales de inglés a través de mettings con ellos sin necesidad de limitarnos a una hora de clase o a un lugar en específico”, comenta Victoria Proaño profesora del Instituto de Lenguas.

El cambio de los paradigmas en la interacción entre docentes, estudiantes, administrativos y el resto de la comunidad universitaria se dieron gracias a la implementación de Yammer. Los más de 3.500 usuarios utilizan esta red social corporativa de la misma manera en que se interrelacionan en otras redes, con la ventaja de que los más de 50 mil mensajes compartidos en los primeros meses de uso no han salido de los perímetros de la comunidad UTN. Adicionalmente, se han abierto 360 grupos de colaboración, generando una gran cantidad de archivos compartidos. “La adaptación a la red Yammer se ha dado de forma natural debido al uso común de las redes sociales, en especial en los estudiantes”, comenta el Ing. Juan Carlos García, director de Desarrollo Tecnológico e Información de la UTN. Además, Yammer ha significado un ahorro significativo en el uso de papel dentro del campus, ya que su uso genera nuevos hábitos o “cultura digital”.

Las capacitaciones para la el uso de Office 365 y Yammer en la UTN se han dividido en 3 etapas:

  1. a) Piloto (para establecer el feedback sobre la usabilidad de la plataforma y el tiempo estimado de aprendizaje); b) Despliegue (a través de la experiencia del programa piloto se realizaron ajustes permitiendo el uso masivo de la plataforma); c) Mejora (etapa de adopción para utilizar todos los servicios de la plataforma con un 86% de aceptación). Además esto se reforzó con workshops al personal docente con la temática “Mejoramiento de la productividad en el aula con Microsoft Office 365 y Yammer” estos tuvieron una duración de 40 horas con modalidad presencial. Con los estudiantes se aplicó temáticas tipo keynote como “Productividad y colaboración en la nube para universidades modernas y digitales”, son 3 sesiones diarias de dos horas durante 7 días.

La UTN es un ejemplo de la adaptación natural de los estudiantes a las nuevas tecnologías y de la apertura al aprendizaje de los beneficios de la Nube de sus autoridades, docentes y administrativos; lo cual da como resultado un campus digital, con aulas virtuales y con mayor productividad.

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