Word, un vistazo a la función de coautoría en tiempo real


Ahora que Office 2016 ha llegado, nos dimos a la tarea de revisar a fondo una de las mejores características integradas en la suite: la coautoría en tiempo real. El equipo de Word tiene el honor de presentar por primera vez esta nueva característica en Office 2016 para Windows.

Trabajamos y vivimos en un mundo donde la colaboración no siempre puede ocurrir en persona y el intercambio de ideas e información no siempre se puede esperar. De hecho, una gran cantidad de colaboración en tiempo real se dio para la entrega de este texto, al cual aportaron contenido e ideas los equipos de ingeniería y mercadotecnia, ubicados en diferentes edificios. A veces, varias personas realizaban cambios en diferentes documentos al mismo tiempo.

La coautoría en tiempo real en Word 2016 permite realizar esto y, de hecho, esta función está disponible desde 2013 cuando presentamos la colaboración en tiempo real en Office Online. Pero con Office 2016, llevamos la colaboración en tiempo real al siguiente nivel al ofrecerla dentro del cliente y con una amplia flexibilidad. En el cliente los usuarios no tienen que ir y venir entre diferentes experiencias, ya que no colaboran fuera del cliente y luego hacen la integración de cambios y comentarios para regresar a finalizar sus documentos. Trabajar dentro del cliente les permite tomar ventaja competitiva de todas las características que ofrece Office, al mismo tiempo que colaboran en tiempo real. La coautoría en tiempo real ofrece una relación dentro de la aplicación, por lo que la experiencia es muy similar a una sesión de trabajo personal. Los colaboradores pueden alinear y ultimar los detalles de un documento de manera más eficiente y rápida en Office para Windows u Office Online.

Comiencen a trabajar en coautoría en tiempo real

Para comenzar a utilizar coautoría en tiempo real, guarden su documento de Word 2016 en OneDrive, OneDrive para Negocios o SharePoint Online. A continuación, den clic en el botón Compartir, situado en la parte superior derecha de la ventana.

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Se muestra el panel Compartir, que permite invitar a sus colegas o amigos para trabajar en el documento

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Al hacer clic en el botón Compartir, sus colegas o amigos reciben un correo electrónico de invitación con un enlace al documento. Tienen la opción de editar o ver en Word 2016 o Word en línea (si es que no tienen Word 2016 instalado). Si están en el documento al mismo tiempo que otros, verán una bandera que representa a cada persona y dónde están ubicados.

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Establecer coautoría en tiempo real

Si esta no es la primera vez que utilizan coautoría en tiempo real en Word 2016 para el escritorio, necesitan habilitar primero el intercambio automático de cambios. Cuando su colega o amigo se unen primero al documento, verán una notificación en la esquina superior derecha de la pantalla que les permitirá activar esta función, sólo tienen que pulsar y su cuenta de usuario se habilitará para compartir de manera automática. Podrán dejar de compartir en cualquier momento desde el panel Compartir o la pestaña General en Opciones.

En este vídeo hay una demostración en tiempo real de coautoría en Word 2016 para el escritorio:

La coautoría en tiempo real nació de nuestra necesidad de proporcionar a los usuarios una experiencia más cohesiva cuando se trata de la colaboración entre el escritorio, en línea y en entornos móviles. A pesar de que la coautoría en tiempo real debuta en Word 2016 para el escritorio, se podría ver esta característica en otras aplicaciones de Office como Excel y PowerPoint en un futuro próximo.

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