[Word 2013] Mejoras en el control de cambios y revisión
La publicación del día de hoy estuvo a cargo de Jonathan Bailor, director de programas del equipo de Word responsable por las funciones de comentarios y control de cambios.
En esta publicación introductoria que describe Word 2013, Tristan mencionó nuestro enfoque en pulir las experiencias/los escenarios para usuarios en vez de “agregar nuevas funciones”. Uno de los escenarios específicos que pulimos en Word 2013 es la revisión de documentos.
Marcado Simple– la nueva vista predeterminada en Word 2013
Por ejemplo, cuando se hace revisión de documentos es común abrir uno que se vea así:
...o así:
Aunque rastrear cambios e insertar comentarios puede mejorar de manera notable tu capacidad de revisar documentos, queríamos brindarte más opciones en la forma en que los ves. ¿La información que muestra el control de cambios y los comentarios es de utilidad en las imágenes anteriores? Sí. ¿Hay escenarios en los cuales sea ideal presentar toda la información a la vez (como en la imagen anterior)? Sí. Sin embargo, nos preguntamos si podríamos encontrar otras formas de presentar esta información optimizada para escenarios específicos, tales como para leer el documento.
Por ejemplo, aquí podemos ver los mismos documentos abiertos en Word 2013:
Estos documentos se muestran en nuestra nueva vista de “Marcado Simple” de control de cambios y comentarios. En esta vista, mantenemos limpio el documento, hacemos más claro dónde están los cambios rastreados y los comentarios, y te damos la capacidad de revisar los cambios rastreados y comentarios como te gustaría hacerlo. ¿Quieres ver los cambios rastreados? Da clic en la barra roja del lado izquierdo del texto. ¿Quieres ver el comentario completo? Da clic o desplaza el puntero sobre él.
¿Quieres ver todos los cambios rastreados y comentarios como en la versión anterior de Word? Cambia a la vista “Todo el marcado”.
¿Quieres acostarte en el sillón con tu tableta y sólo leer el documento (no te importan ni los cambios rastreados ni los comentarios)? Cambia al modo de lectura y sumérgete en el cuerpo del documento. Con los nuevos modos de vista para control de cambios, sólo verás los cambios y los comentarios que quieras, cuando quieras.
Además de contar con una vista más sencilla de los cambios rastreados y comentarios (sin perder el poder de las versiones previas de Word) en las imágenes de Word 2013 en la parte superior, quizá hayas notado dos formas adicionales en que pulimos la revisión de documentos:
- El rastreo de cambios y los comentarios se ven modernos
- La gente y la comunicación están integradas en los comentarios
Aspecto moderno de rastreo de cambios y comentarios
Hicimos algunos cambios sencillos pero útiles tanto para rastreo de cambios como para comentarios, todos enfocados en el color. En específico, quisimos maximizar el impacto positivo que puede tener el color para hacer sobresalir las cosas, al tiempo que minimiza las distracciones que pueden ocurrir cuando se usa el color en exceso. En las imágenes de pantalla de Word 2013 en la parte superior podrás notar que el rastreo de cambios y los comentarios todavía aparecen por usuario en rojo, azul, etc., pero las sombras de color usadas han sido actualizadas. Asimismo, usamos color con más moderación dentro de los comentarios para dar a tus documentos un aspecto más limpio incluso si está activado ‘Todos los Comentarios’ y hacer que el comentario en el que trabajas sobresalga más.
Gente y comunicación integradas
La revisión de documentos se trata de la comunicación: Word 2013 hace que comunicarse desde dentro de tus documentos sea más fácil que nunca. Para los nuevos documentos creados en Word 2013, verás una foto del revisor en todos sus comentarios. Con el uso de la nueva función ‘Tarjeta Personal’, puedes comunicarte de manera sencilla con ellos—a través de correo electrónico, mensaje instantáneo, teléfono, video—justo desde el comentario. Esta función está disponible para usuarios que tengan una cuenta Microsoft o una cuenta Active Directory en el trabajo. Si tienes una pregunta para aclarar dudas, el revisor sólo está a un clic de distancia.
Esto forma parte de nuestra inversión para integrar a la gente y la comunicación justo en el contexto de escenarios de colaboración en todo Office 2013. Tal como lo describimos en la publicación The Social Enterprise (La empresa social), siempre que veas la foto de una persona en la experiencia Office 2013, puedes dar clic para tener acceso a la ‘Tarjeta Personal’. Desde ahí, puedes ver la disponibilidad de la persona, iniciar una conversación mediante mensaje instantáneo o conocer más sobre la persona a través de sus más recientes actualizaciones en redes sociales. En una publicación futura haremos una descripción más detallada de la ‘Tarjeta Personal’ y nuevas funciones para Gente en Office 2013.
Nota: hemos expandido el tamaño del área que muestra los comentarios para asegurarnos de que quepan tantos comentarios en la página como antes, al tiempo que disfrutas la funcionalidad y el aspecto mejorados de los comentarios.
Contestar comentarios y marcar comentarios leídos
Nuestra última mejora de gran relevancia a los comentarios es la adición de dos simples y muy solicitadas funciones. Con frecuencia escuchamos hablar de clientes que envían un documento para revisión, reciben comentarios de sus compañeros de trabajo, realizan los cambios necesarios y después quieren enviar de nuevo el documento con explicaciones sobre las actualizaciones realizadas con base en los comentarios originales. Escenarios como éste son mucho más sencillos en Word 2013 ya que puedes agregar respuestas a comentarios dando clic al botón de “contestar” en el comentario, dando clic derecho en el comentario o dando clic en ‘Nuevo Comentario’ en el listón mientras estás en un comentario.
Asimismo, hemos escuchado que cuando los clientes terminan un comentario, lo quieren retirar de su vista pero no necesariamente borrarlo, ya que ofrece un contexto útil. En Word 2013, puedes resolver este problema dando clic derecho en el comentario y marcándolo como revisado. Esto hará que el comentario y todas las respuestas se hagan más pequeños y pasen a segundo plano en el fondo.
Espero que las mejoras que acabo de mencionar permitan que sea todavía más fácil revisar documentos en Word. Dinos qué opinas en la sección de comentarios ubicada debajo de esta publicación. Nos encantaría saber qué opinas.
PD: Mi compañero de equipo, Nick Simons, cubre este tema a detalle en su publicación Comments Encouraged (Se reciben comentarios), pero otra adición útil a las capacidades de revisión de documentos de Word son los comentarios y rastreo de cambios en Word Web Companion. Ahora, cualquier persona con conexión a Internet puede agregar comentarios integrales y rastrear cambios a tus documentos.
El equipo de comentarios y control de cambios está ansioso por compartir contigo todo su trabajo en esta función.