Dependencia de gobierno logra una gestión más eficiente y productiva gracias a la digitalización de procesos

El Tribunal Supremo de Puerto Rico logró agilizar hasta en un 80% los procesos de solicitud y evaluación de aspirantes a abogados y notarios, además de ahorrar en costos operacionales, a través de la implementación de Aprobo, un sistema de solicitud electrónica de admisión desarrollado por Rock Solid Technologies, basado en la plataforma de Microsoft Dynamics CRM.

La Junta Examinadora tiene el propósito de cualificar a toda persona que desee ejercer la abogacía en Puerto Rico. Entre sus funciones, se encuentra la de preparar, administrar, corregir y calificar un examen de admisión al ejercicio de la profesión de abogado en Puerto Rico, prueba que se conoce como examen de reválida. El Tribunal Supremo recibe alrededor de 1,000 solicitudes por periodo para tomar este examen.

Anteriormente, los procesos de admisión y cualificación eran ejecutados de forma manual, con apoyo de sistemas computarizados descentralizados que resultaban en mayores costos operacionales y un servicio deficiente a los aspirantes.

Para resolver esta problemática, el Tribunal Supremo de Puerto Rico necesitaba una alternativa que les ayudara a mejorar y agilizar sus procesos, al tiempo que optimizaban recursos y mejoraban la calidad del servicio otorgado a los aspirantes. El organismo acudió a Rock Solid Technologies, empresa desarrolladora de software que ha sido socio multipremiado de Microsoft desde 1998 y se ha caracterizado por generar soluciones de negocio para satisfacer las necesidades específicas del sector público y privado en el Caribe, Estados Unidos y América Latina.

Rock Solid desarrolló Aprobo, una solución basada en la plataforma Dynamics CRM, que brindó al Tribunal Supremo de Puerto Rico un nuevo sistema de solicitud electrónica de admisión, que permite que los aspirantes al oficio de abogacía creen y mantengan un expediente electrónico, donde pueden someter e ingresar los documentos requeridos para las solicitudes. De esta manera, queda centralizado y digitalizado todo el material que la Junta Examinadora necesita para determinar si el aspirante puede presentar el examen, requerimientos, periodos de examinación y vencimiento, etcétera.

La implementación se llevó a cabo hace unos seis meses y desde entonces, ha tenido un impacto positivo inmediato. “Los primeros aspirantes que presentaron su solicitud con Aprobo tuvieron una experiencia totalmente diferente, más ágil y sencilla”, comentó Ángel Pérez, Vicepresidente de Rock Solid Technologies.

“El sistema creado por Rock Solid, basado en Microsoft Dynamics CRM, nos ha permitido alcanzar un alto nivel de automatización en las etapas de recibo y evaluación de solicitudes, así como en la relación con nuestros clientes”, afirmó Héctor Rodríguez Mulet, Director Ejecutivo de la Junta Examinadora del Tribunal Supremo. La dependencia ha reportado un ahorro de tiempo del 50% en evaluación de documentos y notificación a aspirantes, y hasta del 70% en entrada de datos y manejo de soluciones de registro.

Gracias a esta nueva solución, el organismo permite que los solicitantes presenten su documentación vía electrónica y sigan el progreso de su solicitud más de cerca, a través de notificaciones automáticas. Por otro lado, la Junta Examinadora puede manejar de manera más eficiente los procesos, validar la exactitud de los datos y documentos introducidos, y convertir el perfil del solicitante a abogado activo una vez que el examen es aprobado.

"Competíamos con el contendiente más fuerte: el statu quo. Es muy difícil tratar de convencer a los clientes y vencer el paradigma de que el cambio les generará más complejidad en los procesos”, explicó Pérez. “Pero una vez que se logra, es muy satisfactorio ver el impacto que eso traerá en los clientes”, concluyó.