Agencia gubernamental evita robo de identidad y reduce impacto al medio ambiente gracias a la digitalización de información
La Administración para el Sustento de Menores (ASUME) del Departamento de la Familia es parte del Gobierno de Puerto Rico, fue creada en 1986 con la misión de distribuir dinero que se recopila por concepto de pensión alimentaria para niños. ASUME es una de las tres agencias más desarrolladas en Puerto Rico y es una de las primeras agencias que realiza el proceso de digitalización de sus expedientes. Desde hace 16 años ha reforzado el aspecto tecnológico para estar a la vanguardia del progreso.
La seguridad de la información es algo esencial dentro de cualquier empresa, y en el caso de ASUME, éste era un problema que requerían solucionar, pues diferentes oficinas de la agencia estaban siendo vandalizadas con el fin de hurtar los expedientes, lo que llevaba a fraudes de identidad y a robos de seguro social. “La seguridad física no era suficiente para resguardar nuestros datos, por lo que decidimos moverlos a un servidor centralizado”, comenta José A. Falero Rivera, Oficial Principal de Informática de ASUME.
Además de la necesidad de asegurar los datos de los ciudadanos, ASUME también requería utilizar tecnología para reforzar el compromiso de “Puerto Rico Verde”, que es parte de la política pública del Gobernador, Luis Fortuño Burset, mediante la cual se busca un cambio en la cultura laboral para dejar de utilizar papel y ayudar al medio ambiente.
Ante la directriz de implantar procesos mas eficientes, solicitados por el CIO de Gobierno, Juan Eugenio Rodriguez de Hostos, ASUME se dio a la tarea de evaluar alternativas que ayudaran a cumplir con su objetivo principal, ayudar a los niños de Puerto Rico.
A través de un contrato con el Gobierno de Puerto Rico y sus afiliadas, 140 agencias de gobierno, entre ellas ASUME, implementaron dos soluciones de Microsoft: Lync para realizar y grabar las vistas de manera remota y Sharepoint para la digitalización de expedientes, los cuales incluyen la grabación de las vistas. La implementación se realizó gracias a la participación de los socios de negocio INVID, enfocado en la digitalización de documentos y la generación de la biblioteca electrónica, e Intech, que se encargó de la estructura de videoconferencia de las vistas. El personal de consultoría de Microsoft estuvo a cargo de la administración del proyecto y brindaron soporte técnico.
A través de la implementación de las soluciones de Microsoft, se digitalizaron 250 mil expedientes para garantizar la seguridad de la información que ASUME maneja y contar con datos más confiables que se encuentran ahora centralizados en un servidor.
“Con la digitalización de los expedientes podemos entregar los documentos localmente, nos toma menos tiempo y es más práctico. A su vez contamos con una herramienta tecnológica que nos ayuda a llevar a cabo procesos en pro de nuestro menores, quienes son el centro nuestras encomiendas. El ciudadano puede entregar sus documentos en cualquiera de las oficinas de ASUME”, menciona el Lcdo. Waddy Mercado Maldonado, Administrador de ASUME. Además, la agencia gubernamental, ya no utiliza fotocopias, lo que ha generado ahorro en uso de papel. “Es la mejor plataforma que pudimos haber implementado para cuidar el medio ambiente”, concluye Mercado.
Las soluciones de Microsoft le han permitido a ASUME hacer más con menos, otro compromiso de la plataforma de gobierno, a través de una interfaz sencilla, que hace más fácil el día a día de los usuarios. “Sharepoint y Lync fomentan y facilitan la colaboración entre los empleados y ayudan a ofrecer un mejor servicio al ciudadano. Nuestros empleados son cada vez más receptivos al uso de las soluciones de Microsoft y eso nos beneficia, porque nuestro personal es el recurso más importante que tenemos”, comenta Mercado.
“Con las soluciones implementadas, ASUME ha incrementado su productividad, protege a las familias y a los niños, se ha vuelto más eficiente y además ayuda al medio ambiente. Sharepoint y Lync los ha convertido en una organización de vanguardia, que aprovecha todas las ventajas que la tecnología de Microsoft ofrece a las empresas”, menciona Mariloli Baragano, Directora de Operaciones y Mercadotecnia para Microsoft Puerto Rico sobre los beneficios que recibió ASUME.