Universidad consigue homologar la comunicación de toda su población con herramienta de Microsoft


La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez implementó el sistema Live@edu y obtuvo gran espacio de almacenamiento, integración de los procesos administrativos y académicos, comunicación masiva con excelentes resultados y eliminación del uso de papel.

Esta universidad es una institución pública líder en la formación de ciudadanos y ciudadanas con elevado compromiso social y alta competitividad profesional. Cuenta con 23 mil alumnos de todos los niveles y tiene presencia en 4 ciudades del estado de Chihuahua. Debido al tamaño de su plantilla docente, administrativa y estudiantil, esta institución educativa requería un sistema de correo electrónico que homologara la comunicación masiva dentro de la universidad.

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La universidad utilizaba un sistema de correo electrónico para todos los alumnos basado en Sendmail, pero debido al crecimiento de la población estudiantil, mantener la capacidad del sistema al nivel requerido se volvió complicado. Los sistemas públicos de correo ofrecían mejores capacidades y era difícil competir con ellos, por lo que cuenta institucional era poco utilizada.

Los alumnos utilizaban cuentas de correo independientes como Hotmail, Gmail, Yahoo, etc., y no hacían uso de la cuenta institucional, pues éstas tenían mayor capacidad de almacenamiento, además, no se integraba con los sistemas universitarios y para lograr la integración se requería invertir una fuerte cantidad de dinero en infraestructura.

Por esta razón decidieron implementar Microsoft Live@edu, una solución que se adaptaba a sus requerimientos. Pues además de utilizar el correo electrónico, también permitiría a los alumnos acceder a su historial, calificaciones, kardex, y todo lo relacionado con su trayecto por la universidad. Las calificaciones se reciben a través de la cuenta de correo, por lo que se elimina la impresión de boletas y el manejo de papel, lo cual resulta un punto importante para el cuidado del medio ambiente. “En términos ecológicos, se dejaron de talar 4 árboles por semestre, exclusivamente por las boletas”, comenta Héctor Reyes Leal, Químico Bacteriólogo Parasitólogo, Director General de Servicios Académicos de la UACJ.

La cuenta de correo también se utiliza para el proceso semestral de inscripciones, ya que en el momento en que un alumno es admitido se le asigna su cuenta de Live@edu y con su número de matrícula tiene acceso al sistema. Hoy en día, toda la interacción cotidiana de cursos entre alumnos y profesores se gestiona a través de Live@edu.

“Mejoró mucho la interfaz y algunas herramientas nuevas que se integraron, está fabuloso el sistema”, menciona Eduardo Castillo Luna, Coordinador General de Tecnologías de la Información de la UACJ. La solución de Microsoft solucionó eficientemente el problema que se tenía en el uso de las cuentas de correo electrónico, transformándose de un servicio deficiente a un servicio confiable e incluso muy útil para otros aspectos académicos y administrativos.

El espacio en buzones aumentó 300 veces con respecto al anterior sistema, además todas las herramientas colaborativas que se pueden integrar como SkyDrive, Messenger, además de las soluciones con las que se podrá contar próximamente como Office 365. Otros beneficios que se obtuvieron con la herramienta de Microsoft, fue el contar con tecnología de punta que cumpliera con la idea de la universidad de tener un concepto de cero papel y cero filas; que los trámites se hicieran más eficientes con el mismo número de recursos humanos y acabar con la triangulación entre el profesor, la dirección de académicos y el alumno.

Live@edu permite a las escuelas otorgar un Windows Live ID y obtener una solución de correo electrónico hospedada en Outlook Live en la dirección de correo electrónico de la escuela. “Libera a las escuelas de la carga y el coste del mantenimiento y el diseño de estos tipos de servicios de comunicaciones avanzados, lo que les permite emplear el tiempo y el dinero ahorrado en proyectos más estratégicos”, comenta José Ramón Páez Chávez, gerente de producto para Live@edu en Microsoft México.

“Cuando nos ofrecieron el sistema de Live@edu, lo vimos con muy buenos ojos, vino a solucionar un problema muy fuerte que teníamos en el uso de las cuentas de correo electrónico”, concluye Eduardo Castillo Luna, Coordinador General de Tecnologías de la Información de la UACJ.

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