Herramientas de trabajo para estudiantes: SkyDrive y Office

Si eres estudiante, este post te interesa, y mucho. Te queremos presentar algunos trucos y respuestas que te van ayudar a sacarle el máximo partido a nuestras herramientas SkyDrive y Office para ayudarte en tus trabajos.

El problema

Digamos que estas trabajando en un proyecto con otros compañeros que no necesariamente están sentados a tu lado, pueden estar en tu mismo campus, ciudad o incluso país. Algunos usan un PC, otros un Mac etc.  ¿Cómo lograr que el equipo trabaje conjuntamente de manera exitosa?.

En el mercado existen algunas aplicaciones basadas en web como Google Docs, que aunque te podrán sacar de algún aprieto, no son válidas para crear documentos con aspecto profesional o tener problemas al pasar el formato a un Office.

También podrías usar almacenamiento en la nube del tipo “Dropbox”, pero estas herramientas no han sido diseñadas para trabajar conjuntamente, y no te van a permitir trabajar simultáneamente en un mismo documento.

Esto obliga a los equipos a que tengan que trabajar cada uno por su lado y luego pongan en común las tareas, esto complica demasiado cualquier tarea, y obliga a un cruce constante de emails con adjuntos (con lo que esto puede provocar de falta de espacio o de sobrepasar los límites de archivos adjuntos). Por no hablar del tiempo que luego lleva el copiar y pegar todas las distintas partes hasta crear un único documento de Word o de Power Point.

La solución: SkyDrive

Con nuestro servicio de almacenamiento en la nube, SkyDrive, tienes tu solución. Podrás almacenar todas los archivos en un mismo lugar, donde todos podrán acceder a la última versión del documento. Y gracias a Office Web Apps podrás acceder a un modo básico de edición desde cualquier navegador.

Pero lo que la mayoría de la gente no sabe es que  SkyDrive y Office Web Apps se integran con el Office instalado en tu PC o Mac, así podrás trabajar en documentos almacenados en la nube desde tu mismo ordenador. Podrás trabajar conjuntamente con tus colegas en un Word o en un Power Point al mismo tiempo.

De esta manera tu equipo se beneficia de las ventajas de trabajar en Office pero trasladando esta colaboración a la nube, poder trabajar desde cualquier sitio, e incluso en el mismo documento al mismo tiempo.

También usando herramientas como OneNote Web App o el PowerPoint embebido, SkyDrive te va a ayudar a ti y a tu equipo a ahorrar tiempo al convertirse en el lugar perfecto para realizar “brainstormings”, crear, colaborar y publicar.

Trucos

1-       Añade SkyDrive.com a tu escritorio para obtener un acceso rápido.

Si tienes un PC podrás anclar el site a tu barra de tareas de Windows 7 usando Internet Explorer 9 para acceder rápidamente a los archivos y a las opciones de compartir archivos.

Si tienes un Mac, te recomendamos que:

• Usando Safari o Firefox para entrar en SkyDrive.com (Seleccionar “mantenerme conectado”).
• Arrastra el icono de SkyDrive a la barra de direcciones del navegador.

2-       Crea un espacio único para que el grupo se pueda encontrar fácilmente.

Hay dos maneras de crear un espacio compartido para tu equipo en SkyDrive. Bien creando un grupo o compartiendo una carpeta de SkyDrive con el resto de los miembros del equipo.

Con las últimas opciones de compartición de archivos, el poder compartir una carpeta es la mejor opción para casi todos los proyectos, sobre todo aquellos puntuales y temporales. Ahora podrás ir desde la creación, a colaboración, publicación etc manteniendo tus archivos en un mismo lugar sin añadir versiones paralelas, siempre el mismo archivo.

Para sacarle el mayo partido, usa sub-carpetas y así mantener los archivos de tu equipo organizados en una misma carpeta. Si te organizas así el resto de los miembros de tu grupo podrán acceder fácilmente a todos los archivos.

Establece permisos individuales por carpetas o por subcarpetas, por ejemplo, si necesitas que terceras personas fuera de tu equipo contribuyan a una parte del proyecto o a toda la totalidad.  Cuando estés listo también podrás compartir tu archivo con el resto de mundo seleccionando el archivo y clickando en “insertar”.

3 - Tomando notas

SkyDrive trabaja a la perfección con OneNote para que puedas organizar las notas resultado de tus sesiones de “brainstorming” en un cuaderno virtual que a su vez se comparte y es accesible por el resto del equipo al momento.

Para comenzar, crea un documento  usando OneNote Web App en tu carpeta compartida, y listo, todos en tu equipo podrán acceder a el.

OneNote Web App trabaja tanto en Mac como en PC, y podrás acceder fácilmente al mismo desde tus marcadores en SkyDrive. Si tienes OneNote 2010 en tu PC sincronízalo para trabajar offline y usar algunas cualidades como capturas de pantalla etc. También podrás acceder a tus notas desde tu Windows Phone, Iphone, Ipad y sistema android.

4 – Accede a SkyDrive directamente desde Word, Excel o Powerpoint – Online u Offline

Una vez hayas comenzado el proyecto, seguramente habrán algunos archivos que estés constantemente usando por encima de otros.

Si tienes Windows 7 y Office 2010 y has abierto estos documentos al menos una vez, podrás anclarlos a tu barra de tareas simplemente pinchando en el botón derecho sobre el documento de Word, Excel o PowerPoint. Podrás editarlos y automáticamente devolverlos con los cambios a la nube.

También, podrás anclar nuevos archivos así como una carpeta completa.

Si tienes Mac podrás acceder a cualquier documento de SkyDrive que hayas abierto recientemente desde Archivos/Abrir recientes dentro d e la app de Office que estés usando.

Incluso si estás offline podrás acceder a tus documentos de SkyDrive. En tu PC, abre Microsoft Office 2010 Upload Center dentro del menú de inicio. Podrás ver archivos que hayan sido modificados recientemente y que estén disponibles para su uso sin conexión. En un mac, accede al Upload Center a través del buscador.

5 – Trabajando al tiempo

Si tu y tu equipo usáis Word 2010 para PC, Mac o Word Web App, podréis trabajar juntos en un mismo documento Word dentro de SkyDrive al mismo tiempo, y si cada uno estáis trabajando en una parte del documento distinta mediante la “co-autoría” podréis ver quién está en cada parte y haciendo qué en cualquier momento y así poder tener una mejor visión global del mismo.

Usa el trazador de cambios, para poder revisar lo que cualquiera en tu equipo ha cambiado en el documento. Si activas esta opción recuerda que no podrás editar el documento usando Word Web App hasta que aceptes los cambios.

6 – Evita el montaje de última hora

SkyDrive funciona con PowerPoint 2010 para PC y para Mac, así que podréis trabajar juntos en el mismo PowerPoint al mismo tiempo desde cualquier dispositivo con estos sistemas operativos instalados. Esto os ahorrará tiempo ya que podréis dejar maquetado el documento al tiempo sin tener que estar reenviándolo por email constantemente y revisando el estilo. Para aprovechar al máximo esta característica:

• Asigna las diapositivas a los miembros del equipo para que así sepan cual es su tarea dentro del documento. En el momento en que vayan guardando los cambios se recibirán las actualizaciones de resto del equipo.
• Mantén los documentos de Excel y de PowerPoint juntos y enlazados dentro de SkyDrive. Cada vez que un miembro del equipo modifique una tabla en Excel se actualizará el PowerPoint correspondiente sin tener que copiar o pegar etc.

7 – Usa el histórico de cambios para evitar desastres

Para documentos de Office que edites online o en tu PC, SkyDrive mantendrá un histórico de cambios automáticamente, almacenando hasta 25 versiones online. Estas versiones adicionales no contarán dentro del límite de almacenamiento de SkyDrive.

Esto es muy útil para recuperar archivos que hayan sufrido cambios erróneos, además de darte una visión en el tiempo de dónde ha partido tu proyecto.

Haz click sobre cada documento para ver su histórico, después elige restaurar o borrar cualquier versión. Si decides restaurar una versión anterior, SkyDrive no sobre escribirá encima del archivo que tengas abierto. En su lugar, hará una instantánea del archivo y lo guardará como otra versión.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Necesito una cuenta Hotmail para usar SkyDrive?

No. Si usas por ejemplo Gmail u otra cuenta de correo, puedes entrar en SkyDrive.com usando tu cuenta de correo. Una vez te registres podrás añadir contactos de Gmail, Facebook etc para comenzar a compartir.

• ¿Porqué no puedo abrir documentos desde SkyDrive.com usando Office apps en mi PC o Mac?.

Hemos trabajando muy duro para construir SkyDrive y Office Web Apps usando la tecnología del HTML5 y los modernos navegadores.

Si quieres abrir documentos en la nube con Word, Excel o Power Point en tu PC o Mac, SkyDrive va a requerír un plugin de tu navegador que viene ya integrado en Internet Explorer y Firefox para tu PC y en Firefox para Mac.

SI aún así sigues teniendo problemas para abrir los documentos intenta:

-          Checkea que el plugin llamado “SharePoint…” o “Microsoft Office 2010…” esté instalado y activado. Si no ves dicho plugin instala gratuitamente Office 2010 o Office2011. Esto añadirá automáticamente el plugin a tu navegador. Quizás también necesites instalar el asistente de Windows live ID a Windows

-          Si usas OS X Lion o Snow Leopard, instala Safari en configuración 32-bit.

Nota: Necesitarás Office 2003, 2007 o 2010 en tu PC, y Office 2008 u Office 2011 en tu Mac para abrir los archivos desde SkyDrive.

• No puedo subir más de un archivo al mismo tiempo a SkyDrive.com. ¿Hay algún problema?

Deberías poder hacerlo. Si tienes Silverlight instalado y usas IE o Safari para Mac, podrás cargar hasta 200 archivos al mismo tiempo. SI usas Firefox o Chrome, podrás arrastrar varios archivos desde tu escritorio a la carpeta de tu elección.

Tienes esta y mucha más información en: https://windows.microsoft.com/es-es/windows/skydrive/cle/students/skydrive-for-students

Esperamos que estos trucos os hayan sido útiles para vuestros trabajos de grupo. Como siempre os decimos, cualquier duda que tengáis, estaremos encantados de oírla.

Rafael Ríos

Twitter: @r1os

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