#WOLWeek 2016: Working Out Loud (WOL) mit Microsoft Teams, Outlook Groups und Yammer


Am 2. November haben Satya Nadella (CEO Microsoft) und Kirk Koenigsbauer (Corporate Vice President Office) im Rahmen eines Microsoft Events die neue chat-basierte Kollaborationslösung Microsoft Teams vorgestellt. Diese ist seitdem öffentlich für jeden Office 365 Kunden (Business und E-Pläne) in der Preview verfügbar.

Hier geht’s zum einführenden Blogpost, Video, zur deutschen Website und zu einer Sammlung von Links.

Für viele Kunden und Partner stellt sich die Frage: Wie passt das neue Microsoft Teams in die bestehende Office 365 Collaboration Suite, und wann setze ich dieses Tool passend ein? Entscheidend ist die Akzentuierung, die Satya Nadella in der Keynote gegeben hat:

"There is no one blueprint. (…) No two teams are the same, no two projects are the same. There is no universal tool for teams but a rather a universal toolkit that we call Office 365."

Am 7. November beginnt die weltweite #WOLWEEK, zu der auch das Yammer Team aufgerufen hat: Blogpost vom Yammer Team sowie #WOL on Yammer: 7-Day Challenge. Das möchte ich zum Anlass nehmen, konkrete Anwendungsszenarien rund um Working Out Loud Circle vorzustellen.

 

Anwendungsfall für Outlook Groups: Mein Geschäftspartner im WOL Circle, Garth Fort, möchte einen CoWorking Space extern bestellen und meinen Circle gleichzeitig informieren.

Lösung: Er nutzt Outlook Groups, schreibt direkt aus der Groups Anwendung (Outlook 2016, Mobile Apps oder Browser), und nimmt die Email Adresse des Catering, neben der unseres Arbeitsteams, mit auf die Email. Dabei muss er unsere Teammitglieder nicht namentlich einzeln erwähnen. Groups bietet mir die neue, moderne Form von Email Verteilerlisten. Die Erstellung und Verwaltung einer Group funktioniert im Self Service, ohne dass ein Admin benötigt wird.

Der Kommunikationsstil in Emails ist eher formell und darf in Bezug auf Formatierungen (Bsp. Newsletter) komplexer werden.

Auf Yammer würde diese Kommunikation so nicht stattfinden, weil ich den CoWorking Space Anbieter nicht in meine Yammer Gruppe aufnehmen möchte, da er kein Teammitglied ist, und die Inhalte unternehmensintern bleiben sollen.

WOL Groups Coworking

Da ich nicht im selben Unternehmen wie Garth Fort und seine Kollegen arbeite, wurde ich als externes Teammitglied zuvor hinzugefügt. Ich werde als Externer anders in die Gruppe integriert als der erwähnte CoWorking Anbieter.

WOL Externe Gäste
Outlook Groups bietet vor allem den Nutzern deutliche Mehrwerte, die schnell eine Email - ohne lange Anrede, Absender und Betreff - senden wollen. Die Kommunikation beschleunigt sich, da diese Formen in den Antworten nicht nötig sind.

Anwendungsfall für Yammer: Garth Ford sucht neues Marketing-Material zu einem Produkt, weiß aber nicht, wer es haben könnte und wen er direkt fragen muss.

Lösung: Garth fragt erst einmal die auf dieses Thema spezialisierte Yammer Expertengruppe "WOL Circle Automotive". Die Kollegen helfen sofort weiter, indem sie auf eine Kollegin, Allie, verweisen. Die kann direkt einen Link aus SharePoint auf das passende Dokument teilen.

Ich, Ragnar, kann als Gruppenmitglied mitlesen, obwohl ich Externer bin, und finde diese zufällig entdeckte Präsentation sehr hilfreich - denn sie spart mir Zeit. Von der offenen und transparenten Kommunikation profitiere ich ebenso wie andere, die später zufällig oder über die Suche diesen Yammer Thread entdecken, ohne ein Gruppenmitglied (wie bei Microsoft Teams oder Outlook Groups) sein zu müssen. Yammer ist daher ideal, wenn man leicht und flüssig zwischen Gruppen springen möchte. Es wird keine Bestätigung des Admins benötigt, um in die Gruppe aufgenommen zu werden.

WOL Yammer 1


Anwendungsfall für Microsoft Teams:
Im kleineren Team ohne Externe möchten wir schnell, agil und informell mit viel Spaß chatten. Wir wollen ein Meeting verschieben und suchen ein Restaurant für ein anschließendes Treffen.

Lösung:
Dazu nutzen wir Microsoft Teams, denn die schnelle Möglichkeit zu chatten, hilft uns auch, ein anderes Restaurant zu finden, falls das gewünschte Sushi Restaurant voll sein sollte. Fotos des Abends teilen wir gleich hier.

Dieser Kommunikationsaufwand, Restaurants auszuwählen, muss nicht über langes Email-Ping-Pong geschehen, und die Fotos vom Abend möchten wir nicht unternehmensweit auf Yammer teilen.

Microsoft Teams


Fazit:
Es gibt nicht das einzige Tool, das jede Kommunikations- und Kollaborations-Situation abdeckt. Daher variiert man Tools je nach Dringlichkeit und Formalität bzw. Unterhaltungskomplexität.

Der ehemalige Yammer Administrator aus Redmond, Chris Slemp, hat eine sehr hilfreiche vergleichende Übersicht erstellt, die ich übersetzt habe:

Microsoft Teams: Which Tool When

Ich spreche teamintern anders, und habe Freude an Emojis sowie animierten GIFs, die Emotionen schnell transportieren und den Team Spirit erhöhen können.  Das würde ich in einer Vorstandskommunikation mit Kunden eher nicht einsetzen.

Aber auch die Mischformen, innerhalb derer ich Externe (Kunden, Partner, Zulieferer, Dienstleister) mit in die Teamkollaboration integriere, sind extrem hilfreich, und müssen nicht mehr allein über eine isolierte Email passieren. Eine solche Email kann durch Yammer, Microsoft Teams oder Outlook Groups - gemeinsam mit ihren starken Office Integrationen - abgelöst werden, was Arbeit erleichtert und den WOL Circle auf seine Kernthemen konzentrieren lässt: Gemeinsam Ziele besser und schneller erreichen, produktiver sein.

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Ein Beitrag von Ragnar Heil, er unterstützt als Channel Lead Office 365 E5 seine Partner dabei, die Digitale Transformation zu gestalten.

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