Microsoft Teams im Überblick: Alle Vorteile und Funktionen unserer Schaltzentrale für Teamarbeit

Wissensarbeit in autonomen und vernetzten Teams findet heute längst nicht mehr „9 to 5“ im Büro statt – sie ist mobil, auf verschiedenen Endgeräten zu Hause und benötigt jederzeit Zugriff auf Daten und Dokumente. Eine moderne Collaboration-Lösung muss die reibungslose, unkomplizierte Zusammenarbeit in den Vordergrund stellen. Isolierte Stand-Alone-Lösungen sind nicht die richtige Antwort – sie gehen zu Lasten der Produktivität und widersprechen damit modernen Arbeitsstilen.

Um genau diese Arbeitswirklichkeit in den virtuellen Raum zu transferieren, haben wir Microsoft Teams als digitales Abbild des Team-Konferenzraums und Schreibtisches entwickelt: Die chat-basierte Lösung bündelt alle Informationen, ermöglicht den Austausch mit Kollegen, ob im Einzelgespräch oder in Gruppen, und das Teilen von Wissen. Dateien und Dokumente werden zentral bereitgestellt, um allen orts- und zeitunabhängig den Zugang zu relevanten Informationen zu ermöglichen und gemeinsam Wissen zu generieren. Aufgaben lassen sich direkt aus der Anwendung heraus durch eine tiefe Integration etablierter Office 365 Anwendungen effizient erledigen – und die Ergebnisse direkt mit allen Teammitgliedern teilen.

Microsoft Teams ist seit Mitte März 2017 in den folgenden Office 365 Abonnements ohne Mehrkosten enthalten: Office 365 Business Essentials, Business Premium sowie Kunden mit E1, E3, E4 (vor Retirement erworben) und E5. Die Anwendung muss nur unter https://teams.microsoft.com/start vom Nutzer aktiviert werden.

Microsoft Teams ist ein flexibler Baukasten in Office 365 für Zusammenarbeit und Kommunikation in kultureller Vielfalt und demografischer Diversität. Die Vorteile im Überblick:

• Tiefe Integration in Office 365: Alle Inhalte, Werkzeuge, Dokumente, Kontakte und Unterhaltungen sind im Arbeitsbereich von Microsoft Teams verfügbar. Zudem bietet die Lösung direkt aus dem Programm heraus Zugriff auf bekannte Office 365-Anwendungen wie SharePoint Online, OneNote, Skype for Business sowie Word, Excel, PowerPoint und Co. Alles kommt an einem zentralen Ort zusammen.

• Beispiel: Verknüpfung mit Outlook und Skype for Business: Jeder Channel in Microsoft Teams hat eine eigene E-Mail-Adresse, so dass Teammitglieder News oder E-Mails von Outlook aus direkt in die einzelnen Channels posten können. Zudem ist der Outlook-Kalender ebenfalls in Teams integriert, wie weiter unten beschrieben. Wird eine persönliche Nachricht in Teams nicht zeitnah gelesen, wird unmittelbar eine Benachrichtigung via Outlook versandt. Die chat-basierte Kommunikation in Teams sowie sämtliche Meeting-Besprechungen sind voll in Skype for Business integriert bzw. basieren auf der Anwendung. So erhalten beispielsweise Nutzer, die die Teams-Anwendung noch nicht installiert haben, persönlich an sie gerichtete Nachrichten aus Teams automatisch per Skype for Business zugespielt. Alles voll integriert.

• Einfach Termine planen: Es ist möglich, innerhalb von Microsoft Teams zu Meetings einzuladen, auf Wunsch auch zu privaten Meetings mit einzelnen Teammitgliedern – entweder per Sofort-Besprechung oder über einen geplanten Termin. Der integrierte Termin-Assistent hilft, dafür freie Termine zu finden. Durch die Integration des Outlook Kalenders in Teams lassen sich direkt aus der Teams-Anwendung heraus Termine buchen und verschieben, ebenso wie Einsicht in den eigenen Kalender zu nehmen. Alles kann zentral geplant werden.

• Kommunikation über verschiedene Geräte: Nicht nur vom PC oder Mac sowie Laptops, sondern auch von Smartphones mit Android, iOS und Windows können direkt aus Microsoft Teams auch (Video)Telefonate geführt werden. Alles kann von überall aus erledigt werden.

• Einbindung von Partner-Anwendungen: Mit dem Start von Microsoft Teams kündigt Microsoft auch mehr als 150 Erweiterungen durch Partner an, die bereits jetzt verfügbar sind oder in Kürze sein werden. Unter anderem haben SAP, DocuSign und Trello entsprechende Vereinbarungen mit Microsoft getroffen. Bye, bye, Insellösungen – alles arbeitet zusammen.

• Die gewohnten Datenschutz- und Datensicherheitsstandards aus Office 365: Dadurch, dass Teams integraler Bestandteil von Office 365 ist, bieten wir auch bei dieser Anwendung die gleichen Datenschutz- und Datensicherheitsmerkmale, die Sie von Office 365 gewohnt sind. Übrigens: Die Einbindung von Microsoft Teams in die Microsoft Cloud Deutschland ist zudem in Planung. Alles safe.

Alles klar? Eine gute Übersicht zu den Funktionen von Microsoft Teams bieten der Blogpost von Kirk Koenigsbauer, dieses Video sowie diese detaillierte Zusammenstellung aller Funktionen für IT-Administratoren zur Installation von Microsoft Teams:

Microsoft Teams: Alle Funktionen im Überblick from Microsoft Deutschland GmbH

Und wer jetzt die Funktionen unserer Schaltzentrale bereits verinnerlicht hat, dem empfehle ich noch unsere Feature Story zur Kunst der Zusammenarbeit und darüber, was ein Team und seine Mitglieder eigentlich ausmacht.

Ein Beitrag von Marina Treude
Strategy Lead Office 365 SMB + Teams Launch Lead