Papierlos, ortsunabhängig, kollaborativ, effizienter und demokratisch: So haben moderne Technologien unsere Meetings positiv verändert

Früher nannten wir es Besprechung, Beratung, Sitzung oder sogar Konferenz. Ein Fremdwort aus dem Lateinischen, das sich aus con (zusammen) und ferre (tragen, bringen) ergibt. Das klingt doch so verstaubt, wie fünf Quadratkilometer der Sahara selbst. Heute sagen wir Meeting – und meinen damit Besprechungen, die dank moderner Technologien wie Skype for Business und Surface Hub ebenso persönliche wie virtuelle Treffen sein können.

Wenig überraschend ist daher für mich, dass bereits 40 Prozent der Unternehmen Online-Meetings nutzen. Laut einer aktuellen Umfrage im Auftrag des Branchenverbandes BITKOM setzen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern Video-Konferenzen und Online-Meetings ein, um sich mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern auszutauschen. Doch wie genau haben Technologien unsere Meetings positiv verändert?

1. Think before you print - moderne Meetings erfordern kein Papier!

Tagesordnungen, Handouts und ausgedruckte Präsentationen – früher schleppte man nach jeder Besprechung einen Stapel Papier zurück an den Arbeitsplatz. Wer heute noch E-Mails, Agenden oder Folien ausdruckt, demonstriert damit höchstens, dass alle Naturschutzkampagnen der letzten zwanzig Jahre unbemerkt an ihm vorbeigezogen sind. Mit Technologien wie OneNote, Surface Hub oder Skype for Business können alle Teilnehmer während des Meetings auf alle nötigen Dateien einfach zugreifen und sie sogar gemeinsam bearbeiten. Sitzungs-Protokolle können auf dem Tablet mitgeschrieben und im Anschluss an das Meeting mit den einzelnen To Dos sofort an die Teilnehmer weitergeleitet werden.

2. Wo bist du gerade? Moderne Meetings brauchen keinen Raum!

Bei Microsoft haben wir bereits 2014 Vertrauensarbeitszeit und den Vertrauensarbeitsort eingeführt. Deshalb setzen wir unsere Meetings immer auch als Skype-Call auf. So kann sich jeder Teilnehmer von jedem Ort der Welt aus in ein Meeting einwählen und problemlos teilnehmen. Das erspart nicht nur die eigene Suche nach einem freien Konferenzraum, sondern verhindert auch Unruhe durch Kollegen, die - ebenfalls auf der Suche nach einem freien Konferenz-Raum – versehentlich dazu stoßen und den Arbeitsfluss unterbrechen. Web- und Videokonferenzen ersetzen außerdem kostspielige Reisen.

3. Kollaboration statt monoton - moderne Meetings sind lebendiger!

Lange Vorträge, trockene Geschäftsberichte, Monotonie mit Gebäck – Präsenzmeetings waren oft die reinsten Kreativitätskiller. Das Surface Hub ist mehr als nur ein digitales Flipchart; es ermöglicht Echtzeit-Kollaboration durch und durch. Inhalten auf dem Bildschirm lassen sich gleichzeitig von verschiedenen Teilnehmer erstellen und per Stift und Touch-Gesten bearbeiten. Über Skype for Business können Anwender zudem den Bildschirm ihres Geräts ganz leicht per Remote-Funktion über Surface Hub und damit ihre Konzepte und Ideen über das Büro hinaus teilen.

4. Machen statt quatschen - moderne Meetings sind effizienter!

Muss man noch viel erklären? Wenn man schon während des Meetings gemeinsam an Dokumenten, Tabellen oder Power Point-Folien arbeitet, spart das nicht nur Zeit beim Erstellen, sondern auch beim Abstimmen. Kommunikationstools oder Tools zur gemeinsamen Wissensverwaltung wie OneNote oder Yammer helfen uns dabei, internes Wissen zu organisieren, gemeinsam zu verwalten und in Meetings spontan wiederzufinden.

5. Skype ist, wenn man den anderen ausreden lässt - moderne Meetings sind demokratischer!

Während sich bei Meetings im Büro die Aufmerksamkeit auf ganz verschiedene Sinne aufteilt, sind die Teilnehmer bei telefonischen Besprechungen darauf konzentriert, was die anderen sagen – nicht wie sie aussehen, riechen oder sich im Stuhl lümmeln. Wussten Sie, dass sich Vielredner in Meetings durch auf sie gerichtete Blicke bestätigt fühlen und dann tendenziell noch mehr reden? In einem Skype-Call werden selbst die unbelehrbaren Vielredner den anderen Teilnehmern nicht dauernd ins Wort fallen, weil es viel offensichtlicher stört, zudem fühlen sie sich nicht durch Blicke bestätigt oder aufgefordert zu sprechen. Ausreden lassen, gehört zu den Grundregeln der Meetingkultur - Toleranz ist, wenn man dabei auch noch zuhört.

Wir sind noch nicht am Ende dieser Entwicklung. Moderne Technologien werden uns Wissensarbeitern auch künftig helfen, effizient, papierlos, demokratisch, kollaborativ und ortsunabhängig Meetings abzuhalten. Eine spannende Zeit!

Ein Beitrag von Ellen Kuder (@EllenKuder)
Skype for Business Lead bei Microsoft Deutschland