IT-Migrationsprojekt bei RENÉ LEZARD – auf dem Weg zum Modern Workplace


Die aConTech Enterprise IT-Solutions GmbH ist schon viele Jahre Microsoft-Partner – aber unser Fokus hat sich verändert: Wir setzen mehr als früher auf flexible IT-Lösungen, die unsere Kunden nach Bedarf beziehen und bezahlen können. Die Cloud erfüllt diese Kriterien und ist daher für uns zu einem wichtigen Zukunftsthema geworden. Microsoft bezeichnet uns als “Cloud-Born-Partner”.

Maßgeschneiderte IT für RENÉ LEZARD
Einer unser jüngsten Kunden ist die renommierte Modemarke RENÉ LEZARD, die nicht weit von unserer Firmenzentrale in Fürth im oberfränkischen Schwarzach residiert und von dort aus bundesweit 14 „Mono-Stores“ sowie zahlreiche Verkaufsstellen im gehobenen Fachhandel in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Benelux, Großbritannien, Irland, Skandinavien, Frankreich, Griechenland, Osteuropa, Russland, Mittlerer Osten, Kanada und den USA betreibt. RENÉ LEZARD zählt zu den traditionsreichsten, zugleich aber auch zu den innovativsten Modemarken Deutschlands. Diese Kombination von Tradition und Moderne ist wichtig, denn die Modebranche steht unter starkem Druck durch Modediscounter und Billigimporte. Hier wird meiner Ansicht nach auf Dauer nur überleben können, wer auf Prozessoptimierungen und einen attraktiven Arbeitsplatz setzt.

Das unterscheidet die Modebranche nicht von anderen Industriezweigen. Allerdings ist die „Haute Couture“ aufgrund ihrer weitverzweigten Lieferantennetzwerke und ihrer international tätigen Designer fast immer global aufgestellt. Diese Zusammenarbeit ist immer an den Transfer großer Datenmengen geknüpft, was die Branche für die Cloud prädestiniert.

Migrationshintergrund: Umstieg von Lotus Notes zu Office 365
Wir haben im Laufe des Jahres 190 Büroarbeitsplätze bei RENÉ LEZARD auf Office 365 umgestellt, die vorher auf Lotus Notes und Office 2003 liefen. Besonders die Migration von Lotus war eine echte Herausforderung, weil nicht alle Datentypen, zum Beispiel Serientermine im Kalender, eins zu eins zwischen den Welten migriert werden konnten.

Wir haben bereits mehrere Lotus Notes-Migrationen zu Exchange durchgeführt. Unsere Erfahrung: Jede stellt uns vor neue Herausforderungen. Im Falle von RENÉ LEZARD migrierte das ausgesuchte Tool Daten oft nur fehlerhaft und für die Bewältigung dessen waren zahlreiche Sitzungen mit dem Hersteller notwendig.  Zudem stellten wir bei der Migration fest, dass die teils extrem großen Postfächer den Umstieg deutlich verlangsamten. Schließlich verlangte die Koexistenz von zwei Mailservern einen gesonderten Abstimmungsaufwand, so dass die Nutzer, wenn auch zeitlich begrenzt, mit Lotus und Outlook gleichzeitig arbeiten mussten.

Power-User testen Office – und versuchen, es zu zerstören
Und obwohl viele der Mitarbeiter Office 365 bereits aus ihrem privaten Umfeld kannten, zählte auch die Eingewöhnung an die neue Arbeitsumgebung zu den echten Herausforderungen. Um diese zu meistern, identifizierten wir zunächst Power-User aus verschiedenen Arbeits- und Unternehmensbereichen, die das neue Office testeten und ihre Wünsche sowie Vorschläge an das Projektteam übermittelten. Wir bauten parallel dazu eine zweite Testumgebung auf, die alleine dem Kennenlernen der neuen Arbeitsweise mit Office diente. Dabei ermutigten wir die Nutzer dazu, diese Umgebung regelrecht zu zerstören, weil sie so den Umgang damit am besten kennenlernen konnten.

Schließlich mussten auch die Administratoren für Microsoft Office 365 geschult werden. Die IT von RENÉ LEZARD hat dafür zahlreiche Nutzerhandbücher erarbeitet, die den Umstieg zum Beispiel mit den neuen Telefonie-Funktionen sehr erleichterten. Außerdem gab es über jeden geplanten Schritt eine sehr umfassende und transparente Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hier möchte ich ausdrücklich die Unterstützung der IT-Leitung und der Geschäftsführung von RENÉ LEZARD hervorheben.

Mittlerweile setzt das Unternehmen auf einen Mix der „Klassiker“ Word, Excel und PowerPoint mit Exchange für die E-Mail-Kommunikation, SharePoint für Intranet, Projektmanagement und Datenaustausch sowie Skype for Business für Chat und Videokonferenzen. Zudem evaluiert die Modemarke zurzeit den Einsatz von Office 365 Planner zur Organisation von Teamarbeit sowie Yammer, das Social Network für Unternehmen.

Gelernt ist gelernt: IT-Migration in Strategie einbetten
Wir haben festgestellt, dass die organisatorischen Maßnahmen vor und während der Migration genauso wichtig sind, wie die technische Umsetzung. Dazu gehört zum Beispiel im Vorfeld das Erarbeiten einer durchdachten Cloud-Strategie, die über die reine Migration auf Exchange und Office 365 hinausgeht. Dazu gehört es, alle Stakeholder des Unternehmens einschließlich des Betriebsrats, der Personalleitung und der Fachbereiche in die Umsetzung dieser Strategie einzubeziehen. Unverzichtbarer Teil der Strategie ist zudem, all diejenigen Prozesse zu überprüfen, die nicht mehr zeitgemäß waren und die es daher gezielt zu digitalisieren galt.

Auf der ORGATEC Messe in Köln habe ich gemeinsam mit Microsoft die Umsetzung vorgestellt:

 


Ein Gastbeitrag von Christian Forjahn, aConTech

Christian Forjahn ist Experte für die Planung und Bereitstellung von Private, Hybrid und Public Cloud Umgebungen mit Microsoft Azure. Er ist beim Microsoft-Partner aConTech Enterprise IT-Solutions GmbH als Senior Cloud Consultant tätig.

Christian Forjahn

 

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