Das Intranet in der Hosentasche ist immer #mitdabei!


Smartphones oder Tablets sind für Wissensarbeiter längst das (mobile) Office in der Hosentasche. Das spiegelt sich auch auf den jeweiligen Home-Screens wider: Sie zeigen, auf welche Anwendungen und Dienste wir am häufigsten zugreifen und welche Bedeutung diesen somit für unseren Alltag oder zumindest unsere Arbeit zukommt. In unserer Blog-Reihe möchten wir euch die Screenshots von Wissensarbeitern aus unterschiedlichen Branchen zeigen und welche Anwendungen und Apps sie immer #mitdabei haben. Stets im Mittelpunkt: Office 365 mit all seinen vielfältigen Anwendungen. Dieser Beitrag von Thomas Roth ist der zehnte aus unserer Reihe – alle weiteren Beiträge findest du hier.

Im Fokus meiner alltäglichen Arbeit bei Microsoft mit unseren Partnern und Kunden stehen Geschäftsprozesse – nicht nur, weil vieles was wir alle tagtäglich tun, egal ob als KfZ-Mechaniker oder Product Marketing Manager, standardisierte Abläufe sind. Sondern auch weil ich unsere Kunden dabei unterstütze, die beste technologische Lösung für die Digitalisierung ihrer Prozesse zu finden und damit ihren Arbeitsalltag durch smarte Tools zu vereinfachen. In unserer globalisierten Welt sind diese Prozesse jedoch oft sehr komplex. Beispielsweise weil die Beteiligten an verschiedenen Standorten sitzen, zu verschiedenen Zeiten arbeiten. Oder weil sich die Informationslage stetig ändert, entsprechend viele Dokumente regelmäßig aktualisiert und allen Teams schnell zur Verfügung gestellt werden müssen.

Schlanke Freigabeprozesse durch SharePoint

Das gilt auch für mich und meine Kollegen: Wir arbeiten in unserem #OfficemitWindows in München-Schwabing, von zu Hause, mobil, oder an den anderen Standorten von Microsoft weltweit. Microsoft SharePoint hilft uns, effektiver zusammenzuarbeiten: Die Plattform fungiert als mächtiges Intranet, in dem wir Dokumente und Informationen teilen, über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg. Das können Schulungsunterlagen zur Weiterbildung sein, Neuigkeiten oder Vorlagen, die alle regelmäßig nutzen, Erklärvideos, die wir selbst erstellen und den Kollegen zur Weiterbilduing zur Verfügung stellen oder Schaubilder mit Diagrammen, die zeigen, wie man am besten das ein oder andere genehmigt bekommt. Zusätzlich erlauben uns SharePoint und OneDrive, Freigabeprozesse schlank zu halten – Review-Prozesse lassen sich leicht abbilden, da Dokumente klassifiziert werden können: Draft, Feedback benötigt, freigegeben. Per Feed oder E-Mail erhalte ich beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn ein neues Dokument zur Freigabe bereitsteht und kann mit den Kollegen z.B. via Microsoft Teams die für Alle optimale Version schnell und einfach gemeinsam erstellen.

Über die SharePoint-App (Android, Windows Phone, iOS) kann ich die Seite mit dem entsprechenden Dokument samt vorheriger Versionen und einordnenden Informationen von überall aufrufen und direkt bearbeiten, kommentieren oder zur Sichtung an den nächsten Kollegen weitergeben. Das ist gerade für unsere flexiblen Arbeitsmodelle mit Vertrauensarbeitszeit und -ort sehr hilfreich. Daher findet sich SharePoint auch auf meinem Homescreen wieder und ist Teil meines mobilen Aktenkoffers in der Hosentasche:

Wir nutzen SharePoint darüber hinaus auch für den firmeninternen Austausch in Foren und als Firmen-Wiki, das besonders für neue Kollegen die erste Anlaufstelle ist, um sich in Themen einzulesen oder über Prozesse und Abläufe zu informieren. Weitere Gründe, SharePoint immer #mitdabei zu haben.

Übrigens: kürzlich haben wir ein Interview mit den Experten Maria Sourlas, Head of Organizational Design, Malik Management und Šenaj Lelić, Geschäftsführer, oneAssist GmbH aufgenommen, wo klar erkennbar wird, wie hilfreich es für alle im Unternehmen ist, Geschäftsprozesse anschaulich visualisiert und stets aktualisiert zu kommunizieren. SharePoint ist für diesen Job, ein Prozessportal bereitzustellen, prädestiniert.


Ein Beitrag von Thomas Roth
Senior Product Marketing Manager Collaboration & Project Management bei Microsoft Deutschland

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