Dokumentenmanagement ohne Schatten-IT und Frust: Office 365 und SharePoint 2016

Wissensarbeiter sind frustriert. Das schreibt Michael Kroker, Redakteur der Wirtschaftswoche, in seiner Kolumne Kroker's Look@IT. Er bezieht sich dabei auf die kürzlich veröffentlichte IDC-Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2016“. Demnach wenden Wissensarbeiter mittlerweile knapp die Hälfte ihrer wöchentlichen Arbeitszeit für das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten sowie das Lesen und den Versand von E-Mails auf (47 Prozent).

Nimmt man noch das Drittel Arbeitszeit hinzu, das Wissensarbeiter für Web- und Videokonferenzen sowie persönliche Besprechungen und Meetings aufwenden, zeigt das aus meiner Sicht allerdings ein absolut erfreuliches Ergebnis: Inhaltliches Arbeiten und die Kommunikation über diese Arbeit in Teams machen zu Recht den größten Teil der Arbeitszeit von Wissensarbeitern aus.

Zugriff auf Dokumente ist unbefriedigend
Dennoch konstatiert die Studie Unzufriedenheit: Die Anwender beschweren sich vor allem darüber, dass der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf die für sie relevanten Dateien unzureichend ist. Nur 60 Prozent haben diesen Zugriff. Laut IDC liegt das zum einen an fehlenden Enterprise-Lösungen, zum anderen an der immer noch unzureichenden Digitalisierung von Papierdokumenten.

„Die Folge“, so schreibt Michael Kroker: „Jeder vierte Knowledge Worker ist vom Umgang mit geschäftlichen Dateien und Dokumenten frustriert – und sie helfen sich daher vielfach selbst. So herrscht in vielen Unternehmen inzwischen ein regelrechter Wildwuchs an Speichermöglichkeiten: Gut zwei Drittel der Mitarbeiter in mittelständischen Firmen und jeder zweite Beschäftigte von Großkonzernen hat schon einmal private File-Sharing-Dienste wie etwa Dropbox genutzt.“

Office 365 ist die Enterprise-Lösung für Dokumentenmanagement
Mehr als 1,2 Milliarden Menschen nutzen Microsoft Office weltweit in 140 Ländern (Quelle: Microsoft by the Numbers). Dabei ist Office längst viel mehr als eine Sammlung von produktiven Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint. Microsoft hat aus Office eine Suite für die enge Zusammenarbeit von Teams über Zeit- und Ortsgrenzen hinweg gemacht, bei der die Möglichkeiten für den mobilen Zugriff auf Daten und das Teilen von Dokumenten schon eingebaut sind.

Dafür bietet Office 365 zum Beispiel jedem Nutzer einen 1 TB großen Online-Speicher bei OneDrive for Business, der sich nicht nur für die Ablage, sondern auch für das Teilen von Dokumenten eignet. Als Cloud-Speicher ist er überall dort verfügbar, wo es einen Internetzugang gibt. Abhängig der eingerichteten Berechtigung kann mit Kollegen oder Externen zeitgleich am selben Dokument gearbeitet werden. Praktische Synchronisierungsmöglichkeiten ermöglichen es zudem, die Dokumente auch „offline“ zu editieren. Änderungen, beispielsweise an Word Dateien, werden bei erneuter Internetverbindung automatisch mit dem Original zusammengeführt.

Mit seinen mobilen Apps für Windows, Android und iOS stellt Office 365 zudem seine wichtigsten Produktivitätsanwendungen für alle mobilen Geräte bereit und erlaubt das Ansehen und – im Rahmen von Office 365-Lizenzen – auch das Bearbeiten dieser Dokumente von überall her.
Und damit Wissensarbeiter nicht zu viel Zeit mit der Suche nach den für sie relevanten Informationen verbringen, bietet Office zahlreiche Funktionen und Tools an, die das Suchen durch das Finden ersetzen: Delve zum Beispiel analysiert über selbstlernende Algorithmen Dokumente von Wissensarbeitern und ihren Teams, Clutter trennt in Outlook wichtige von unwichtigen Nachrichten, und Wunderlist macht aus Mails Aufgaben und hilft dabei, wichtige Dinge im Kopf zu behalten.

Wichtige Information für die Unternehmens-IT: All diese Funktionen und Tools sind integrale Bestandteile von Office, also KEINE Schatten-IT. Allerdings: Wer private Filesharing-Dienste fürchtet, weil sie Sicherheitskonzepte der IT aushebeln, muss seinen Mitarbeitern diese Funktionen im Rahmen der eigenen IT auch zur Verfügung stellen.

SharePoint Server 2016: Das Intranet für die Aktentasche
Mit dem neuen SharePoint Server 2016, der seit Anfang Mai verfügbar ist, bietet Microsoft für Unternehmen noch mehr Funktionen, um Informationen mobil und geräteunabhängig vorzuhalten.

Wir haben SharePoint noch stärker mit Office 365 und OneDrive sowie den Office 365-Erweiterungen wie Office 365 Groups oder dem selbstlernenden Algorithmus von Office Graph verzahnt, um den unternehmensweiten und mobilen Zugriff auf Dokumente zu verbessern. Über neue Apps für Windows, Android und iOS bietet SharePoint zudem von fast allen Mobilgeräten Zugriff auf relevante Daten und Wissen.

Eben weil die Wissensarbeit der Zukunft mobil und kollaborativ ist, haben wir SharePoint noch enger an den Bedürfnissen einer neuen Arbeitswelt ausgerichtet, die die Wissensarbeiter in der IDC-Studie zu Recht einfordern.

Jetzt passt das Intranet in jede Aktentasche.

Ein Beitrag von Thomas Roth
Senior Product Marketing Manager Collaboration & Project Management bei Microsoft Deutschland